Bleiben Sie in Erinnerung: Visitenkarten besser machen



Ein kurzes Messegespräch, ein flüchtiger Kundentermin – schnell werden Visitenkarten ausgetauscht bevor es zu den weiteren, womöglich dutzenden Gesprächen an diesem Tag geht. Oft ist alles, was von diesen Gesprächen bleibt, ein Stück Karton und eine vage Erinnerung.

Ich möchte Ihnen in diesem Blogbeitrag vermitteln, wie Sie aussagekräftige, aufgeräumte und schöne Visitenkarten gestalten können und Ihnen Tipps für eine sinnvolle Aufbewahrung und Archivierung von Visitenkarten geben. Denn nicht nur eine eigene, gut gestaltete Visitenkarte, sondern auch die zugriffsoptimierte, kluge Aufbewahrung der Karten Ihrer Geschäftskontakte ist entscheidend für ein gutes Lead- und Kontaktmanagement.

Gute Visitenkarten erstellen

Sie erhalten eine Karte, auf dem sich ein in diesem Beispiel fiktiver Heinz Müller als CTO der fiktiven ABCDE West Central Europe Sales Division vorstellt… Natürlich mit drei E-Mail-Adressen, Telefonnummer, Faxnummer, Mobilnummer, Twitteraccount, LinkedIn-Profil, Follow-us-on-Facebook-Appell, selbstverständlich auch der Postadresse und zur Sicherheit auch der Adresse der wichtigsten zehn europäischen Vertriebsbüros. Freilich darf dies alles Schriftgröße 6 nicht überschreiten und muss auch noch irgendwo in die Ecke gedruckt sein.

Visitenkarten sollen immer dabei sein
Messetage, Kundentermine: Visitenkarten sind hier immer dabei

Sie merken bereits: Auf dieser Visitenkarte ist eindeutig zu viel Information auf zu wenig Raum untergebracht – man kann und will es nicht lesen. Doch was sollte auf Visitenkarten stehen, damit sie in Erinnerung bleiben?

Das sollte auf einer guten Visitenkarte stehen:

  • Name und Logo des Unternehmens
  • Name, Vorname und deutsch-englische Positionsbezeichnung
  • Abteilung
  • Telefonnummer, evtl. Mobilnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Postadresse des Unternehmens

Das alles in einer lesbaren Schriftgröße ab 8 pt, mit gutem Kontrast (nicht weiß auf gelb o.ä.) und nicht abfärbend auf stabilem Karton gedruckt. Mehr ist in den meisten Fällen nicht nötig und reicht für eine zuverlässige Kontaktaufnahme aus. Es gibt jedoch noch ein Detail, mit dem Sie Ihre Visitenkarten speziell auf der Rückseite bereichern können und speziell für den Empfänger der Karte das Kontaktmanagement deutlich vereinfachen können.

QR-Codes erleichtern das Visitenkarten-Management

Kennen Sie QR-Codes? Diese abstrakten, futuristischen Muster, denen sie immer häufiger in der Öffentlichkeit, auf Produkten oder auch in der Industrie begegnen? QR-Codes können, anders als der bekannte, ältere Barcode, der nur Zahlen wiedergibt, Buchstaben und Sonderzeichen speichern – unter anderem dem kompletten Inhalt einer Visitenkarte im plattformübergreifenden .vcs- oder V-Card-Format. Auf der meist ungenutzten Rückseite der Visitenkarte findet sich dafür ein idealer Platz.

Der QR-Code funktioniert nun wie eine digitale Schnittstelle: Der Visitenkartenempfänger scannt den Code mit seinem Smartphone oder dem Büroscanner ein, der Computer setzt den Code ins V-Card-Format (.vcs-Format) um und speichert den Kontakt ab, beispielsweise in Microsoft Outlook. Dort können sie für den Kontakt jetzt noch zusätzliche Informationen hinterlegen, beispielsweise ein Foto oder Notizen zum letzten Gespräch.

Extra-Tipp: Wenn Sie die Kontaktdaten Ihres Vertriebs auch auf Ihrer Website veröffentlichen, können sie eine kleine .vcs-Datei mit den Kundendaten Ihres Mitarbeiters zum Download anbieten. So können potentielle Kunden die Kontaktinformationen schnell und komfortabel speichern.

Visitenkarten und Lead-Management analog und digital

Die Messe ist vorbei, die Veranstaltung geschlossen – am nächsten Tag bleibt ein Haufen Visitenkarten auf dem Schreibtisch. Wie soll man jetzt noch wissen, welche Karte welchem Gespräch zuzuordnen ist, speziell wenn man obendrein noch die Karten seiner Kollegen “zugeworfen” bekommt?

Visitenkarten dienen als permanenter Kontaktanzeiger
Damit man in Erinnerung bleibt: Visitenkarten- und Kontaktmanagement sind Handwerkszeug

Wohl dem, der zur Messe mit einem Stapel Lead-Formulare angereist ist: Hier werden die groben Eckdaten des Gesprächs notiert und die Visitenkarten des Kunden angetackert.

Dies sollte kurz und knapp auf einem Lead-Formular stehen:

  • Kundenwunsch (Gespräch, Beratung, Angebot, Infomaterial etc. etc.)
  • Zuständige Abteilung
  • Zuständiger Vertriebsmitarbeiter
  • Bei konkreten Anfragen: Abschätzung des Auftragsvolumens
  • Platz für Notizen/Sonstiges
  • Nächste Schritte

Die Felder sollten groß, kurz und ohne Abkürzungen beschriftet sein – lesebrillenfreundlich für Kollegen im fortgeschrittenen Alter. Wichtig ist, dass das Formular schnell und beiläufig ausgefüllt werden kann ohne den Gesprächsfluss zu stören.

Visitenkarten besser machen: Digitales Kontaktmanagement mit Jürgen Kurz Klick um zu Tweeten

Lesen Sie mehr zum Thema Kontaktmanagement auch in meinem Artikel Gewusst wie – Überzeugen Sie mit gelungenem Kontaktmanagement, in dem ich den effizienten und nutzbringenden Umgang mit Geschäftskontakten erkläre.

Visitenkarten archivieren und verwalten

Visitenkarten im Büro werden auch heute noch häufig in einem Rolodex oder einem Sortierkasten, hier immerhin alphabetisch sortiert, oder einfach wahllos in der Schreibtischschublade gesammelt. Beides ist nicht mehr zeitgemäß – Visitenkarten sollten digitalisiert werden um nicht nur einer Person zur Verfügung zu stehen.

Wieder einmal erweist sich Microsofts Office-Alleskönner OneNote als hilfreich: So habe ich mir angewöhnt, im jeweiligen Abschnitt meines OneNote-Notizbuchs die erste Seite „Kontaktdaten“ zu nennen. Dort kopiere ich mir Fotos der Visitenkarten oder die Signatur der E-Mails von Ansprechpartnern hinein mit denen ich derzeit korrespondiere. Sollten es mehrere Menschen sein, füge ich auch Fotos der Personen hinzu. Dies erleichtert im laufenden Prozess die Korrespondenz.

Zusätzlich haben sich für Visitenkarten diverse Softwares am Markt etabliert, die Visitenkarten scannen und weitgehend selbstständig in das .vcs-Format umwandeln können. Dieses kann sowohl von Microsoft- als auch von Apple-basierten Rechnern ausgelesen und im Kontaktmanagement des Systems bzw. in Microsoft Outlook, Apple Mail, Lotus Notes oder ähnlichen Programmen abgelegt werden.

Auch wenn die Texterkennung manchmal von Hand etwas korrigiert werden muss – der Zeitgewinn gegenüber dem händischen Eintippen ist enorm. Einmal digitalisiert können die Kontaktdaten aus den Visitenkarten dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden und für Serienmails, Newsletter, Telefonkontakte und Mailinglisten eingesetzt werden. Die Papiervisitenkarten können dann, ordentlich in Karteikästen archiviert, der nächsten Entrümpelung entgegendämmern oder als Backup für die Softwareversion bei Datenverlust dienen.

Mehr Informationen und wertvolle Tipps zum Archivieren von Visitenkarten bietet Ihnen auch mein Artikel Outlook-Kontakte: Tipps für das schnelle Importieren, Sortieren, Zusammenführen und Teilen

Visitenkarten und was man aus Ihnen machen kann

In den alltäglichsten Dingen steckt oft viel mehr als man auf den ersten Blick vermutet – so auch in Visitenkarten. Das digitale Kontaktmanagement, welches für alle Unternehmen immer wichtiger wird, kann mittels QR-Codes bereits auf der Visitenkarte beginnen.

Ich hoffe, Sie könnten in diesem Artikel einige wertvolle Anregungen für ihr Kontaktmanagement mitnehmen, das sich schließlich nicht nur auf Visitenkarten beschränkt. Weitere wertvolle Tipps können Sie übrigens auch über meine Kontaktdaten erhalten: Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie jede Woche neue Tipps für Ihr tägliches Büro-Kaizen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: