Versuch’s nicht mit Gemütlichkeit! Versuch’s mit gezielten Veränderungen!



Ich liebe Veränderungen! Ich liebe die ständige Suche nach Verbesserungen! Das ist schon seit dem Anfang meiner beruflichen Laufbahn so. Das ist bis heute so geblieben! Ich bin überzeugt, nur, wer sich ändert, bleibt sich treu!

Von drilbox zu Büro-Kaizen®

Es war in den Neunzigern, als ich das erste Mal von der japanischen Methode des Kaizen hörte. Damals produzierten wir mit unserer Firma drilbox noch Werkzeugkisten. Ich versuchte das Gelernte direkt in unserem Produktionsbereich anzuwenden. Ich war sofort begeistert von dem durchschlagenden Erfolg, der sich durch die Optimierung einzelner Abläufe, Klärung der Strukturen und durch Ordnung am Arbeitsplatz einstellte. Ziemlich bald kam ich auf den Gedanken, dass das, was für die Produktion gut ist, für die Verwaltung doch nicht schlecht sein kann. Also begann ich Schritt für Schritt die Prinzipien des Kaizen auf das Büro zu übertragen.

Veränderungsprozesse richtig angehen Jürgen Kurz
Ich liebe Veränderungen!

Heute – mehr als zwanzig Jahre später – beraten wir in dem Bereich große Firmen wie BMW, die Schweizer Bundesbahn oder Lufthansa, aber auch kleinere mittelständische Firmen wie die CREATION AG, Schöck oder die WSS Steuerberatungsgesellschaft. Doch damit geben wir uns nicht zufrieden. Wir sind weiter hungrig nach Verbesserungen.

Veränderungsprozesse auch durch betriebliches Vorschlagswesen
Auf unsere Verbesserungsdynamik sind wir stolz.

Kaizen bedeutet, beständig besser zu werden, um zu den Besten zu gehören. Das wollen wir erreichen! Darum legen wir einen großen Wert auf die Verbesserungsdynamik unseres Unternehmens. Jedes Jahr gehen pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Durchschnitt 14 Verbesserungsvorschläge ein, die wir dann auch umsetzen und implementieren.

Ständige Weiterentwicklung und Re-Engineering

Doch auch die ständige Verbesserung ist mir nicht genug. Denn neben der ständigen Verbesserung braucht es auch immer wieder die sprunghafte Innovation, also das Re-Engineering. Oder anders ausgedrückt: ich bin überzeugt, um zukunftsfähig zu bleiben, müssen wir die Dinge immer wieder komplett neu denken. Während wir im Rahmen von Kaizen fragen: was können wir machen, um bestehende Prozesse, Produkte, Konzepte zu verbessern, stellt sich im Bereich des Re-Engineering die Frage: wenn ich heute wieder auf der grünen Wiese starten würde, wie würde ich es dann machen.

Veränderungsprozesse bringen korrekt durchgeführt Gelassenheit
Was würde ich tun, wenn ich auf der grünen Wiese neu beginnen könnte?

Ich bin überzeugt, dass es uns nicht mehr geben würde, wenn wir uns nicht regelmäßig diese Frage gestellt hätten. Gestartet sind wir als Hersteller für Metallboxen für Bohrer. Wir hatten damit viel Erfolg. Später kam das Thema Zeitplansysteme hinzu. Heute haben wir den Produktionsbetrieb für Metallboxen verkauft und bewegen uns mehr und mehr im Bereich des Consultings.

Wie gelingt uns das Re-Engineering? 

Um solch ein Re-Engineering zu ermöglich und gleichzeitig den Prozess der ständigen Verebsserung zu gewährleisten, arbeite ich sehr gerne mit zwei verschiedenen Teams, deren Aufgabenbeschreibung sich klar voneinander unterscheidet. Ich nenne sie Gegenwarts-Team (G-Team) und Zukunfts-Team (Z-Team).

Die Aufgaben des G-Teams

Ich glaube daran, dass ein Prozess erst dann perfekt ist, wenn es nichts mehr gibt, was man hinzufügen oder weglassen kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern. Damit beschäftigt sich das G-Team. Es fragt, wie ein bestehendes Produkt und die Prozesse zur Entstehung dieses Produktes so weiter entwickelt und verbessert können, dass die Lebensdauer verlängert und Kosten gesenkt werden können. Die zeitliche Strecke, die das G-Team überblickt, reicht in der Regel von heute an bis in 18 Monaten. Für das G-Team beginnt der Weg in die Zukunft mit der Verbesserung des bereits Vorhandenen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich ein bestimmter Schlag Menschen in diesem Team besonders wohl fühlt. Ich würde sie als bodenständig, analytisch denkend und rational beschreiben.

 

Veränderungsprozesse fordern eine genaue Absprache
Veränderungen werden proaktiv angegangen!

Die Aufgaben des Z-Teams

Das Z-Team beschäftigt sich mit Trends und neuen, grundlegenden Entwicklungen. Das Team arbeitet an Ideen, die die Zukunft des Unternehmens sichern sollen. Der zu überblickende Zeitraum beträgt ca. fünf Jahre. In ein Z-Team passen vor allem kreative Menschen, Querdenker sowie initiative und eher extrovertierte Leute.

Die Fragen des G-Teams

Analysieren Sie mit Ihrem G-Team Ihre Kunden, den Wettbewerb und Ihr eigenes Unternehmen. Arbeiten Sie daran, den Lebenszyklus bestehender Produkte zu verlängern oder bestehende Prozesse zu perfektionieren. Dabei können folgende Fragen hilfreich sein:

 

Fragen zum Kunden

  • Wer sind Ihre jetzigen Kunden, und warum kaufen sie bei Ihnen und nicht bei Ihren Konkurrenten?
  • Verändern sich die Bedürfnisse der Kunden? Wenn ja, was führt diese Veränderungen herbei?
  • Wie können Sie diese Veränderungen zu Ihrem Vorteil nutzen?

Veränderungsprozesse im Team besprechen
Das G-Team berät über Verbesserungen bestehender Produkte.

Fragen zum Wettbewerb

  • Wer sind Ihre jetzigen Konkurrenten? Warum werden sie von den Kunden bevorzugt?
  • Gibt es Umverteilungen auf dem Markt? Wenn ja, was führt diese Veränderungen herbei?
  • Wie können Sie diese Veränderungen zu Ihrem Vorteil nutzen?

 

Fragen zum Unternehmen

  • Wenn Ihre jetzigen Kunden Ihr Unternehmen nach eigenen Wünschen umgestalten könnten, wie sähen die Veränderungen aus?
  • Wie können Sie die neuesten technologischen Entwicklungen zu Ihrem Vorteil nutzen?
  • Wie können Sie die Bindung zu Ihren wichtigsten Kunden, Zulieferern und Geschäftspartnern stärken und verbessern?

Die Fragen für das Z-Team

Versuchen Sie, mit Ihrem Z-Team folgende Fragen zu beantworten:

Fragen zum Kunden

  • Ist es wahrscheinlich, dass Sie in fünf Jahren dieselben Kunden bedienen werden wie heute? Wenn nicht, worin wird sich der Kunde von morgen von dem heutigen unterscheiden?
  • Über welche Kanäle werden Sie Ihre Kunden von morgen erreichen?
  • Wie werden die Branchen der Zukunft aussehen?

Veränderungsprozesse benötigen Zeit und Ausdauer
Das Z-Team plant die Zukunft!

Fragen zum Wettbewerb

  • Was wird die Grundlage des Wettbewerbs sein – fortwährende Innovation, kooperativer Wettbewerb, Massenkonsum?
  • Wie wird der Wettbewerb aussehen?
  • Was müssen Sie tun, um zu erreichen, dass die Branche sich zu Ihrem maximalen Vorteil entwickelt?

 

Fragen zum Unternehmen

  • Welche strategischen Fähigkeiten müssen Sie aufbauen, um Ihr Überleben, besser noch, eine Marktbeherrschung zu erreichen? Wie können Sie diese Fähigkeiten entwickeln?
  • Welche Bündnisse müssen Sie schließen?
  • Was wird das Profil eines typischen Beschäftigten sein (Arbeitsplatz, Erwartungen etc.)?

Veränderungsprozesse gemeinsam angehen im Team
Im Z-Team arbeiten die Kreativen und die Innovatoren.

Das Zusammenspiel von G-Team und Z-Team

In der Abbildung sehen Sie, wie das Zusammenspiel von G-Team und Z-Team aussieht. Die Darstellung ist als Produktlebenszyklusmodell bekannt.

Veränderungsprozesse im Zweikurvenmanagement betrachtet
Der richtige Zeitpunkt für Veränderung.

Der Punkt A ist der richtige Zeitpunkt, um über Innovationen nachzudenken. Ist der Punkt C erreicht, ist dies zu spät.

Gestalten Sie Zukunft!

Aktuell erleben wir eine Epoche der radikalen Veränderung. Das Stichwort lautet Digitalisierung! Das Internet verändert Handelsstrukturen, wie wir es bei Konzernen wie Amazon oder Ebay beobachten können. Längst sind Kanäle wie Youtube und Co. mehr als Spielereien. Die Möglichkeiten Tutorials anzuschauen, zu skypen, am Computer zu lernen verändern den Bereich des Consulting. Die Veränderungen im Bereich des Digitalprints werden Auswirkungen auf die Produktion haben. Und ich warte darauf, dass Möglichkeiten entwickelt werden, Gerüche entstehen zu lassen. Dann wäre es nicht mehr unmöglich, durch Print, Geruch, Roboter Dinge auf tausende Kilometer Entfernung entstehen zu lassen. Sie können sich entscheiden, ob sie diese Entwicklung mitgestalten, oder ob sie abwarten, bis die Veränderungen Ihre Branche erreichen.

Veränderungsprozesse festhalten und gelassen angehen
Gestalten Sie proaktiv die Zukunft Ihrer Branche!

An vielen Buchverlagen und Mediengiganten können Sie heute schon studieren, welche Konsequenzen die Veränderungen auslösen. Ich muss ehrlich sagen, dass mich z.B. das weit verbreitete Amazon-Bashing ärgert. Hier hat ein Unternehmen den richtigen Zeitpunkt abgepasst, einen digitalen Kanal für sich zu nutzen. Das geschah, als bereits alle davon redeten, dass der Handel sich in Zukunft rasant verändern wird. Doch anstatt selber zu investieren und Zukunft zu gestalten, hat man das Feld einigen innovativen Leuten aus dem Silicon Valley überlassen. Da geschah dann erneut im Finanzbereich durch Firmen wie PayPal, im Bereich Schuhe durch Zalando und die Liste könnte endlos fortgeführt werden. Ich will jedenfalls nicht warten, bis das nächste Ding kommt! Ich will das nächste Ding mitgestalten und mit dabei sein, wenn es auf en Markt kommt!

Ab und zu braucht es den Mut, die Dinge grundsätzlich neu zu denken! Klick um zu Tweeten

Was heißt das für uns bei Büro-Kaizen®?

Gerade beschäftigen wir uns in unserem Unternehmen intensiv mit der Zukunft von Büro-Kaizen®. Wir wissen, dass sich die Digitalisierung auf viele Prozesse in den Unternehmen auswirkt. Doodle, Skype, die Möglichkeiten der Digitalisierung von Unterlagen  verändern unsere Arbeitsweise in den Büros. Wir haben uns schon vor Jahren darauf eingestellt und sind heute in der Lage, andere mit unserem Wissen zu unterstützen. Dabei ist uns klar, dass die Zeit nicht still steht, aus diesem Grund erproben wir in unserem Team stetig neue, innovative Ideen, die wir, wenn sie sich bewährt haben, unseren Kundinnen und Kunden weiter empfehlen.

Und Sie?

Wie gelingt Ihnen Gestaltung von Zukunftsprozessen? Arbeiten Sie vielleicht schon mit G-Teams und Z-Teams? Schreiben Sie mir, ich bin interessiert an Ihren Erfahrungen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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