Ein Vorschlag zur Güte: Nutzen Sie unser Formular für den perfekten innerbetriebliche Vorschlag


„Das wird hier schon immer so gemacht!“ – „Warum?“ – „Weil das so ist!“: Gerne werden Mitarbeiter, die der Betriebsleitung Vorschläge zum alltäglichen Bürobetrieb oder organisatorischen Abläufen machen, auf diese Art und Weise übergangen oder gleich vollständig mit Desinteresse gestraft. Die Folge: Die eigene Kreativität wird in Frage gestellt; Selbstbewusstsein, Stimmung und Motivation sinken. Dabei ist das sehr schade: Sie können von den Verbesserungsvorschlägen von Mitarbeitern, die die Vorgänge Ihres Unternehmens kennen, die oftmals mit einem frischen Blick auf die Materie mitbringen und die ihre eigenen Ideen einbringen, profitieren. Gleichzeitig vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Wertschätzung, die sie verdienen. Mit einem perfekt abgestimmten innerbetrieblichen Vorschlagswesen können Sie Ihr Unternehmen erheblich effizienter machen und Ihren Mitarbeitern das Gefühl echter Mitgestaltung am Unternehmenserfolg geben. Die Grundprinzipien des innerbetrieblichen Vorschlagwesens habe ich Ihnen im Artikel Verbessungsvorschläge: einmal Poka yoke mit Erfolgsgeschmack, bitte bereits vorgestellt. Auf dieser Seite möchte ich nun etwas mehr ins Detail gehen: Wie sieht ein guter Vorschlag aus und wie können Sie dafür Sorge tragen, dass jeder Vorschlag in einem intelligenten System zum betrieblichen Erfolg beiträgt?

Durch Vorschlagswesen Vorschlag ideal einbringen
Ihren Vorschlag können Sie in den Briefkasten für Verbesserungsvorschläge werfen.

Finger weg vom „Vorschlag-Hammer“: In 4 Schritten zum Erfolg

Wie bei den meisten Dingen im täglichen Betriebsablauf kommt es auch für den effektiven Vorschlag auf das richtige innerbetriebliche System an: Die eigene Idee wird am besten und schnellsten kommuniziert und verstanden, wenn man sich vorher auf ein gutes System für die Abfassung des Vorschlags geeinigt hat. Laden Sie sich hier unser kostenloses Formular zur Vorschlagsverbesserung herunter, das Ihnen schnell weiterhelfen kann: Basierend auf einem standardisierten Vorschlagsschema können die Ideen Ihrer Mitarbeiter hiermit nicht nur schnell skizziert, sondern auch hinsichtlich ihrer Umsetzung nachgehalten werden – und das in nicht mehr als 4 Schritten.

  1. Mit dem Formular zum präzisen und kompakten Vorschlag in Wort und Bild
Vorschlag zur präzisen Arbeitsweise machen
Mit dem Formular zum präzisen und kompakten Vorschlag in Wort und Bild

Neben den Kästchen für die Basisangaben – dazu gehört beispielsweise die Frage danach, wer die Idee für den Vorschlag hatte oder auch wer der oder die Vorgesetzte ist, der den Vorschlag eingereicht bekommt – sind auf unserem Verbesserungsvorschlagsformular zwei weitere Felder vorhanden: Diese sind für die anschauliche Beschreibung des Ist- und des Soll-Zustands des betrieblichen Problems vorgesehen, auf das sich der vom Mitarbeiter erdachte Vorschlag bezieht. Hier können sowohl in textlicher als auch in grafischer Form die Zustände kurz angerissen werden. Wichtig ist besonders in diesen freien Feldern eine sorgfältige, kompakte und präzise Wortwahl – schließlich soll durch die Anwendung des Vorschlagsformulars „unnötiger“ Schrift- und Mailverkehr vermieden werden. Skizzen, die die beschriebenen Ideen verdeutlichen, können dennoch zusätzlich an das Vorschlagsformular angeheftet werden.

  1. Formular-Abschnitt 2: Ressourcen- und Einsatzplanung auf Basis des Vorschlags
Ressourcen und Einsatzplanung als Vorschlag
Ressourcen- und Einsatzplanung auf Basis des Vorschlags

Abschnitt 2 widmet sich bereits der Planung und Umsetzung der angedachten Idee – denn im Vorschlagswesen wie auch im Projektmanagement denken wir stets ganzheitlich. So kann der Einreichende sich entweder für eine Selbstumsetzung des Vorschlags oder eine Umsetzung im Team entscheiden. Soll die Umsetzung im Team stattfinden, sollten bereits vor der Einreichung des Vorschlags Absprachen mit den Kollegen und Vorgesetzten getroffen werden. Die Beteiligten werden schließlich verbindlich auf dem Formular festgehalten – hier gilt der alte Spruch: „Wer schreibt, der bleibt.“

  1. Jederzeit informiert: Identifizieren Sie Zielgruppen

Kommunikation ist alles: Auch bei der Umsetzung eines Vorschlags sollten Sie viel Wert darauf legen, dass alle betroffenen Personen, Teams und Abteilungen über die sich ankündigenden Änderungen informiert werden. Schon auf dem Formular können Sie die vom Vorschlag betroffenen Unternehmensbereiche identifizieren und eingrenzen – das erspart Ihnen im späteren Verlauf eine Menge Recherchezeit. Sollte der Vorschlag vom Vorschlagenden selbst umgesetzt werden, muss dieser die betroffenen Personen selbst informieren. Mit Datum und Unterschrift auf dem Formular gibt der Vorschlagende hierzu eine verbindliche Absichtserklärung ab – einem „Davon hab ich aber nichts gewusst!“ wird so bereits im Vorfeld der Umsetzung vorgebeugt.

  1. Nachhaltigkeit und Kontrolle: Den Vorschlag richtig umsetzen

Da mit der erfolgreichen Umsetzung von betrieblichen Vorschlägen Prämien verbunden sind, ist die nachhaltige und exakte Dokumentation der erzielten Fortschritte, Einsparungen oder Gewinne durch den Vorschlag sehr wichtig. Der vierte und letzte Abschnitt des Formulars liefert hierzu für den vorschlagenden Mitarbeiter einen direkten Überblick darüber, wie und wann sich seine Ideen in klingende Münzen verwandeln können. Hierzu ist die konkret Definition der Ziele des Vorschlags gemeinsam mit den Vorgesetzen besonders wichtig. Die Erfolgskriterien und Prämien für Kleinvorschläge und größere Vorschläge können innerbetrieblich individuell ausgehandelt werden. Besonders motivierend für Ihre Mitarbeiter ist es natürlich, wenn bereits ein kleiner Vorschlag kleine Vorteile bringen kann. Denn eines ist klar: Jeder Vorschlag, und sei er noch so klein, zählt für den gemeinsamen Unternehmenserfolg!

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