Teile und herrsche – auch in der Urlaubszeit. Darauf kommt es bei Ihrer Vertretung an



Divide et impera, teile und herrsche heißt es auch in der Urlaubszeit und auch wenn ich nicht so spätrömisch argumentieren möchte ist es dennoch wichtig, alle notwendigen Kompetenzen an eine geeignete Vertretung abgeben zu können. Auch wenn es vielen Führungskräften im Alltag nicht so scheint: Niemand darf in einem Unternehmen unentbehrlich sein, zumindest auf Zeit. Denn wenn sich Teile der Leitungsebene oder Sie sich als Geschäftsführer selbst im Urlaub befinden oder wegen Krankheit ausfallen muss das Unternehmen handlungsfähig bleiben. Die Vertretung muss also ermächtigt werden, im vorab definierten Umfang Entscheidungen selbst zu treffen. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie möglichen Abwesenheiten gelassen entgegensehen können – Ihre gut vorbereitete Vertretung macht das schon.

Was muss meine Vertretung wissen?

Bevor Sie Ihre Abwesenheit antreten, muss Ihre Vertretungsregelung stehen. Was bei einer lang geplanten Urlaubsreise problemlos möglich ist, kann jedoch bei einer ungeplanten Abwesenheit durch Krankheit oder einem unvorhergesehenen, geschäftlichen Auslandsaufenthalt schnell für Kopfschmerzen sorgen. Eine mit heißer Nadel gestrickte Regelung für die Vertretung bereitet Konfusion und Frust bei den Mitarbeitern und Sie werden bei Ihrer Rückkehr ein Chaos vorfinden.

Vertretung frühzeitig regeln und vorbereiten
Nicht untergehen: Wenn Ihre Vertretung gut vorbereitet ist, geht alles gut

Stellen Sie daher nicht erst in der (zeitlichen) Not, sondern vorzeitig und präventiv genaue und präzise Regeln für Ihre Vertretung auf, die sich von jedem Mitarbeiter nachvollziehen lassen. Hierfür habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die Ihre Vertretung jederzeit wissen lässt, was in Ihrer Abwesenheit zu tun ist.

Checkliste Vertretung: Der Plan für alle Fälle

  • Die Ankündigung: Vorausgesetzt, dass Sie Ihre Abwesenheit planen können, sollten Sie mindestens zwei Wochen vor Ihrer Abwesenheit Ihre Vertretung über den Zeitraum Ihrer Abwesenheit informieren. Für den Fall, dass die Abwesenheit ungeplant eintritt, sollten Sie präventiv einen festen Vertreter unter Ihnen Mitarbeitern benennen.
  • Zugänge, Vollmachten, Passwörter und Schlüssel: Legen Sie genau fest, wo und wie Ihre Mitarbeiter an die notwendigen Daten kommen. Dazu sollten Sie diese am besten in einer Vertretungsmappe deponieren. Diese kann im abgeschlossenen Schreibtisch oder auch im Tresor deponiert werden - wichtig ist, dass mindestens einer Ihrer Mitarbeiter den Schlüssel hat oder die Kombination kennt.
  • Prokura und Unterschriften: In diese Mappen gehören auch die notwendigen Vollmachten, in denen Sie Ihre Vertretung zur Leistung von Unterschriften ermächtigen. Sollten Sie selbst nicht der Geschäftsführer sein, können Sie auch die generelle Anweisung erteilen, dass alle Vorgänge über die Geschäftsführung abzuwickeln sind.
  • Anweisungen zum Umgang mit eingehenden Anrufen, E-Mails und Post: Legen Sie genau dar, wie Ihre Vertretung mit diesen Dingen umgehen soll. Für Anrufe empfiehlt sich ein Anrufjournal, dass Name, Grund und Telefonnummer des Anrufs festhält und vor allem, ob nach Ihrer Rückkehr noch Rückruf- oder Handlungsbedarf besteht. Ihren E-Mail-Posteingang sollten Sie mit zwei Ordnern namens “Eilt” oder “Wichtig” und “Priorität zwei” oder “ToDos langfristig” ausstatten. Hier kann Ihre Vertretung E-Mails an Sie ablegen, sofern sie diese nicht selbst beantworten kann. Ähnlich können sie mit zwei Eingangspostsammlern für Briefpost umgehen.
  • Notfallnummern: Klar – Urlaub ist Urlaub und soll es auch bleiben. Dennoch ist eine Notfallnummer, mit genauen Anweisungen wie und in welchem Fall diese zu benutzen ist, wichtig. Natürlich sollte an dieser Nummer eine Mailbox oder ein Anrufbeantworter angeschlossen sein um eingehende “Notrufe” nicht zu verpassen. Selbstverständlich kann auch eine E-Mail-Adresse als Notfallkontakt angegeben werden.

Wer eignet sich als Vertretung?

Wer sich als Vertretung in einem Unternehmen eignet, hängt zuallererst, aber nicht ausschließlich von der persönlichen Eignung und dem Vertrauensverhältnis zwischen dem Chef und seinen Mitarbeitern ab. Verlässliche Kräfte können bedenkenlos mit erweiterten Verantwortlichkeiten für die Zeit der Vertretung betraut werden – allerdings gibt es hier juristische Grenzen.

Denn die Freizeichnung von Rechnungen ab einer bestimmten Höhe, die Unterzeichnung von Verträgen und Personalentscheidungen sind selbstverständlich nur Führungskräften oder der Geschäftsführung vorbehalten. Soll in der Abwesenheit eine solche Handlung oder eine ähnlich weittragende Entscheidung durch die Vertretung durchgeführt werden, muss diese hierzu speziell und per Vollmacht ermächtigt werden. Hierzu sollten Sie juristische Rücksprache halten, damit in Ihrer Abwesenheit geschlossene Vorgänge Rechtsgültigkeit bekommen und behalten.

Vertretung regeln und entspannt abschalten
Alles richtig gemacht: Sie entspannen sich, Ihre Vertretung hat alles Griff

Vertretung muss und darf nicht Verschleppung bedeuten

Wenn Sie die in diesem Blogeintrag genannten Tipps zur Einrichtung einer handlungsfähigen Vertretung beachten, geht in Ihrer Abwesenheit nicht mehr wirklich viel schief. Sind alle möglichen Szenarien bedacht, bleibt für die In immer noch die Notfallnummer oder die Geschäftsführung als entscheidende Instanz. Als Urlaubs- oder Abwesenheitslektüre auf Ihrem E-Mail-Posteingang empfehle ich Ihnen außerdem meinen Newsletter , mit dem Sie noch viele weitere nützliche Tipps für Ihren Büroalltag erhalten.

Ich persönlich hoffe, dass Sie mit diesen Tipps entspannter vom Büro fernbleiben, einen entspannten Urlaub verleben und sich bei Krankheit in Ruhe auskurieren können. Denn niemand ist unersetzlich - es kommt nur auf die Vorbereitung an! Mehr Tipps zu einem guten und ausgeglichenen Arbeitsleben habe ich Ihnen auch in meinem Artikel Ausgleichende Gerechtigkeit: Die richtige Work-Life-Balance zusammengestellt.

 





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