Die Uhr tickt: Wie Sie Wartezeiten verringern



Wie viel Zeit verbringen Sie im Arbeitsalltag mit warten? Ich bin sicher, Sie schätzen zu wenig. Laut einer Studie, die wir in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule durchgeführt haben, gehen 7,42 % unserer Arbeitszeit mit warten drauf. Das ist ärgerlich und unnötig. Aber vor allem ist es langfristig ein wirtschaftliches Problem. Es heißt nämlich, dass wir pro Woche fast einen halben Arbeitstag mit warten verschwenden. Das ist tote Zeit, verlorenes Geld – und vor allem vermeidbar.

Verringern der Wartezeiten
Verringern Sie Ihre Wartezeiten!!

Das ist das Problem

Das Heimtückische an Wartezeiten ist, dass sie schleichend kommen. Hier zwei Minuten, dort fünf Minuten. Im Einzelnen scheint das nicht viel, doch in der Summe wird es enorm. Die Gefahr lauert meist im Kleinen und Verborgenen. Aber wer den Feind kennt, kann ihn wirksam bekämpfen.

Ursache Nr. 1: Mangelhafte Prozessorganisation

Eine Hauptursache von Wartezeiten sind schlecht organisierte Prozesse. Je komplexer die Prozesse werden und je mehr Schnittstellen sie im Unternehmen durchlaufen müssen, desto häufiger treten Wartezeiten auf.

Beispiel von Bearbeitungs- und Durchlaufzeit:

Zur Ermittlung des Verhältnisses von Bearbeitungszeit zur Durchlaufzeit helfen folgende Fragen: „Wenn eine Anfrage ins Haus kommt – wie lange dauert es, bis ein Angebot gemacht wird?” Oder: „Wie schnell werden Reklamationen final bearbeitet?” Studien haben gezeigt, dass ein Papier oder ein Vorgang sage und schreibe 95 % der gesamten Zeit auf die Weiterbearbeitung wartet!

So lösen Sie das Problem:

Fassen Sie Tätigkeiten sinnvoll zusammen. Damit lassen sich Schnittstellen und somit Wartezeiten vermeiden. Bei einem Projekt hatten wir beispielsweise die Auftragsbearbeitung im Kunststoffbereich so umgestellt, dass die Kunden einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Diese haben die Kundenaufträge weitgehend allein bearbeitet und etwa die Bestellung der Teile beim Lieferanten selbst vorgenommen. Somit konnte der Mitarbeiter stets Auskunft geben, wenn Kunden Fragen zu Terminen hatten oder die Bestellmenge verändern wollten. Im Management-Vokabular wird diese Umstellung übrigens „Business Process Reengineering“ genannt.

Problem der Wartezeiten lösen
Vermeiden Sie Schnitstellen und somit auch Wartezeiten.

Ursache Nr. 2: Ungeklärte Zuständigkeiten im Vertretungsfall

In jeder Organisation ist es wichtig zu wissen, wer wofür zuständig ist. Das gilt auch im Vertretungsfall. Oft ist dieser nicht klar geregelt. Ist ein Mitarbeiter außer Haus, geht die Suche nach seinem Vertreter los – und schon steigen die Wartezeiten an.

So lösen Sie das Problem:

Treffen Sie für alle Verantwortungsbereiche Vertretungsregelungen und legen
Sie diese schriftlich fest. Gehen Sie dabei schrittweise vor:

1. Mit Listen Überblick schaffen
Erstellen Sie eine Tabelle, auf der die Zuständigkeiten und Vertretungen aufgelistet sind. Sie sehen dann auch, wo noch keine Vertretungsregelungen bestehen. Diese Tabelle können Sie an einem zentralen Ort, etwa am Kopierer, aushängen. Idealerweise ist zum Namen der Verantwortlichen Personen auch das Foto abgebildet.

2. Handbuch mit Aufgabenbeschreibungen anlegen
Legen Sie ein Handbuch an, in dem Sie Aufgaben klar beschreiben. Neben den Ablaufbeschreibungen gehören auch entsprechende Checklisten hinein. Das Handbuch hilft dabei, eine Vertretung einzuarbeiten. Im Vertretungsfall stellt es sicher, dass die entsprechenden Aufgaben erledigt werden und keine Wartezeiten entstehen.
Hinweis: Es ist nicht nur sinnvoll, die Tätigkeiten aufzulisten und zu beschreiben. Es kann auch nützlich sein, diese zeitlich zu ordnen. Klären Sie, welche Tätigkeiten wann zu erledigen sind: täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich, sporadisch.

3. Aufgaben zum Auftakt gemeinsam durchgehen
Fragen Sie die Vertretung, ob sie die Einzelbeschreibung der Tätigkeiten verstanden hat und nachvollziehbar findet. Ideal ist es, gemeinsam mit der Vertretung einmal die Aufgaben Schritt für Schritt anhand der Beschreibung zu erledigen.

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Ursache Nr. 3: Chaotische Arbeitsplätze

„Das Genie beherrscht das Chaos”, heißt es. Aber eigentlich müsste der Spruch lauten: „Das Genie beherrscht nur sein Chaos.” Und was tun die Kollegen, wenn das Genie auf Dienstreise ist oder im Urlaub weilt? Müssen sie dann dem Kunden sagen: „Oh, Ihre Anfrage können wir nicht bearbeiten. Sie müssen warten, bis unser Genie wieder da ist.” Keine gute Idee, denn es entstehen wieder unnötige Wartezeiten.

So lösen Sie das Problem:

„Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!” Wenn Sie nach diesem Leitsatz handeln, dann hat die Unordnung keine Chance. Feste Plätze reduzieren sowohl Such- als auch Aufräumzeiten. Unterlagen sowie Büroutensilien können auch von Kollegen schnell gefunden und wieder zielsicher zurückgestellt werden, wenn sie ihren festen Platz haben.

Lösen Sie das Problem der Wartezeiten
Merken Sie sich: "Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz"! So verringern Sie Ihre Wartezeiten.

Extra-Tipp

Effiziente Abläufe sind der beste Weg, um unnötige Wartezeiten zu vermeiden. Im Blog-Beitrag „7 Tipps für mehr Arbeitseffizienz” erkläre ich Ihnen, wie Sie diese schnell und effektiv erreichen.
Mehr Tipps zum Thema Schreibtischorganisation gibt es hier: „Schluss mit Papierstapeln – warum Leertischler stressfreier und effizienter arbeiten”.
Ein Formular zum Erfassen der Bearbeitungs- und Liegezeiten von Papieren oder Vorgängen können Sie kostenlos unter www.buero-kaizen.de herunterladen.

Und Sie?

Welche Strategien haben Sie, um unnötige Wartezeiten zu vermeiden? Erzählen Sie mir davon, ich freue mich.





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