Vorlagen: Machen Sie es sich leicht



Vorlagen sind eine feine Sache. Sie nehmen Ihnen das Nachdenken ab und inspirieren Sie zu eigenen Ideen. Doch die besten Vorlagen nützen nichts, wenn Sie nicht wissen, wie Sie diese optimal einsetzen. Deshalb zeige ich Ihnen heute an einigen Beispielen, wie Sie von meinen Ideen profitieren können. Vorlagen helfen dabei, die einzelnen Schritte auf der Kaizen-Treppe zu gehen.

Vorlagen helfen bei Büro-Kaizen
Stufe für Stufe zur Perfektion – Vorlagen helfen bei Büro-Kaizen.

Den Arbeitsplatz aufräumen – Entlasten tut gut

Stapeln sich auf Ihrem Arbeitsplatz Papiere, Akten und Prospekte, vermehren sich die Ablagekörbe und hat sich in den Schubladen allerlei „Kleinkram” angesammelt? Auf der ersten Kaizen-Stufe entlasten Sie sich von allem, was nicht mehr gebraucht wird. Falls Sie bei einigen Papieren unsicher sind, praktizieren Sie „Wegwerfen auf Probe”:

Alle Unterlagen, bei denen Sie nicht sicher sind, ob sie noch gebraucht werden, sammeln Sie in Kartons. Diese schaffen Sie in den Keller, ins Archiv oder in einen anderen Abstellraum.
Laden Sie kostenlos die Vorlage zu untenstehende Etikett herunter, drucken sie aus und kleben sie auf den Karton.

Praktische Vorlagen für Karton-Etiketten
Wegwerfen auf Probe: Praktische Vorlagen für Karton-Etiketten.

Spielregeln für die Abteilung: Alles hat seine Platz

Auf der 2. Kaizen-Stufe geht es nicht nur um den einzelnen Arbeitsplatz, sondern um die ganze Abteilung: Wo stehen gemeinsam genutzte Geräte? Wie verfahren wir in der Organisation des Besprechungszimmers? Teeküche, Archiv? Was beachten wir beim Verlassen des Büros zum Feierabend? Bei diesen und anderen Routineaufgaben nehmen Checklisten Ihnen das Denken ab. Alles was Sie tun müssen: Punkt für Punkt auf der Checkliste durchgehen. Wenn jeder Punkt erledigt ist, haben Sie alles beachtet.

Laden Sie sich im Downloadcenter meine Vorlagen für Checklisten herunter und nutzen Sie diese als Anregung, um eigene Checklisten zu erstellen.

Vorlagen für eine Checkliste verwenden
Alles vorhanden: Diese Vorlage können Sie für eine eigene Checkliste nutzen.

Prozesse perfektionieren – Besprechungen effizient gestalten

Besprechungen sind notwendig: Abstimmungen im Team, Bekanntgabe von Neuigkeiten, Antwort auf Fragen sind wichtige Inhalte regelmäßiger oder sporadischer Treffen. Schade nur, wenn Informationen verlorengehen und damit wertvolle Zeit verschenkt wird.
Mit einem Sofortprotokoll passiert das nicht mehr. Alle Absprachen werden sofort notiert, eine Vorlage hilft dabei, keinen Punkt zu vergessen. Gleich im Anschluss an die Besprechung erhält jeder Mitarbeiter eine Kopie des Protokolls als Gedächtnisstütze.

Extra-Tipp:

Führen Sie das Sofortprotokoll auf dem Computer und beatmen Sie die Ergebnisse auf eine Projektionsfläche. So ist der Besprechungsverlauf für alle Teilenehmer sichtbar.

Vorlagen für Sofortprotokolle
Vorlage für ein Sofortprotokoll: Wer ist für was zuständig und bis wann? So geht kein To-do verloren.

Erfolg durch Eigeninitiative: Das Potential von Verbesserungsvorschlägen nutzen

Mitarbeiter sind die Experten ihrer Aufgaben. Wenn sie auf Probleme stoßen, finden sie häufig auch die passende Lösung dazu. Diese Verbesserungsvorschläge sind ein wertvolles Potential. Doch manchmal kommt es erst gar nicht dazu, dass die Vorschläge formuliert und eingereicht werden. Eine Vorlage zur Einreichung von Verbesserungsvorschlägen hilft dabei, die Gedanken strukturiert aufzuschreiben. Diese Idee geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Ronald Reagan zurück, der die Perspektive seiner Mitarbeiter als produktives Potential sah. Wenn ein Mitarbeiter mit einem Problem zu ihm kam, händigte er ihm das unten stehende Formular aus und erhielt es mit einem meist perfekten Lösungsvorschlag zurück.

Vorlage für das Reagen-Formular
Beispiel für ein Reagen-Formular: Erfolg durch Eigeninitative!

Kennzahlen und Ziele mit einem Blick erfassen

Ein Blick – und Sie wissen, wo Sie stehen! Mit dem Ampelsystem ist das ganz einfach, denn die Farben Rot, Gelb und Grün sind uns durch die Verkehrsampeln vertraut.
Wir zeigen Ihnen mit einem Video, wie wir bei tempus-Consulting® das Ampelsystem einsetzen.
Lassen Sie sich zu eigenen Ideen inspirieren.

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Und Sie?

Haben Sie sich von unseren Vorlagen inspirieren lassen? Mit welchen Vorlagen arbeiten Sie, um Ihre Arbeitsprozesse ständig zu verbessern? Schreiben Sie es mir, ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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