Verwaltungskosten: Von niemandem geliebt und doch notwendig



Die wirklich effektive Verwaltung ist seit Jahrtausenden ein Ideal, das nur mühsam erreicht werden kann. Schon die antiken Ägypter begannen, ihre Angelegenheiten zu verwalten und wirtschaftlich zu handeln. Zwar ist uns das altägyptische Wort für Kostensenkung nicht überliefert - es dürfte aber schon dort Menschen gegeben haben, die über Sinn, Kosten und Nutzen von Verwaltungen nachgedacht haben.

Verwaltungskosten senken ohne Flurschaden: So optimieren Sie richtig Klick um zu Tweeten

Prinzipiell hat sich seitdem nicht viel geändert. Zwar haben wir Hieroglyphen gegen die PC-Tastatur getauscht, dennoch verursachen viel zu viele, unnötig bürokratische und umständliche Vorgänge hohe Verwaltungskosten, die meist unbemerkt im immer stärker anschwellenden Verwaltungsbudget verschwinden. Ich möchte mit Ihnen in diesem Artikel daher auf die Suche gehen: welche Verwaltungskosten können Sie wirklich einsparen, ohne dass es zu Lasten der Mitarbeiter oder der Produktivität geht? Gehen Sie mit mir auf die Suche!

Ordnung und Organisation senken Verwaltungskosten am besten

Klar - ich komme Ihnen nicht zum ersten Mal mit diese Idee und wahrscheinlich haben Sie sich auch schon geahnt, wozu ich Ihnen als Aufräumexperte raten werde: Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Unternehmen, nachhaltig, dauerhaft und im Detail.

Ordnung am Arbeitsplatz spart Verwaltungskosten
Ordnung am Arbeitsplatz spart leicht Verwaltungskosten.

Hierzu gehört eine nachhaltige Ordnung am Arbeitsplatz ebenso wie eine effiziente und aufgeräumte Akten- und gut organisierte Dateiablage. So senken Sie die Verwaltungskosten bereits durch die Reduktion von Suchzeiten und schnellere Projektdurchlaufzeiten.

Rettet die Wälder: Weniger Papier verbrauchen durch zentrale Ablage

Oberflächlich läuft alles prima: Der Auftrag kommt herein, wird erfasst, in die EDV eingegeben, das Formular vielleicht kopiert, doppelt abgeheftet, an die Buchhaltung übergeben, die sich ihrerseits natürlich Kopien macht, noch eine Kopie an die Fertigung, wieder ein Ordner, noch eine Kopie… merken Sie etwas? In den meisten Unternehmen reichen zehn Aufträge bereits aus, um einen handelsüblichen Stapel Kopierpapier zu vernichten. Dabei handeln alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter in gutem Glauben um die Wichtigkeit ihrer Papierablage und steigern jeder für sich die Verwaltungskosten.

Weninger Papier spart Verwaltungskosten
Wenn Sie digital arbeiten sparen Sie Papier und so auch Verwaltungskosten.

Was wäre, wenn ein Auftrag zentral erfasst werden würde, als PDF gespeichert auf einem Server abgelegt wird? Deutlich weniger Papier, deutlich weniger Kosten für Aufbewahrung und Archiv, für Druckertoner und vor allem fürs Suchen: eine gut organisierte, digitale Aktenablage schafft daher einen wesentlichen Schritt zu weniger Verwaltungskosten.

Fehler vermeiden hilft Verwaltungskosten senken

Der beste Prozess läuft heiß, wenn man die Stellschrauben überdreht: Überlastet man die Mitarbeiter und die Produktionsprozesse, entstehen zwangsläufig Fehler und das Qualitätsniveau sinkt bestenfalls auf Mittelmaß. Durch die entstehenden Fehler und die zwangsläufig entstehenden Reklamationen schnellen die Verwaltungskosten in die Höhe - zusätzlich wenden sich Kunden unzufrieden bis entnervt von Ihrem Unternehmen ab, da der Service nicht mehr adäquat gewährleistet werden kann. So werden Ihre Mitarbeiter erst unzufrieden, später dann krank, Fluktuation setzt ein… wer bis jetzt die heulenden Alarmsirene nicht gehört hat, wird in voller Optimierungsabsicht untergehen.

Optimieren Sie Ihre Verwaltungskosten daher immer mit Augenmaß und im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern. Nicht alles, was aus der erhöhten Chefperspektive überflüssig erscheint, kann bedenkenlos rationalisiert werden. Reden Sie für Ihre Bereiche qualifizierten Mitarbeitern der Fachabteilungen, machen Sie die Reduktion von Verwaltungskosten für jeden Mitarbeiter zur Chefsache. Etablieren Sie am besten sofort ein betriebliches Vorschlagswesen, das gute Ideen angemessen entlohnt und Motivation für weitere Einfälle schafft.

Ihre Ideen zur Senkung von Verwaltungskosten interessieren mich

Haben Sie eine Idee, die wirklich spart? Sind Ihnen bei der Lektüre dieses Beitrags neue Ideen gekommen, die Sie gerne mit mir teilen möchten? Schreiben Sie mir einen Kommentar oder eine E-Mail - ich freue mich auf Ihr Feedback!



Schlagwörter: , ,

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.