Die Verzeichnisstruktur ist die Autobahn zu Ihren elektronischen Daten



Stellen Sie sich dieses Horrorszenario vor: Der Chef bittet Sie, das Protokoll für das Projekt X herauszusuchen. Sie klicken durch die Dateien, werden aber nicht fündig. Wo um alles in der Welt haben Sie das Dokument gespeichert? Inzwischen spüren Sie, dass der Chef langsam ungeduldig wird. Und Sie werden immer nervöser! Wenn Sie diese oder ähnliche Situationen schon erlebt haben, dann wissen Sie, dass Sie auch für die digitale Ablage klare Strukturen brauchen, um jedes Dokument entspannt innerhalb einer Minute wiederfinden zu können. Es kostet zwar etwas Zeit, aber es lohnt sich, eine maßgeschneiderte Verzeichnisstruktur für Ihre digitale Ablage zu entwerfen.

Fehlt eine logische Verzeichnisstruktur, ist die Arbeit mit dem Computer stressig und ermüdend.
Fehlt eine logische Verzeichnisstruktur, ist die Arbeit mit dem Computer stressig und ermüdend.

Was ist das Problem

Die Tendenz geht bei vielen Unternehmen immer mehr Richtung papierlosem Büro. Aber je umfangreicher die gespeicherten Informationen, desto schwieriger fällt es den Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Schließlich hat jeder unterschiedliche Vorstellungen von einer logischen Systematik. Spätesten im Vertretungsfall bricht das große Chaos aus und es beginnt das große Suchen. Verlassen Sie sich nicht auf die Schlagwortsuche. In der Regel werden nur drei Prozent der Daten auf diesem Weg gefunden. Aber auch gemeinsam festgelegte, digitale Ordnungssysteme können kollabieren bzw. den Überblick erschweren, wenn sie zu kleinteilig oder grobmaschig angelegt werden. Außerdem sollte eine gute Verzeichnisstruktur auch dafür sorgen, dass wichtige Informationen so wie Verträge, nicht in der Masse verschwinden.

So funktioniert es

Damit die Verzeichnisstruktur für die Ablage Ihrer elektronischen Daten funktioniert, arbeiten Sie unbedingt eng mit Ihren Mitarbeitern und der EDV-Abteilung zusammen. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Und jeder einzelne ist motiviert, diese Ordnung dauerhaft umzusetzen.

1. Schritt zur einheitlichen Verzeichnisstruktur: Sammeln Sie Daten

Es bleibt Ihnen nicht erspart, eine eigene, individuelle Datenablage zu entwickeln. Nur so passt die Verzeichnisstruktur zu den Anforderungen und Abläufen Ihres Unternehmens. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Dabei hilft Ihnen ein Blick auf Ihre alte Ordnerstruktur. Listen Sie auf, welche übergreifenden Themen für Sie relevant sind:

  • Buchhaltung
  • Finanzen
  • Kunden
  • Personal
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Technik

Dann schauen Sie sich an, welche Daten überhaupt anfallen: Verträge, Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Entwürfe, Protokolle, Präsentationen usw. Stellen Sie sich auch die Frage, welche Personen auf die Daten zugreifen und wie oft Dateien benötigt werden.

Um Ihnen die Denkarbeit zu erleichtern, habe ich Ihnen Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems zusammengestellt, die sich in meiner langjährigen Beratungspraxis bewährt haben:

Mit meinen Tipps wirf Ihre Ablage super effizient und macht sogar Spaß.
Mit meinen Tipps wirf Ihre Ablage super effizient und macht sogar Spaß.

Extra-Tipp:
Es ist zeitaufwendig, alle Dateien einzeln aufzumachen, um sich einen Überblick über die momentane Verzeichnisstruktur zu verschaffen. So geht es schnell und unkompliziert:

  • Öffnen Sie den Explorer, indem Sie auf die Windows-Taste und gleichzeitig den Buchstaben E drücken.
  • Klicken Sie mit der Maus in der linken Navigationsleiste auf den gewünschten Ordner oder das Laufwerk.
  • Drücken Sie im Ziffernblock auf die Sternchen-Taste: *. Es kann etwas dauern, bis das Verzeichnis mit den Unterdateien erstellt ist.
  • Mit der Minus-Taste im Ziffernblock schließen Sie den Verzeichnisbaum wieder.

Entspannen Sie, während die Technik für Sie arbeitet.
Entspannen Sie, während die Technik für Sie arbeitet.

2. Schritt zur einheitlichen Verzeichnisstruktur: Finden Sie sinnvolle Übergruppierungen

Jetzt ist ganz besonders Ihr Team gefragt. Überlegen Sie gemeinsam, nach welchen Regeln Sie die unterschiedlichen Dokumente anordnen. Es kann sinnvoll sein, einzelne Themen wie Rechnungen zu bündeln statt sie den jeweiligen Kunden zuzuordnen. Da kann es schon einmal hitzige Diskussionen geben. Machen Sie allen klar, hier gibt es kein richtig oder falsch. Entscheiden Sie sich zusammen mit Ihrem Team für die Lösung, die sich nach Ihren Anforderungen richtet und den optimalen Überblick garantiert.

Extra-Tipp:
Die Zukunft gehört zwar dem papierlosen Büro, trotzdem wird der Aktenordner nicht aus dem Arbeitsalltag verschwinden. Sie brauchen auch hier ein funktionierendes System, um Schriftstücke rasch wiederzufinden. Lesen Sie, wie Sie mit fünf Tipps ein funktionierendes Ablagesystem einführen.

Dank klaren Beschriftungen behalten Sie auch bei vielen Aktenordnern den Überblick.
Dank klaren Beschriftungen behalten Sie auch bei vielen Aktenordnern den Überblick.

3. Schritt zur einheitlichen Verzeichnisstruktur: Entwerfen Sie ein übersichtliches Ablagesystem

Angesichts der vielen Informationen besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Ich empfehle meinen Kunden, die neue hierarchische Ordnerstruktur mit Mind-Map zu entwerfen. Nehmen Sie ein großes Blatt Papier und schreiben Sie den Namen des Unternehmens in die Mitte. Ordnen Sie nun die Hauptordner mit den Hauptthemen (Personal, Vertrieb, Buchhaltung etc.) im Kreis herum an. Von jedem Hauptordner zweigen nun die entsprechenden Unterordner ab. Wenn erforderlich, gibt es noch Unterunterordner. Mehr als drei Ordnerebenen sind allerdings nicht effizient, denn Sie sollten jedes Dokument mit maximal drei Klicks erreichen können.

Eine entsprechende Mind-Map können Sie auch ganz leicht digital mit OneNote erstellen. Das zeige ich Ihnen in meinem Beitrag: Tipps für OneNote: Mind-Map erstellen und gemeinsam bearbeiten.

4. Schritt zur einheitlichen Verzeichnisstruktur: Erstellen Sie Ihren digitalen Verzeichnisbaum

Jetzt übertragen Sie entsprechend der Mind-Map die neue Struktur in ein Unterverzeichnis auf Ihren Computer. Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10. Mehr Ordner sollten Sie aufgrund der Übersichtlichkeit vermeiden. Die Zahlen helfen, die bestehende Ordnung beizubehalten, weil niemand einfach einen neuen Ordner dazwischen quetschen kann. Außerdem können Sie so die alphabetische Reihung umgehen und die Ordner nach Ihren Vorstellungen anordnen. Die Ablagespielregeln gehören gleich an erster Stelle, damit das Team sich immer wieder informieren kann.

Beispiel für eine Ordnerstruktur auf drei Ebenen:

  • 00 Ablagespielregeln
  • 01 Organisationshandbuch
  • 02 Personal
  • 03 Kunden
  • 04 Vertrieb
  • 05 Marketing
    • 01Pressearchiv
    • 02 Veranstaltungen
      • 2016-05-11_Tag der offenen Tür
      • 2017-05-13_Tag der offenen Tür
  • 06 Technik

Mit der neuen Verzeichnisstruktur finden Sie alle Dateien mit maximal drei Klicks.
Mit der neuen Verzeichnisstruktur finden Sie alle Dateien mit maximal drei Klicks.

Extra-Tipp:
Auf der dritten Ebene ist es sinnvoll, die Dateien mit Datum zu versehen. Schreiben Sie zuerst das Jahr, dann Monat und Tag sowie einen aussagekräftigen Namen. Achten Sie darauf, immer die gleiche Schreibweise zu verwenden. Dann sortiert Windows die Dateien nach Aktualität, die neueren befinden sich immer ganz oben.

5. Schritt zur einheitlichen Verzeichnisstruktur: Führen Sie das neue System ein

Bevor Sie mit dem neuen Verzeichnis arbeiten, sollte die EDV-Abteilung zunächst ein Backup des alten Datenbestandes erstellen. Sobald die Techniker ihr Okay geben, wird ausschließlich mit dem neuen System gearbeitet. Innerhalb eines vereinbaren Zeitraumes haben alle Mitarbeiter Zeit, die alten Daten in das neue System zu verschieben. Geben Sie dafür einen kurzen Zeitraum von einer Woche an, damit niemand diese Arbeit auf die lange Bank schiebt. Anschließend kann die alte Struktur gelöscht werden, damit niemand aus Versehen dieses System verwendet.

Extra-Tipp:
Es ist gar nicht so leicht, eine neue Verzeichnisstruktur zu erstellen. In meinem Buch „Für immer aufgeräumt-auch digital“ erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie wir bei tempus die Verzeichnisstruktur handhaben. Hier finden Sie auch effiziente Tipps für die Ablagespielregeln von Büro-Kaizen®:

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Darauf kommt es an
Übung macht den Meister. Erwarten Sie also nicht, dass Ihre Verzeichnisstruktur gleich perfekt ist. Setzen Sie sich einen Zeitraum von einen Monat zur Kontrolle. Dann trifft sich das Team erneut und feilt weiter an den Details. Die Praxis zeigt schnell, ob sich das System bewährt hat oder ob es sinnvoll ist, neue Unterverzeichnisse einzufügen.

Was der Tipp bewirkt
Einheitliche Standards wie die einheitliche Verzeichnisstruktur für das Unternehmen verringern Suchzeiten. Außerdem ist das System viel übersichtlicher und fehlende Informationen fallen schnell auf. Das fördert die Qualität der Arbeit. Gleichzeitig finden sich neue Mitarbeiter sowie die Vertretung schneller zurecht. Wenn bei Ihnen im Unternehmen die Zuständigkeiten sowie die Vertretungsregelungen nicht so gut funktionieren, dann empfehle ich Ihnen meine Tipps in diesem Blog-Beitrag: Cobra übernehmen Sie – Denken Sie an Ihre Urlaubsvertretung.

Und Sie?
Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen! Kennen Sie eigentlich schon meine Podcast-Beiträge auf YouTube? In kurzen Einspielern zeigen Ihnen, wie Sie mit Büro-Kaizen die Effizienz in Ihrem Unternehmen bis zu 20 Prozent steigern.

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