Vertrauensarbeitszeit ist gut, Überwachung ist besser? Warum es sich lohnt, Angestellten mehr Freiheit zu lassen


Vertrauensarbeitszeit ist ein Begriff, bei dem die meisten Arbeitgeber zusammenzucken. Sie finden, das alte Modell 9–17 Uhr habe sich doch bewährt. Und überhaupt, viel zu kompliziert und aufwändig, daran irgendetwas zu ändern!
Was aber gar nicht stimmt. Im Grunde ist es sehr einfach, etwas zu ändern, gerade, weil kaum ein Berufszweig so prädestiniert ist für die Einführung der Vertrauensarbeitszeit wie die Büroarbeit. Denn für viele Aufgaben ist es völlig unerheblich, ob man sie im Firmenbüro oder im Home-Office, morgens um punkt 9 Uhr oder erst um 14 Uhr erledigt. Das Wichtigste ist, dass die Aufgaben erledigt werden und so, dass weitere Prozesse davon nicht beeinträchtigt werden.
Doch wie kann man Vertrauensarbeitszeit so organisieren, dass alle etwas davon haben?

Was ist das Problem

In einer Umfrage kam heraus, dass 37 Prozent aller Angestellten flexible Arbeitszeiten gut fänden. Also fast die Hälfte aller Angestellten wünscht sich die Freiheit, sich die Zeit, in der sie arbeiten, selbst einteilen zu können.
Doch Unternehmen lehnen das ab, oft mit wenig überzeugenden Argumenten. Dabei hat sich längst herausgestellt, dass Vertrauensarbeitszeit funktionieren kann und dass sie für die Angestellten große Vorteile hat, ohne für die Unternehmen von Nachteil zu sein.

Was Vorgesetzte fürchten: dass in der Vertrauensarbeitszeit nicht gearbeitet wird.

So funktioniert es

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Vertrauensarbeitszeit testen wollen, dann beginnen Sie zunächst mit einer Testgruppe für einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten. Vorher sollten Sie den Versuch keinesfalls abbrechen. Besser wäre ein ganzes Jahr.
Wie Sie die Vertrauensarbeitszeit organisieren, damit sie erfolgreich wird, erkläre ich Ihnen hier.

1. Tipp

Legen Sie zunächst für die Testgruppe fest, welche Projekte für die Vertrauensarbeitszeit infrage kommen. Das kann unabhängig davon geschehen, ob viel oder wenig Abstimmungsbedarf während der Projektlaufzeit nötig ist. Denn im digitalen Zeitalter kann jede Besprechung, jedes kurze Abgleichen auch virtuell oder, ganz old school, telefonisch stattfinden.
Geben Sie außerdem verbindliche Laufzeiten für die einzelnen Schritte der Projekte vor, die auch während der Vertrauensarbeitszeit eingehalten werden müssen. Orientieren Sie sich dabei an den aktuellen Laufzeiten – wenn Sie unsicher sind, fragen Sie die Beteiligten.

Was tatsächlich passiert: Angestellte arbeiten sehr effizient in der Vertrauensarbeitszeit.

2. Tipp

Legen Sie außerdem frühzeitig, am besten im Jahresplan, fest, zu welchen Terminen Anwesenheitspflicht im Büro besteht.
Legen Sie Regeln fest, wie die Angestellten mit Nachtarbeit, Wochenenden und Feiertagen umgehen sollen. Eigentlich ist Vertrauensarbeitszeit nicht dafür vorgesehen, nun auch noch in der Nacht zu arbeiten, an Heilig Abend oder im Urlaub, doch sollten Sie sich trotz allem an die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes halten.
Vergessen Sie nicht, sich im Vorhinein Gedanken über die Zeiterfassung zu machen, nicht nur, wenn es um Wochenend- und Feiertagsarbeit geht, die entsprechend vergütet werden muss.

3. Tipp

Es gibt einen Punkt, an dem Versuche, eine Vertrauensarbeitszeit zu etablieren scheitern. Aber an diesem Punkt scheitern diese Unternehmen meist ganz generell: der Kommunikation, besser gesagt: der Unfähigkeit gut und sinnvoll zu kommunizieren.
Legen Sie fest, welche Kommunikationswege während der Vertrauensarbeitszeit eingehalten werden müssen. Wen muss man informieren, wenn man im Home Office arbeitet? Wie soll man mit Terminen und Zusagen umgehen, die man nicht einhalten kann? Wer muss wann darüber informiert werden?
Wer gehört bei Zwischenberichten, Memos usw. ins CC der E-Mail? Wer ist von wann bis wann erreichbar? Gibt es feste Erreichbarkeitsregeln für jene Angestellten, die die Vertrauensarbeitszeit in Anspruch nehmen? Welche Kommunikationswege müssen sie und die konventionell weiterarbeitenden Kollegen beachten?

Planen Sie frühzeitig Besprechungen vor Ort ein.

Darauf kommt es an

Damit die Vertrauensarbeitszeit wirklich funktioniert, bedarf es einer sehr guten Koordination durch die Arbeitgeber. Sie müssen Pflichten und Aufgaben so verteilen, dass sie im Zeitrahmen bleiben können. Und Sie müssen die Regeln und Zeiten besonders gut und klar kommunizieren. Je klarer die Grenzen des Ganzen sind, desto einfacher wird die Realisierung der Vertrauensarbeitszeit.
Zwingen Sie die Vertrauensarbeitszeit aber niemandem auf. Es gibt Menschen, die die festen Strukturen von 9–17 Uhr im Büro brauchen, um gut arbeiten zu können. Andere blühen erst so richtig auf, wenn sie sich die Zeit frei einteilen können. Überlassen Sie es deshalb allen selbst, zwischen alter Arbeitszeit und Vertrauensarbeitszeit zu wählen. Und geben Sie ihnen die Möglichkeit, wenn sie mit der Vertrauensarbeitszeit nicht klarkommen, wieder in die alte Arbeitszeit zurückzukehren.

Was der Tipp bewirkt

Die Vertrauensarbeitszeit hat Vorteile für beide Seiten, Arbeitgeber und Angestellte. Arbeitgeber können damit rechnen, dass Angestellte produktiver sind, wenn sie sich die Arbeitszeit frei einteilen können. Denn die Arbeit ist dann ergebnisfokussiert und nicht mehr zeitfokussiert. Das wiederum fördert die Effizienz und Verlässlichkeit der Arbeitsleistung.
Für Angestellte hat die Vertrauensarbeitszeit drei große Vorteile: sie können auf diese Weise ihre individuellen Stärken herausarbeiten und weiterentwickeln und sie haben die Chance, ihre Potenziale nicht nur voll auszuspielen, sondern auch auszubauen. Und nicht zuletzt haben insbesondere Väter die Möglichkeit, ihre Kinder viel stärker beim Aufwachsen zu begleiten. Für beide, Frauen und Männer, hat die Vertrauensarbeitszeit eine intensivere Familienzeit zur Folge, was für die meisten ein Pluspunkt bei der Bewertung ihrer Arbeitgeber ist.

 

Extra-Tipp

Schulen Sie Ihre Angestellten vor Beginn der Vertrauensarbeitszeit noch in Sachen Datenschutz. Klären Sie, inwieweit private Geräte wie Computer oder Handys genutzt werden dürfen und ob die genutzten Geräte sämtlichen Datenschutzvorschriften entsprechen.
Informieren Sie sie auch über die Folgen des Gebrauchs dieser Geräte. Nutzen die Angestellten nämlich z. B. ihr Diensthandy für Facebook oder LinkedIn, sind sehr schnell alle privaten und keinesfalls beruflichen Kontakte aus der Telefonliste bei diesen Unternehmen gelandet. Das darf natürlich passieren.

Und Sie?

Vertrauensarbeitszeit kann also einem Unternehmen viele Vorteile bringen. Einer davon ist eine Steigerung der Effizienz. Wenn Sie diese auch im restlichen Unternehmen steigern möchten, dann fangen Sie doch mal in den Büros an. Ich habe in meinem kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ zahlreiche gute Tipps für Sie, wie das gesamte Team die Effizienz um bis zu 20% steigern könnte.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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