Alles andere als selbstverständlich: Verhaltensregeln in Besprechungen



Der Sitznachbar checkt seine Facebook-Timeline, der Kollege gegenüber beantwortet E-Mails. Die letzten Teilnehmer trudeln fünf Minuten zu spät ein und als der Chef endlich die Besprechung eröffnet, klingelt ein Handy. Der Besitzer geht natürlich sofort ran und alle dürfen zuhören. Klingt wie Unterricht an einer Brennpunktschule. Ist aber in Wahrheit der Alltag in vielen deutschen Unternehmen. Selten glänzt ein Ort so durch Abwesenheit von Umgangsformen wie das Besprechungszimmer. Zeit, ein paar Verhaltensregeln aufzustellen.

Verhaltensregeln helfen in Besprechungen
Mit Verhaltensregeln können Sie problemlos Besprechungen durchführen.

So gehen Sie es an: Spielregeln gemeinsam festlegen

Eine Regel nutzt nur, wenn sie auch angewendet wird. Deshalb ist es wichtig, die Verhaltensregeln gemeinsam mit den Mitarbeitern festzulegen. Wichtig ist, nicht zu viel auf einmal zu wollen. Steigen Sie lieber langsam in das Thema ein:

  • Gehen Sie gemeinsam durch, worin die Hauptprobleme liegen. Ist es die Unpünktlichkeit, die Unaufmerksamkeit etc.?
  • Sammeln Sie mögliche Maßnahmen und Regeln
  • Diskutieren Sie welche Punkte am wichtigsten bzw. dringendsten sind
  • Überlegen Sie in welcher Reihenfolge Sie die Maßnahmen und Regeln umsetzen möchten
  • Legen Sie die Regeln verbindlich fest
  • Hängen Sie die Regeln gut lesbar im Besprechungszimmer aus und nehmen Sie sie außerdem ins Handbuch auf

Ein schrittweiser Einstieg ist besser, als sich zu hohe Ziele zu setzen und dann frustriert zu scheitern. In der Praxis können Besprechungsregeln zum Beispiel so aussehen:

Und wie funktioniert es in der Umsetzung?

Tipp Nr. 1: Verteilen Sie Rollen

Sehen Sie sich nicht als alleinigen Verantwortlichen. Legen Sie den erfolgreichen Sitzungsverlauf in mehrere Hände. Sie können zu Beginn neben dem Protokollführer auch einen Moderator und einen Zeitnehmer bestimmen:

  • Der Moderator leitet die Sitzung. Er ist in der Regel derjenige, der die Tagesordnung erstellt hat.
  • Der Zeitnehmer kontrolliert mit einer Sanduhr in der Hand, dass Wortbeiträge eines Teilnehmers maximal 90 Sekunden dauern.

Tipp Nr. 2: Nur einer redet

Immer wieder enden Besprechungen in einer verbalen Rangelei. Gewonnen hat, wer am Ende noch hörbar ist. Achten Sie deshalb darauf, dass immer nur einer redet. Sollten Sie Schwierigkeiten damit haben: Manche Firmen haben schon gute Erfahrungen damit gemacht, einen kleinen, weichen Ball einzusetzen. Wer den Ball hat, hat das Rederecht. Das mag zwar am Anfang etwas verspielt wirken – aber so lange es hilft, kann man diese Methode verwenden.

Tipp Nr. 3: Sanktionieren Sie Unpünktlichkeit

Viele Besprechungen kranken an Unpünktlichkeit. Kunden haben mir davon berichtet, dass sie gute Erfahrungen damit gemacht haben, ein Sparschwein aufzustellen. Wer unpünktlich erscheint, muss hier einzahlen. Was die Höhe des Betrages angeht, so ist hier vieles möglich: Es kann für die Verspätung ein Euro eingezahlt werden. Ich habe aber auch schon von Extremfällen gehört, bei denen ein Euro pro Minute Verspätung zu zahlen war. Der Inhalt des Sparschweins wird dann für einen gemeinsam definierten Zweck verwendet. Sie können ihn zum Beispiel zu einem sommerlichen Eis-Essen oder für einen Programmpunkt der Weihnachtsfeier nutzen. Das stärkt den Team-Geist und hebt die Stimmung.

Extra-Tipp

Eine gute Möglichkeit, Besprechungen im Zaum zu halten ist, sie im Stehen abzuhalten. Der Ablauf ist oft effizienter und die Teilnehmer konzentrierter. Mehr dazu erfahren Sie in meinem Blog-Beitrag „Effizienz-Wunder gegen Trägheit: Besprechungen im Stehen”.

Verhaltensregeln in Besprechungen schaffen Effizienz statt Frust. Klick um zu Tweeten

Was sind Ihre Erfahrungen?

Hatten Sie auch schon denkwürdige Besprechungs-Erlebnisse? Vielleicht haben Sie sogar eigene Methoden, um Besprechungen effizienter zu machen? Ich freue mich, wenn Sie mir davon erzählen.

Übrigens

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1 Kommentar
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