Urlaubs-Checkliste: Das schlaue Rezept, um nichts anbrennen zu lassen


Sommer. Endlich. Schön für alle Kollegen, die sich im Urlaub befinden und sich von der harten Arbeit des Jahres erholen können. In der Haupturlaubszeit ist in vielen Firmen die Belegschaft stark ausgedünnt, Prozesse und Vorgänge laufen auf Sparflamme. Doch plötzlich klingelt das Telefon und der daheimgebliebene Kollege Schmitz bekommt mitten in die sommerliche Gemütlichkeit einen Anruf: „Wo ist denn bitte die Lieferung, die der Kollege Müller, derzeit für vier Wochen auf Kreta, für gestern früh zugesagt hatte? Der Kunde hat sich beschwert!”rdquo; Herr Schmitz hat absolut keine Ahnung und der Stress beginnt…

Fast jeder Arbeitnehmer hat die Situation von Herrn Schmitz in seinem Arbeitsleben bereits er- oder besser überlebt: Mitten im Urlaub eines Mitarbeiters taucht ein Problem auf, von dem niemand außer der sich erholende Kollege auch nur die geringste Ahnung hat. Nichts ist daher so wichtig wie eine sorgfältig durchgeführte und überlegte Urlaubs-Checkliste, die die Übergabe der Aufgaben und vor allem offenen Vorgänge vor Reiseantritt regelt. Schritt für Schritt und zum Abhaken ermöglicht die Urlaubs-Checkliste so eine schöne und entspannte Urlaubszeit für Reisende und Daheimgebliebene.

Voraussetzung für die Urlaubs-Checkliste: Klare Regeln im Büro

Wie so oft sind zur Etablierung einer geregelten Urlaubsregelung klare Regeln die Ausgangsbasis: Bei der Einstellung sollten diese dem neuen Mitarbeiter bereits mitgeteilt und schriftlich überreicht werden. Neben Regelungen zur digitalen Aktenablage und zum Umgang mit Papierakten sollte auch eine verständlich dokumentierte Urlaubsregelung dabei sein – mit einem Link zum Formular Urlaubsantrag mit Urlaubs-Checkliste auf dem Server. Werden beide Dokumente untrennbar miteinander verbunden, ist jedem Mitarbeiter klar, dass zu einem korrekten Urlaubsantrag auch die Urlaubs-Checkliste gehört. Doch was steht darauf? Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Einige Beispiele habe ich für Sie im Text untergebracht: Achten Sie im Folgenden vor allem auf die fetten Hinweise!

Urlaubs-Checkliste abarbeiten
Koffer packen und einfach los? Schlechte Idee. Besser die Urlaubs-Checkliste abarbeiten!

Vor dem Start: Die Urlaubs-Checkliste wird abgearbeitet

Die gute Urlaubsvorbereitung beginnt spätestens zwei Wochen vor dem Start: Teilen Sie all Ihren Kollegen mit, dass Sie in zwei Wochen in den Urlaub gehen möchten. Wer noch gemeinsame Aufgaben mit Ihnen zu erledigen hat, deren Vollendung Ihre Anwesenheit benötigt, soll diese nun mit Ihnen besprechen und gemeinsam erledigen. Diesen Aufruf wiederholen Sie eine Woche vor Urlaubsbeginn – mit Hinweis auf Ihre Urlaubsvertretung. Diese sollten Sie spätestens jetzt zuverlässig benannt haben.

Ihre Urlaubsvertretung muss nun mit Ihren Vollmachten, Zugängen, Passwörtern und Schlüsseln ausgerüstet werden. Nehmen Sie sich zusätzlich eine Stunde Zeit und notieren Sie alle offenen Vorgänge und mögliche, denkbare Probleme die während Anwesenheit entstehen könnten. Insbesondere als Vorgesetzter müssen Sie Unterschriften und Zahlungsfreigaben an den einen gleichgestellten Vertreter oder die Geschäftsführung abgeben – schließlich muss irgendjemand an Ihrer Stelle Prokura haben.

Die Urlaubs-Checkliste: Mit gutem Gewissen zu echter Erholung! Klick um zu Tweeten

Countdown minus eine Woche: Die entscheidenden Weichenstellungen

Die Urlaubs-Checkliste kommt nun in ihre wichtigste Phase: Denn die eigentliche Übergabe findet nicht am Abend vor dem Urlaub nonchalant an der Kaffeemaschine, sondern systematisch eine Woche vor Urlaubsantritt statt. Alle offenen Vorgänge müssen nun dem Vertreter übergeben werden – hierzu gehört auch die Übergabe des E-Mail-Postfaches. In den verbleibenden Tagen bis zum Urlaub bleibt so noch genug Zeit, offene Fragen und auftretende Probleme zu klären.

Das E-Mail-Postfach sollte in Ihrer Abwesenheit sortiert und nach Prioritäten geordnet abgearbeitet werden: So empfehlen sich zwei Ordner, die eingehende Nachrichten in „Eilt” und „Priorität 2” unterteilen. Nach dem Urlaub kann dir aufgelaufene E-Mail-Flut so leichter bearbeitet werden. Für Vorgänge, die sofort entschieden werden müssen, wird die nächsthöhere Hierarchieebene oder der Stellvertreter zur Gegenzeichnung ermächtigt.

Missionsstatus: Das Logbuch auf der Urlaubs-Checkliste

Nach dem Urlaub hat der Arbeitnehmer erfahrungsgemäß 80 Prozent aller laufenden Vorgänge nicht mehr im Kopf. Es kann daher hilfreich sein, wenn ihm als Gedächtnisstütze für nach dem Urlaub ein täglich abgefasstes, stichwortartiges Kurzprotokoll auf die Sprünge hilft. Dieser Statusbericht, den die Vertretung anfertigt, sollte am besten auch an die Kollegen geschickt werden – je mehr Leute Bescheid wissen, desto mehr erinnern den Urlauber an seine Aufgaben.

Entspannt mit der Urlaubs-Checkliste
So entspannt können auch Sie vor dem Urlaub sein – mit der Urlaubs-Checkliste.

Die große Ausnahme: Arbeiten im oder aus dem Urlaub

Urlaub ist Urlaub und niemand, wirklich niemand ist unentbehrlich. Klingt für Sie utopisch? Sollte es aber nicht. Ihr Urlaub ist die Zeit, in der Sie sich regenerieren, Kraft tanken, erholen, Ihre Kreativität aufladen, die Work-Life-Balance ausgleichen sollen. Wer daher mit Smartphone, Notebook, Tablet und Internetstick am Strand sitzt und nervös von einem WLAN-Hotspot zum nächsten hechelt, wird zu all dem nicht in der Lage sein. Konsequent angewendet führt Erholungsverweigerung ins Burn-out-Syndrom – Körper und Geist vergessen das rücksichtslose „Fahren auf Verschleiß” nie. Je besser der Urlaub mit der Urlaubs-Checkliste vorbereitet ist, desto erholsamer wird er auch – ohne schweißnasses Aufwachen unter Palmen mit dem Gedanken, was wohl der Herr Schmitz gerade im Büro macht…

Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit Urlaubs-Checklisten mit mir

In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Strategien, mit der ausgedünnten Personaldecke zur Urlaubszeit umzugehen. Haben Sie die richtige schon gefunden oder sind Sie noch auf der Suche? Ich bin, wie immer, an Ihren Erfahrungen und Ideen sehr interessiert. Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar oder eine E-Mail – ich freue mich auf Ihre Anregungen!

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