Punkt, Punkt, Komma, Strich: Fertig ist …? Wie Ihnen visuelle Darstellung beim Erreichen Ihrer Ziele helfen kann



Es wird so viel geredet im Unternehmensalltag, doch das meiste geht ins linke Ohr hinein und aus dem rechten gleich wieder heraus. Oftmals ohne dazwischen auf viel Widerstand zu treffen. Hinzu kommt, dass die meisten Menschen sich unter Gesprochenem und Geschriebenem längst nicht so viel vorstellen können, als würden sie ein Bild sehen.

Sie können dem in Ihrem Unternehmen durch einen einfachen Trick begegnen: visuelle Darstellung.

Was ist das Problem

Wenn Angestellte sich etwas nicht sehr gut vorstellen können, weil eine Beschreibung zu abstrakt ist oder weil sie viel zu viel Information enthält, dann hat das mehrere Folgen. Zum einen fühlen sich solche Mitarbeiter bald überfordert und schalten schneller ab, wenn sie doch eigentlich gerade besonders aufmerksam sein sollten.

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Abstrakte Beschreibungen, zu viel Information, langweiliger Text: Mitarbeiter schalten ab.

Zum anderen verlieren sie viel Zeit dadurch, dass sie sich Vorgänge später noch einmal erklären lassen oder Informationen erneut durchlesen oder abfragen müssen, um sie dann auf ihre Arbeit anwenden zu können. Durch die Verzögerung leidet die Effizienz, was wiederum unnötigen Stress und unnötige Kosten verursacht: denn nur drei von fünf Arbeitstagen sind tatsächlich effizient.

So funktioniert es

Wie gut visuelle Darstellung funktionieren und vieles vereinfachen kann, kennen Sie bereits von einer ganz banalen Sache: Emojis. Was wir als „Punkt, Punkt, Komma, Strich: Fertig ist das Mondgesicht“ aus Kindertagen kennen, wurde im Zuge der Technologisierung zu einem visuellen Mittel, das aus der elektronischen Kommunikation kaum noch wegzudenken ist.

Keine Sorge, ich werde Ihnen jetzt nicht raten, überall Emoticons oder Smileys einzusetzen. Schon gar nicht beruflich. Doch hat die visuelle Darstellung genügend Mittel, um ein Unternehmen dabei zu unterstützen, die Effizienz zu erhöhen, den Angestellten die Arbeit zu erleichtern und Wege zu verkürzen.

Wie das geht, zeige ich Ihnen anhand von drei Beispielen aus dem Büro-Kaizen®.

1. Tipp:

Es gibt einige neuralgische Stellen in Unternehmen, an denen es immer wieder Probleme gibt. Meist haben sie mit Maschinen zu tun, die nicht so wollen wie man selbst gern möchte: Drucker, Kopierer, Computer, Spülmaschine, Telefonapparat usw. Vom Papierstau bis zum Wiederfinden von Dateien oder dem Einrichten einer Rufweiterleitung – viele müssen jedesmal wieder irgendwen fragen, wie das geht.

Für diese Fälle gibt es eine prima Hilfe: unsere One-Minute-Lessons. Denn die beschreiben nicht nur in knappen Worten, wie Sie vorgehen müssen. Sie zeigen es im besten Falle auch anhand von Fotos oder Piktogrammen.

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Bis Ihnen das irgendjemand mit vielen Worten erklärt hat, geht wieder viel Zeit verloren: deren und Ihre.

Die visuelle Darstellung der Orte oder nötigen Handlungen sind viel schneller zu erfassen, als würden Sie den Vorgang ausführlich beschreiben. Und so werden nicht zwei Leute wieder und wieder viele Minuten damit beschäftigt, Ihr Problem zu lösen, sondern Sie können es innerhalb von zwei Minuten selbst lösen.

Mehr zu unseren One-Minute-Lessons finden Sie hier und hier.

2. Tipp:

Die Optimierung aller Prozesse im Unternehmen ist ein wichtiges Ziel auf dem Weg zu einem nachhaltig effizienten Unternehmen. Ob Sie nun Prozesse identifizieren und beschreiben müssen oder ob Sie bereits ein Idealziel für bestimmte Prozesse haben: visuelle Darstellung kann Ihnen auch hierbei helfen. Denn Visualisierung vereinfacht die Darstellung und damit auch die Aufnahme und das Verständnis bei denen, die diese Prozesse durchführen.

Erreichen Sie Ihre Ziele schneller und effizienter mit Hilfe visueller Darstellung. Jürgen Kurz Klick um zu Tweeten

Bei der Identifikation der vorhandenen Prozesse können Sie ohne teure Hilfsmittel mit der Visualisierung beginnen: auf Packpapier, das Sie an die Wand hängen, und mit verschiedenfarbigen Markern.

Auch später, wenn Sie die Optimierung von Prozessen beobachten möchten, helfen Ihnen visuelle Mittel wie dieses:

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Fortschritte werden dank visueller Darstellung mit einem Blick erfassbar.

Wenn Sie mehr über die Prozessoptimierung mit Hilfe visueller Darstellung wissen möchten, finden Sie hier und hier weitere Details.

3. Tipp:

Wenn Sie innerbetriebliche Fortbildungen machen oder einen Vortrag halten: visuelle Darstellung macht es Ihren Angestellten sehr viel einfacher, Ihnen zu folgen. Nehmen wir das Beispiel PowerPoint-Präsentation.

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Tod durch PowerPoint? Nicht, wenn Sie Ihre Präsentation durch visuelle Darstellung aufpeppen.

Manche zucken schon bei der Erwähnung dieses Wortes zusammen, weil sie unendliche Bleiwüsten erwarten, also mit Text und kleingedruckten Listen vollgepfropfte Slides. „Tod durch PowerPoint!“ geht ein gängiger Scherz – und er hat einen guten Grund. Denn die überladenen Slides sind kaum zu ertragen.

Mit denen stellen Sie sich übrigens auch selbst ein Bein, denn sind Ihre Slides voller Text, hört Ihnen niemand mehr zu. Sie könnten genauso gut die Präsentation auf Papier gedruckt aushändigen und dann Kaffee trinken gehen, bis alle sich durch den Text gearbeitet haben.

Um also Ihr Team nicht unnötig zu quälen, sollten Sie Ihre PowerPoint-Präsentation so schlicht wie möglich halten – und durch visuelle Darstellungen auflockern. Nutzen Sie vereinfachte Diagramme, Grafiken, Piktogramme oder auch Fotos.

Das mag Ihren Aufwand im Vorfeld etwas vergrößern – aber die Inhalte werden Ihrem Publikum viel eher in Erinnerung bleiben als die erwähnten Bleiwüsten.

Darauf kommt es an

Versetzen Sie sich dabei immer in die Lage Ihrer Angestellten: ist das, was Sie vermitteln wollen wirklich zielführend als Text? Oder kann eine visuelle Darstellung nicht unmissverständlicher und eingängiger sein und leichter im Kopf behalten werden? Womit kann Ihr Team besser arbeiten?

Genau so sollten Sie dann auch Ihre Aushänge gestalten – auch hier sind Bleiwüsten ungeeignet. Schon ein einzelnes Piktogramm oder ein Emoticon an der richtigen Stelle kann dafür sorgen, dass der Inhalt des Aushangs besser behalten wird.

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Ein einzelnes Piktogramm oder ein Emoticon erspart viele Worte und bleibt länger und positiver im Gedächtnis.

Was der Tipp bewirkt

Je effizienter Sie Ihr Anliegen mit Hilfe von Visualisierungen übermitteln, desto stärker wirkt sich das auch in den Folgeprozessen auf die Effizienz aus. Denn Bilder sind oft leichter und schneller zu verstehen, und sie bleiben Ihrem Team länger im Gedächtnis.

Extra-Tipp

Wenn Sie für Ihre Visualisierung das Werk anderer nutzen (Fotos, Piktogramme, Grafiken usw.), dann beachten Sie dabei immer die Urheberrechte. Auch für innerbetriebliche Fortbildungen dürfen Sie nicht einfach irgendein Foto oder eine Grafik aus dem Internet herunterladen. Sie benötigen für jedes dieser Werke eine Nutzungsgenehmigung.

Und Sie?

Diese drei Tipps zur visuellen Darstellung helfen Ihnen dabei, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Wenn Sie Interesse daran haben, auch in anderen Bereichen die Effizienz Ihres Teams zu steigern, dann machen Sie gerne einmal meinen kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. Dort gebe ich Ihnen zahlreiche Tipps, wie Sie ihre Effizienz auch in anderen Arbeitsbereichen um bis zu 20% steigern können. Wenn Sie noch mehr ins Detail gehen möchten oder eine individuelle Beratung wünschen, melden Sie sich bei uns – wir freuen uns, wenn wir Ihnen helfen können!



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