Heute hier morgen dort – gut organisiert zum nächsten Vortrag!



Als Redner und Berater bin ich viel unterwegs. Es ist mein Ziel, dass jeder Vortrag und jeder Kundentermin, ein voller Erfolg ist. Das gelingt mir nur, wenn auch das Backoffice stimmt und ich mir keine großen Gedanken darüber machen muss, ob ich auch nichts vergessen habe. Über die Jahre haben sich einige Standards als hilfreich erwiesen, die ich Ihnen gerne weitergebe. Lesen Sie fünf Tipps, wie Sie auch unterwegs organisiert bleiben und wie sich das Packen und Aufbauen für den nächsten Vortrag vereinfachen lässt!

Was ist das Problem

Wenn Sie zwei Mal im Jahr an einer Tagung teilnehmen oder einen Vortrag halten, kann es richtig Spaß machen, gemütlich den Koffer zu packen und sich Zeit dafür zu nehmen, um alle Unterlagen zusammenzusuchen. Doch, wenn Sie ständig mobil sein müssen und ein Vortrag den nächsten jagt, bedeutet es einen enormen Zeitgewinn, seine Materialien stets griffbereit zu haben und theoretisch innerhalb weniger Minuten abfahrtbereit zu sein.

vorbereitet zum vortrag gehen
Eine gute Vorbereitung für einen Vortrag spart Ihnen Zeit und Stress.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Arbeiten Sie mit Plastikboxen und Packsystemen!

Um mir das Packen für den nächsten Vortrag zu erleichtern, habe ich mir einen Seminarschrank eingerichtet. Er enthält alle wichtigen Materialien und Utensilien, die ich für einen Vortrag benötige. Dort finde ich sowohl die Buchstütze für den kleinen Büchertisch, den ich stets aufbaue, als auch den Beamer und Laptop und schließlich sämtliche Teilnehmer- und Checklisten.

unterlagen für vortrag organisiert aufbewahren
Alle wichtigen Unterlagen für einen Vortrag gesammelt aufbewahren.

Tipp Nr. 2: Arbeiten Sie mit Checklisten!

Wenn ich einen Vortrag halte, verteile ich eine Vielzahl Materialien, z.B. Ausdrucke, Visitenkarten, unseren Notizblock, Stifte usw. Damit ich weiß, was genau benötigt wird, habe ich mir eine Checkliste erstellt, die ich vor jedem Vortrag durchgehe.

checkliste für vortrag oder seminar
Legen Sie für alle Unterlagen, die Sie beim Vortrag benötigen, Checklisten an.

Anhand der Checkliste können mir meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder auch ich selber die Materialien zusammenstellen , die ich für den nächsten Vortrag benötige.

Video Thumbnail

Dasselbe gilt für unseren Büchertisch ...

checkliste für büchertisch bei vortrag
Auch für den Büchtertisch, der beim Vortrag aufgebaut ist, gibt es Checklisten.

... und für die Unterlagen, die ich als Referent im Vortrag benutze:

unterlagen für referenten beim vortrag
Checklisten für die Unterlagen des Referenten, die beim Vortrag benötigt werden.

Die Checkliste für meinen Vortrag enthält einen Hinweis auf die Anzahl, ein Foto des Materials, die Bezeichnung des Materials und ganz wichtig: einen Hinweis auf den Lagerort.

Tipp Nr. 3: Standardisieren Sie Ihren Aufbau vor Ort!

Die Anordnung auf den Plätzen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und die Gestaltung der Tische muss ich nicht bei jedem Vortrag neu erfinden. In meiner Checkliste gibt es zwei Fotos:

anordnung unterlagen bei vortrag
Bilder helfen bei der Anordnung von Teilnehmerunterlagen bei einem Vortrag.

Der Büchertisch kann wie folgt aufgebaut werden:

aufbau büchertisch beim vortrag
Ein Bild vom aufgebauten Büchertisch bei einem Vortrag.

Nun fehlt nur noch ein Bild von meinem Referententisch:

referententisch bei einem vortrag
Ebenfalls der Aufbau vom Referententisch beim Vortrag wird durch ein Bild standardisiert.

Auf dem Tisch befinden sich alle Unterlagen, die während des Vortrags benötigt werden. Unter dem Tisch stehen Kisten ohne bzw. mit nicht benötigten Inhalt.

Vielleicht sind Ihnen die beiden Kisten neben dem Tisch aufgefallen.

durchdachte anordnung von unterlagen bei vortrag
Unterlagen, die erst im Verlauf von einem Vortrag benötigt werden, werden seitlich gelagert.

In der oberen Kiste neben dem Tisch befinden sich Unterlagen, die ich, während ich den Vortrag halte, selber benötige. Alle weiteren Teilnehmerunterlagen, die noch nicht auf den Tischen ausliegen sollen und die erst während des Vortrags verteilt werden, liegen auf meinem Referententisch.

Tipp Nr. 4: Vereinfachen Sie das Ankommen und Einchecken!

Ich habe in meinem Auto eine kleine Tasche. Sie enthält weitere Dinge, die ich brauche, um gut vorbereitet zu einem Vortrag zu starten. Dazu gehören neben einem Ladekabel und einigen anderen technischen Dingen, ein USB-Stick, ein paar 1-Euro-Münzen für die Parkuhr oder den Supermarkt sowie Pfefferminzbonbons und eine Packung Tempos. Außerdem habe ich einen kleinen Bogen Adressaufkleber dabei, so dass ich beim Einchecken im Hotel nicht immer alle Adressdaten eintragen muss, sondern nur das bedruckte Etikett aufkleben kann. All das hilft, aufgeräumt mit dem Vortrag starten zu können.

gepackte tasche für den vortrag
Eine strukturierte Tasche mit kleinen, aber wichtigen Dingen trägt auch zu einem gelungenen Vortag bei.

Nr. 5: Nutzen Sie auch für Ihre Kleidung intelligente Packsysteme!

Ein befreundeter Trainer wies mich vor kurzem auf die tollen Pack-It-Folder von Eagle Creek hin. Mit Ihnen lassen sich vor allem Hemden so transportieren, dass Sie Ihren Vortrag chic und faltenfrei halten können.

Darauf kommt es an

Entlasten Sie Ihr Gehirn, wenn Sie einen Vortrag halten, von all den Dingen, die sich standardisieren und in Checklisten zusammenfassen lassen.

Entlasten Sie Ihr Gehirn, von all den Dingen, die sich standardisieren lassen. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Den so gewonnenen Speicherplatz Ihres Gedächtnisses können Sie nutzen, um ausgeruht und fokussiert am Tagungsort anzukommen und um mit Ihrem Vortrag zu überzeugen!

Und Sie?

Haben Sie weitere Hinweise, die Ihnen das Reisen leichter machen? Schreiben Sie mir! Ich sammle gerne gute Ideen!



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