Den Arbeitsalltag vereinfachen? Unmöglich! Oder? Drei Tipps, wie Sie durch Vereinfachen effizienter werden



Schon Albert Einstein fand, dass ein einfaches Leben für Körper und Geist gut sei. Doch die heutige Arbeitswelt ist alles andere als einfach: die Aufgaben werden immer komplexer, immer weniger Menschen müssen immer mehr Arbeit verrichten, und die Krankenzeiten aufgrund von Stress und Belastungen steigen.

Was ist das Problem

Den Arbeitsalltag vereinfachen? Das erscheint vielen unmöglich. Die Anforderungen sind zu hoch, die Arbeit zu vielschichtig, die Prozesse auf zu festem Niveau abgestimmt, um irgendeine Chance zu lassen, daran etwas zu verändern, geschweige denn, zu vereinfachen.

Viele Angestellte haben das Gefühl, dass die Arbeit unübersichtlich geworden ist. Der schnell dahingesagte Spruch „Früher war alles einfacher“ ist gar nicht so abwegig.

Das Gefühl, dass die Überlastung steigt, führt zu Erschöpfung. Und die wiederum führt zu deutlich ineffizienterer Arbeit und Unzuverlässigkeit.

So funktioniert es

Damit Sie selbst und Ihr Unternehmen nicht darunter leiden, hilft nur eins: Vereinfachen, wo es geht. Leichter gesagt als getan, denken Sie? Ich kann Sie beruhigen: die Schritte, die Sie unternehmen können – und sei es nur an Ihrem eigenen Arbeitsplatz – werden große Auswirkungen haben.

Mit unserem Prinzip des Büro-Kaizen® können Sie Ihre Effizienz um bis zu 20% steigern. Und das, indem Sie gleichzeitig den Stress mindern und der Überlastung vorbeugen. Wie hört sich das an? Vielleicht hört es sich zu gut an, um wahr zu sein? Doch der Fehler, den die meisten machen, ist: Sie denken zu groß. Eine nachhaltige Veränderung (auch zum Positiven) fängt aber mit kleinen Schritten an. So wie eine winzige Klammer dafür sorgen kann, dass ein ganzer Stapel Papier nicht auseinanderfällt.

1. Tipp:

Fangen Sie bei einem Ihrer wichtigsten Arbeitsgeräte an: dem Computer. Wie sieht dort z. B. Ihr Desktop aus? Vielleicht so?

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Unübersichtlich, chaotisch, ineffizient: der typische Desktop. Vereinfachen Sie die Ordnung, um Dateien schneller wiederzufinden.

Vielleicht wissen Sie bei einer oder zwei der dort abgelegten Dateien noch, was sich hinter dem Icon verbirgt. Aber Hand aufs Herz: der Großteil verschwindet doch in der großen Masse.

Das erhöht nicht nur die Suchzeiten. Derart unübersichtliche und ungeordnete Massen von Downloads, Dateien, Ordnern und Programmen haben noch einen weiteren Effekt: sie irritieren Sie. Denn im Hinterkopf haben Sie immer den Gedanken: „Ich muss diese Unordnung dringend aufräumen.“ Dieser Gedanke ist da, auch wenn Sie ihn gar nicht bemerken. Bei jedem Blick auf den Desktop blitzt er kurz wieder auf.

Das schlechte Gewissen wächst, der Druck auch, und der Desktop und all die anderen chaotisch abgelegten Dateien werden damit zu einem Baustein der Überforderung und Überlastung. Solche negativen Stressgefühle aber behindern Sie bei der Arbeit und beeinträchtigen Ihre Effizienz.

Räumen Sie daher auf, sowohl den Desktop als auch den restlichen Computer. Entwerfen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem für Ihre Dateien und zwingen Sie sich, alle neuen Dateien nach diesem System abzulegen. So werden Desktop und Computer übersichtlicher. Und das bedeutet: schon mit diesem kleinen Schritt vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag. Sie reduzieren den Stress und steigern die Effizienz und das Wohlbefinden.

2. Tipp:

Ein weiterer kleiner Schritt, Ihren Arbeitsalltag zu vereinfachen, ist das wunderbar hilfreiche Sichtbuch.

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Das Sichtbuch ist eine prima Alltagshilfe, die Suchzeiten verkürzt und die Effizienz erhöht.

In diesem Sichtbuch sammeln Sie all die wichtigen Telefonnummern, Kurzanleitungen und Hinweise, die Sie täglich oder häufig benötigen. Und all die Zettel, die irgendwo herumliegen, am Monitor kleben oder mit denen die Pinnwand gespickt ist, werfen Sie anschließend weg.

Sie können das Sichtbuch in einen Hefter oder schmalen Ordner packen und den griffbereit auf dem Sideboard oder in der Schublade haben. Sie können aber auch einen Ständer dafür besorgen (siehe Bild oben), den Sie schon von Ihrer Supermarktkasse kennen (dort werden immer die aktuellen und Tagesangebote gesammelt). Was an der Kasse funktioniert, funktioniert auch an Ihrem Schreibtisch.

Sie können die einzelnen Seiten bei Bedarf ändern und austauschen, damit Sie immer auf dem aktuellsten Stand sind. Auch das Sichtbuch kann Ihren Arbeitsalltag erheblich vereinfachen. Denn Sie müssen gar nicht erst aufwändig in Dateien, im Handy, in Ihrer Zettelwirtschaft oder irgendwelchen alten Ordnern suchen: Sie haben das Wichtigste immer parat.

Den Arbeitsalltag vereinfachen? Unmöglich! Oder doch nicht? Jürgen Kurz zeigt, wie's geht. Klick um zu Tweeten

3. Tipp:

Stellen Sie sich vor, Sie könnten etwas, das sonst eine Viertelstunde dauert, auf eine Minute reduzieren. Kling gut? Dann versuchen Sie es mal mit unseren One-Minute-Lessons. Zum Beispiel an einem der neuralgischsten Punkte jedes Büros: dem Kopierer.

Wenn es im Kopierer Papierstau gibt, dann wissen die meisten nicht, wie sie den entfernen können. Die einen verdrücken sich ganz schnell und hoffen, dass sich jemand anderes damit auskennt und sie später einen wieder funktionierenden Kopierer vorfinden. Die anderen fragen Susi, die Kollegin, die als einzige Bescheid weiß, wie man den Stau entfernt. Doch bis Susi kommen kann, und bis Susi dann den Stau beseitigt und Ihnen die Handhabung erklärt hat, vergehen kostbare Minuten, die Ihnen und Susi im Arbeitsalltag fehlen.

Vereinfachen Sie das Ganze deshalb durch eine One-Minute-Lesson für den Kopierer (und für alle anderen Geräte, bei denen Susi immer springen muss). Schreiben Sie in kurzen Sätzen, am besten durch Fotos oder verständliche Grafiken illustriert, wie das Problem beseitigt werden kann. Anschließend bringen Sie diese One-Minute-Lesson gut sichtbar und erkennbar an oder bei dem Gerät an.

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Mit einer One-Minute-Lesson sparen Sie Zeit und Nerven – Sie vereinfachen den Vorgang und werden dadurch effizienter.

Auch damit vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag, denn Sie lernen ruck-zuck, den Stau selbst zu beseitigen und müssen nicht erst Susi suchen gehen. Ihre Effizienz steigt, und beinahe genauso wichtig: die Laune von Susi auch.

Darauf kommt es an

Um Arbeitsabläufe und Wege zu vereinfachen, zu erleichtern, hilft es immer, zuerst einmal einen Schritt zurückzutreten. Schauen Sie sich die Vorgänge und Prozesse aus ein wenig Distanz an. Sie müssen ja nicht sofort zu der perfekten Veränderung und Vereinfachung kommen. Gerade, wenn sich Abläufe über mehrere Jahre schon fest eingespielt haben, findet man die versteckten Schwierigkeiten oft erst, wenn man sich das Ganze in Ruhe und wirklich sehr genau anschaut. Räumen Sie sich dafür also Zeit ein und schauen Sie genau hin.

Was der Tipp bewirkt

Arbeitsabläufe und Prozesse zu vereinfachen und grundlegende Dinge zu standardisieren, erleichtert die Arbeit, verkürzt die Wege und gibt allen Angestellten die Chance, sehr viel konzentrierter und dadurch effizienter zu arbeiten.

Extra-Tipp

Wenn Sie Wege und Abläufe in Ihrem Unternehmen vereinfachen möchten, dann tun Sie dies aber immer nur in Absprache mit den betreffenden Team-Mitgliedern. Die Erfahrung zeigt: was Sie für „einfach“ halten, kann etwas ganz anderes sein als das, was die Angestellten sich an Vereinfachung wünschen. Manchmal machen die vermeintlichen Vereinfachungen, die von oben diktiert werden, sogar alles nur noch komplizierter für diejenigen, die die Arbeiten ausführen.

Natürlich liegt eine verbesserte Effizienz im Sinne aller Unternehmerinnen und Unternehmer. Aber Sie erhöhen auch die Zufriedenheit Ihrer Angestellten, wenn Sie sich für sie, ihre Arbeit und ihre Schwierigkeiten bei der Arbeit interessieren und ihnen ein Mitspracherecht geben.

Und Sie?

Leidet Ihre Effizienz, wenn Sie all diese Dinge selbst umsetzen und Ihren Arbeitsalltag oder den Ihres gesamten Teams vereinfachen? Dann sprechen Sie uns gerne an: wir beraten Sie gerne und begleiten Sie ganz aktiv dabei, Ihre Effizienz um bis zu 20% zu steigern und Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse zu vereinfachen und dadurch zu optimieren.

Wenn Sie das Ganze aber doch lieber erst einmal nur für sich ausprobieren möchten, machen Sie unseren kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit – dort gebe ich Ihnen zahlreiche weitere Tipps, wie Sie den Arbeitsalltag vereinfachen und Ihre Effizienz steigern können.



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