Freiraum oder Einheitsbrei: Was Vorlieben für Ihre Effizienz bedeuten



Wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht, lebt in Ihrem Büro die Vielfalt, aber schnell auch das Chaos. Trotzdem ist Einheitsbrei das falsche Menü. Welche Vorlieben im Arbeitsleben Platz brau-chen und welche Sie dringend überdenken sollten, ist mir einen eigenen Blogbeitrag wert, weil tatsächlich entscheidend. Mein Basic-Lesetipp für Ihre Chaos-Prophylaxe!

Was ist das Problem

Zu Beginn meiner Beratung lade ich meine Kunden gerne zu einer Außensicht ein. Ich bitte sie, sich einmal ganz unvoreingenommen in der Abteilung umzusehen. Wie sieht der eigene Schreibtisch aus, wie der der Kollegen, wie sind die Büromaterialien organisiert? Die Erkenntnisse, die hieraus resultieren, sind meistens sehr ähnlich. Jeder Arbeitsplatz ist anders, weil jeder Mitarbeiter andere Vorlieben hat. Das ist auch ok. Aber was ist, wenn Kollege Berger Kollegin Schubert plötzlich vertreten muss und sich an deren Schreibtisch einen Wolf sucht? Und was, wenn der Praktikant die Abteilung wechselt und dort im Archiv eine völlig andere Ordnung vorfindet, als zuvor? Das ist ein Problem, denn beide Fälle stehlen Ihnen wertvolle Arbeitszeit.

Vorliebe zur Ordnung erfolgreich einbringen
Als Vertretung stoßen Sie oft auf fremde Vorlieben zur Ordnung: Das bedeutet schnell Chaos und Zeitverlust.

So funktioniert es

Verstehen Sie mich nicht falsch, gegen persönliche Vorlieben habe ich gar nichts. Trotzdem plädiere ich unbedingt für gemeinsame Regeln, weil diese sehr viel vereinfachen. Dass sowohl Vorlieben als auch übergreifende, einheitliche Rahmenbedingungen Platz haben, zeige ich Ihnen im Folgenden anhand von drei Alltagssituationen.

Situation 1: der Schreibtisch

Beginnen wir mit dem Herzstück jedes Büros: dem Schreibtisch. Kaum anderswo unterscheiden sich die persönlichen Vorlieben der Mitarbeiter so sehr wie hier. Und kaum anderswo produzieren sie ein solches Chaos. Während der eine seine Notizen mithilfe kleiner Haftzettelchen am Monitor festpinnt, wählt der andere den Weg über die Schreibtischauflage. Ein Dritter wiederum notiert sich alles elektronisch. Auch wenn ich persönlich ein Freund der papierlosen Notizen bin, möchte ich Ihnen diese Vorliebe nicht ausreden. Sie dürfen selbstverständlich wählen, ob Sie Notizen digi-tal oder in Papierform anlegen möchten. Dennoch sollten Sie sich im Team auf einen gemeinsamen Nenner verständigen. Dutzende Post-its sind unübersichtlich, das bleibt ein Fakt. Und lose Zettelsammlungen sind es ebenso wie eine nicht aufzufindene Notizdatei im Computer. Sie brauchen gemeinsame Standards, um im Vertretungsfall, bei Krankheit- oder Urlaubsvertretung, effizient einspringen zu können. Papierfreunde können sich Ihre Notizen zum Beispiel in Form eines Ideenspeichers organisieren, Digitalfans nutzen eine OneNote-Datei hierfür. So gibt es Raum für persönliche Vorlieben und gleichzeitig entzerrende Rahmenbedingungen. Wie Sie gleich anfangen können, lesen Sie ergänzend in meinen Beiträgen zu:

Gemeinsame Vorliebe der Ordnung entwickeln
Eine gemeinsame Vorliebe für alle: der ordentliche Schreibtisch.

Situation 2: das Archiv

Nicht nur der frische Paktikant, auch der langjährige Mitarbeiter leidet unter langen Suchzeiten, wenn das Archiv unübersichtlich ist. Glücklicherweise gibt es hier gesetzliche Vorgaben, was Sie wie lange aufbewahren müssen. Es ist also keine Frage des persönlichen Geschmacks, sondern schlichtweg eine Tatsache, dass Ausgangsrechnungen nach zehn Jahren weg können. Und auch über das Aufbewahren von Lieferscheinen brauchen Sie nicht streiten – es gibt hier klare Fristen. Damit Sie diese sofort übersichtlich zur Hand haben, empfehle ich Ihnen meine kostenlose Liste zu Aufbewahrungsfristen von A bis Z. Vorlieben hin oder her, bei gesetzlichen Fristen dürfen Sie sich getrost einig sein.

Vorliebe der Pünktlichkeit und Regeln
Vorliebe Fehlanzeige: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen schaffen klare Regeln.

Situation 3: die Außenwirkung

Wie Sie als Vertreter Ihres Unternehmens nach außen wirken, ist enorm wichtig. Natürlich bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie Ihren Kunden in einer E-Mail einen schönen Tag wünschen, oder lediglich freundlich grüßen. Bestimmte Rahmenbedingungen, innerhalb derer sich alle bewegen, machen aber durchaus Sinn. Denn es wirkt nicht nur nett, sondern vor allem verlässlich, wenn die Unternehmenskommunikation einheitlich und strukturiert abläuft. Das reicht vom Ansagetext des Anrufbeantworters bis zur Reaktion auf Anfragen von außen. Definieren Sie hier Standards nach Ihren Vorlieben. Eine erste Orientierung können Ihnen die Servicestandars Kunden-center von Büro-Kaizen® oder die Muster-Ansagetexte für Ihren Anrufbeantworter geben. Lassen Sie sich inspirieren und entwickeln Sie auf Basis Ihrer Team-Vorlieben einheitliche Standards.

Vorliebe und gemeinsame Standards einbringen
Wie begrüßen Sie Ihre Kunden auf dem AB? Klären Sie Vorlieben und schaffen Sie gemeinsame Standards!

Darauf kommt es an

Vorlieben machen Sie aus, das darf auch so bleiben. Aber eine gemeinsame Vorliebe, die des ge-meinsamen Ziels, effizient und erfolgreich zusammenzuarbeiten, ist trotzdem unersetzlich. Ich bin gegen strenge Vorgaben von oben, weil diese erfahrungsgemäß nichts bringen. Wenn Sie hingegen gemeinsame Sache machen und sich im Team Standards überlegen, mit denen jeder leben und arbeiten kann, werden Sie enorm und vor allem langfristig profitieren.

Vorliebe einbringen und glücklich arbeiten
Sie entscheiden, welchen Rahmen Sie Ihren Vorlieben im Arbeitsalltag geben können.

Was der Tipp bewirkt

Sie erhalten persönliche Vorlieben in einem soliden Maß, geben diesen aber einen sichernden Rahmen, der den Ausbruch des nächsten Chaos' verhindert. Sie schaffen quasi einen eingerahmten Freiraum, der im Team neues Potenzial entfesseln wird. Win-win!

Vorliebe einbringen und Erfolge erzielen
Jeder behält seine Vorlieben, aber folgt trotzdem gemeinsamen Zielen.

Und Sie?

Klar denken und frei arbeiten können, dabei aber persönliche Vorlieben behalten, ist möglich. Wel-cher meiner Tipps der wichtigste für Sie ist, entscheiden Sie selbst. Hier im Blog oder auch in mei-nem Programm „Endlich geschafft“ mit über 100 Quick Wins erwarten Sie alltagstaugliche Tipps für Ihr Büro. Nutzen Sie diese gerne!

 

Weiterführende Informationen:




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