Die besten Berater sitzen im eigenen Haus: Wie Sie mit einem Vorschlagswesen den Effizienz-Turbo anwerfen



„Die Mitarbeiter sind zum Arbeiten da – der Chef löst die Probleme.” Denken Sie auch so? Zeit, dies zu ändern. Ihre Mitarbeiter sind tagtäglich in die praktischen Prozesse Ihres Unternehmens eingebunden. Wer könnte also besser Bescheid wissen über Probleme und mögliche Lösungen? Machen Sie sich dieses Potenzial zu Nutze. Mit einem Vorschlagswesen erschließen Sie systematisch die Anregungen Ihrer Mitarbeiter. Denn oft sitzen die besten Unternehmensberater im eigenen Haus.

Vorschlagswesen für mitdenkende Mitarbeiter
Mitarbeiter sind täglich mit Ihrer Arbeit konfrontiert und haben oftmals Lösungen für Probleme – ein vorschlagswesen hilft dabei.

Die Ausgangssituation

Viele Unternehmen bezahlen ihre Mitarbeiter für ihre Hände, nicht für ihren Kopf. Bringt ein Mitarbeiter Anregungen die über sein Arbeitsfeld hinausgehen, werden diese vielleicht angehört, aber selten umgesetzt. Dabei bringen Mitarbeiter die mitdenken und sich einbringen bares Geld. Optimale Prozesse ermöglichen maximale Effizienz – und diese schlägt sich am Ende im Gewinn wieder. Außerdem ist ein Vorschlagswesen ein Frühwarnsystem. Manches Unternehmen hätte sich eine teure Krisenberatung sparen können, wenn man zuvor auf die Mitarbeiter gehört hätte.

Mitarbeiter bringen Anregungen über Vorschlagswesen
Nutzen Sie das Wissen von Mitarbeitern und schaffen durch ein Vorschlagswesen eine tolle Plattform dafür.

Selbsterkenntnis ist der erste Weg zur Besserung

Eins vorweg: Ein Vorschlagswesen zu installieren macht nur dann Sinn, wenn Sie es ernst meinen. Ihre Mitarbeiter spüren schnell, wenn das Vorhaben nur eine kosmetische Idee ist. Prüfen Sie deshalb selbstkritisch, wie Sie zu Verbesserungsvorschlägen Ihrer Mitarbeiter stehen. Da man sich als Chef manchmal gerne selbst täuscht, lassen Sie den Fragebogen am besten von zwei oder drei Mitarbeitern anonym beantworten.

Wenn die meisten der Fragen mit Ja beantwortet sind, haben Sie bereits ein gutes Fundament für ein Verbesserungsvorschlagswesen.

Darauf kommt es an: Die Definition

Beim Verbesserungsvorschlagswesen geht es darum, dass ein Mitarbeiter selbstständig darüber nachdenkt, wie ein bestimmtes Problem gelöst werden kann. Definieren Sie eindeutig, was ein Verbesserungsvorschlag in Ihrer Firma ist und was er beinhaltet. Dies ist sehr wichtig, um systematisch vorzugehen. Vor allem wenn Sie Vorschläge durch Prämien belohnen, ist eine genaue Definition unbedingt erforderlich.

Beispiel-Definition

Die Definition eines Verbesserungsvorschlages kann so aussehen:

  • Der Vorschlag zeigt einen konkreten Lösungsweg; die bloße Problembeschreibung reicht nicht aus.
  • Der Vorschlag muss machbar sein und einen Nutzen bieten.
  • Die vorgeschlagene Lösung kann bereits im Unternehmen bekannt und anderweitig gebräuchlich sein. Sie muss jedoch für den vorgeschlagenen Anwendungsbereich und -zweck neu sein.

Wichtig für die Motivation: Honorieren Sie den Einsatz

Wenn eine Idee nachweislich zur Verbesserung des Betriebsergebnisses führt, sollte diese auch belohnt werden. Möglich ist das über ein Honorierungssystem.

Beispiel-Honorierungssystem

Das Honorierungssystem können Sie folgendermaßen gestalten:

  • Bei errechenbaren Verbesserungen werden 20 Prozent der Ersparnis des ersten Jahres ausbezahlt.
  • Bei nicht messbaren Verbesserungen wird eine Pauschale gezahlt. Bei uns im Unternehmen haben wir uns auf 25 Euro geeinigt plus ein Mittagessen.
  • Das Mittagessen gibt es auch bei abgelehnten Vorschlägen. Denn immerhin
    hat sich der Mitarbeiter Gedanken gemacht.

Nicht vergessen: Nur wer das Ziel kennt, kann den richtigen Weg wählen

Damit ein Vorschlagswesen seine optimale Wirkung entfalten kann, braucht es klare Unternehmensziele. Wenn die Mitarbeiter wissen, wohin die Reise geht, können sie auch den Weg dorthin besser gestalten. „Wir ziehen alle an einem Strang” – das ist ein Wunsch vieler Mitarbeiter. Ich persönlich ergänze hier immer gerne: „und das noch in die gleiche Richtung”. Wo Verbesserungen unkoordiniert umgesetzt werden, entstehen Reibungsverluste. Hier sind wieder Sie als Chef gefragt – geben Sie das Ziel vor, damit Ihre Mitarbeiter geschlossen folgen können.

Extra-Tipp

Die meisten Vorschläge entstehen zu Hause und werden anschließend zu Papier gebracht. Bringen Sie deshalb im Büro einen Briefkasten an, in den Vorschläge eingeworfen werden können. Damit der Kasten nicht samt Ideen an der Wand versauert, können Sie beispielsweise festlegen, dass er einmal im Monat geleert wird. Schreiben Sie das auf einen Zettel, den Sie auf den Kasten kleben. Sagen Sie auch, wo die Vorschläge weiterverarbeitet werden. Das schafft Transparenz und Vertrauen.

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Vorlage zum Download

Wir haben bei uns im Unternehmen ein Formular entwickelt, das die Handhabung von Verbesserungsvorschlägen erleichtert. Hier kann der Mitarbeiter das Problem beschreiben und seinen Vorschlag für die Lösung skizzieren. In unserem Download-Bereich können Sie das Formular kostenlos herunterladen.

Und Sie?

Haben Sie bei sich schon ein Vorschlagswesen installiert? Mich interessiert, welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben. Schreiben Sie mir gerne an blog@büro-kaizen.de.



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