4 Tipps für gelungene Visitenkarten

31. März 2020

Die guten, alten Visitenkarten – sind sie nicht längst out? Keineswegs, denn auch im digitalen Zeitalter gehören die kleinen Kärtchen zum Equipment des perfekten Business-Auftritts. Ob Sie als Außendienstmitarbeiter oder auf Messen und bei Kundenbesuchen Ihre Firma repräsentieren: Sie kommen mit etlichen anderen Menschen persönlich in Kontakt und wollen mehr als einen flüchtigen Eindruck hinterlassen.

Ich versichere Ihnen: Selbst nach einem kurzen Gespräch oder einem schnell absolvierten Kundentermin erweckt eine hochwertig und gut designte Visitenkarte einen positiven Eindruck.

Beim ersten Kennenlernen ist die Visitenkarte ein Bestandteil des professionellen Austausches

Ich möchte Sie in diesem Blogbeitrag darin bestärken, dass Sie Ihre Visitenkarte einsetzen, um Ihr Unternehmen richtig zu promoten. Sie erhalten 4 Tipps, wie Sie aussagekräftige, aufgeräumte und schöne Visitenkarten gestalten können und zudem, wie eine sinnvolle Aufbewahrung und Archivierung von Visitenkarten aussieht. Denn auch die zugriffsoptimierte, kluge Verwahrung von Karten Ihrer Geschäftskontakte ist entscheidend für ein gutes Lead- und Kontaktmanagement.

Welche Attribute sind auch heute für eine Visitenkarte wichtig?

  • übersichtlich
  • angemessen
  • hilfreich
  • stilvoll

1. Visitenkarten-Tipp: übersichtlich sein

Wenn Sie jemanden neu kennenlernen, möchten Sie Ihrem Gegenüber natürlich diverse Möglichkeiten aufzeigen wieder mit Ihnen in Verbindung zu treten. Aber: drei E-Mail-Adressen, eine Telefon-, Fax- und Mobilnummer, Ihr Twitteraccount und das LinkedIn-Profil, dazu noch der Follow-us-on-Facebook-Appell und die Postadresse – das alles zusammen auf einer Karte… Das geht gar nicht.

Beachten Sie daher: Gestalten Sie die Vorderseite übersichtlich. Folgende Angaben gehören dorthin und sind auch im digitalen Zeitalter nötig und sinnvoll:

  • Name und Logo des Unternehmens
  • Ihr Name
  • Ihre Position im Unternehmen
  • Ihre Telefonnummer, evtl. Mobilnummer
  • Ihre E-Mail-Adresse
  • Postadresse des Unternehmens

Extra-Tipp: Die Rückseite der Karte ist der ideale Platz für den QR-Code. Die quadratische Matrix aus schwarzen und weißen Quadraten kann Buchstaben und Sonderzeichen speichern – unter anderem den kompletten Inhalt einer Visitenkarte im plattformübergreifenden .vcs- oder V-Card-Format. Der Visitenkarten-Empfänger scannt den Code mit seinem Smartphone oder dem Büroscanner ein, der Computer setzt den Code ins V-Card-Format (.vcs-Format) um und speichert den Kontakt ab, beispielsweise in Microsoft Outlook. Dort können sie für den Kontakt jetzt noch zusätzliche Informationen hinterlegen, beispielsweise ein Foto oder Notizen zum letzten Gespräch.

2. Visitenkarten-Tipp: angemessen sein

Achten Sie bei der Gestaltung der Visitenkarte darauf, dass diese in Aufbau, Schriftart und Farbe zum Unternehmen passt. Es ist wichtig, dass jeder innerhalb der Firma eine Karte hat, die ans Corporate Design des Hauses angelehnt ist. Letztlich sind gemeinsame Standards immer eine vertrauensbildende Maßnahme. Das gilt für die Visitenkarte ebenso wie für interne Bereiche des Unternehmens. Wenn Sie sich genauer über den Zweck gemeinsamer Spielregeln und Standards informieren möchten, empfehle ich Ihnen diesen Artikel.

3. Visitenkarten-Tipp: hilfreich sein

Streuen Sie Ihre Karte nicht wahllos unter die Leute, sondern setzen Sie sie gezielt ein. Wem Sie die Karte überreichen, mit dem wollen Sie definitiv wieder in Kontakt kommen. Verknüpfen Sie die Übergabe gerne mit einem persönlichen Satz, der den anderen einlädt sich bei Ihnen zu melden. Oder deuten Sie gleich an, wann Sie für ein weiterführendes Gespräch am Telefon Zeit hätten. An der Reaktion Ihres Gegenübers werden Sie merken, ob er wirklich Interesse an einer möglichen Geschäftsbeziehung hat. So schaffen Sie gleich Fakten ohne aufdringlich zu sein.

4. Visitenkarten-Tipp: stilvoll sein

Eine zu große Karte mag übertrieben und angeberisch wirken, daher ist es am besten, wenn Sie sich am Standardmaß orientieren: dieses ist das sogenannte „Scheckkartenformat” von 85 x 55 mm quer. International wird auch oft das Format 90 x 55 mm quer verwendet. Die Schrift darf nicht zu klein sein, die meisten Texte sind in Größen von 7 bis 9 Punkt gesetzt – am besten testen Sie vorab Lesbarkeit und Wirkung. Ein wenig Vorsicht ist auch bei der Schriftfarbe angebracht, denn bunte Texte lassen sich schlechter entziffern als schwarze. Zumal wenn sie klein gedruckt sind. Als edle Variante könnte ein Grauton gewählt werden – aber gut lesbar ist er nur, wenn er wirklich scharf und nicht grob gerastert ist. Sehen Sie ab von typografischer Vielfalt: Ihr Name und der Firmenname sollten hervorstechen durch eine besondere Schriftgröße oder Fettung. Ansonsten gilt: Weniger ist mehr.

Die digitale Archivierung der Visitenkarten macht sie für alle Mitarbeiter zugänglich und nutzbar

Wie Sie Visitenkarten digital archivieren und breitgefächert nutzen

Das Verwahren dutzender oder gar hunderter Visitenkarten im Rolodex oder Sortierkasten war gestern. Im modernen Office werden die Karten digitalisiert, um nicht nur einer Person zur Verfügung zu stehen.

Hier erweist sich Microsofts Office-Alleskönner OneNote als hilfreich: So habe ich mir angewöhnt, im jeweiligen Abschnitt meines OneNote-Notizbuchs die erste Seite „Kontaktdaten“ zu nennen. Dorthin kopiere ich mir Fotos der Visitenkarten oder die Signatur der E-Mails von Ansprechpartnern, mit denen ich gerade korrespondiere. Zudem erleichtern Fotos der jeweiligen Personen die Korrespondenz im laufenden Prozess.

Übrigens: wie Sie sonst noch mit OneNote effizient arbeiten können, erfahren Sie in meinem Ebook.

Am Markt haben sich verschiedene Softwares etabliert, die Visitenkarten scannen und weitgehend selbstständig in das .vcs-Format umwandeln können. Dieses kann sowohl von Microsoft- als auch von Apple-basierten Rechnern ausgelesen und im Kontaktmanagement des Systems bzw. in Microsoft Outlook, Apple Mail, Lotus Notes oder ähnlichen Programmen abgelegt werden. Einmal digitalisiert, stehen die Kontaktdaten dem gesamten Unternehmen zur Verfügung und lassen sich für Serienmails, Newsletter, Telefonkontakte und Mailinglisten einsetzen.

Und Sie?

Haben Sie auch schon die digitale Umsetzung der papiernen Visitenkarte in Ihrem Unternehmen eingeführt? Oder landen die Kärtchen noch unsortiert in Ihrer Schublade? Schreiben Sie mir!



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Das könnte Sie auch interessieren:

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: