Sieben Fragen, die Ihnen helfen, endlich Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen!



Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die Unterlagen? Ihr Desktop ist überfüllt mit Dokumenten und Bildern? Wo das finale Angebot abgeblieben ist, wissen Sie auch nicht mehr und die Rechnung fällt Ihnen erst wieder ein, als der Auftragnehmer Sie freundlich daran erinnert? Bringen Sie Ordnung in Ihre Unterlagen! Diese sieben Fragen werden Sie dabei unterstützen!

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Es ist verrückt: Keiner hat Zeit zum Aufräumen, aber alle haben Zeit zum Suchen. Ich bin überzeugt: Der Aufbruch zu mehr Gelassenheit und zu einem proaktiven Leben ohne Stress beginnt damit, dass ich meine Unterlagen ordne.

So funktioniert es

Frage 1 für Ihre Unterlagen: Befinden sich unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz nur Dinge, die Sie täglich nutzen?

Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird. Nicht selten gibt es jede Menge Dinge in Schubladen, Schränken und Regalen, die seit Jahren unbeachtet dort lagern!

unterlagen regelmäßig aussortieren
Auf und in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes sollten sich nur Dinge befinden, die Sie regelmäßig benötigen – sortieren Sie entsprechend aus.

Beginnen Sie, Ihre Unterlagen und Utensilien wie folgt zu sortieren:

  • Alles, was Sie täglich brauchen, bleibt in Schreibtischnähe.
  • Alles, was Sie regelmäßig aber nicht täglich brauchen, wird in die Schränke und Regale in Ihrem Büro einsortiert.
  • Alles, was nicht mehr gebraucht wird, landet im Müll.

Frage 2 für Ihre Unterlagen: Befinden sich auf Ihrem Schreibtisch nur Unterlagen, an denen Sie gerade arbeiten?

Multitasking-Untersuchungen zeigen schon seit Jahren, dass mit steigender Zahl der Ablenkungen die Produktivität dramatisch sinkt. Hierbei ist es völlig egal, ob wir von optischen Reizen abgelenkt werden, wie den vielen Klebezetteln um den Bildschirm oder ob es die vielen Projekte sind, an denen wir gleichzeitig arbeiten.

keine unnötigen unterlagen auf schreibtisch
Haben Sie keine unnötigen Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch, nur die, die Sie im Moment bearbeiten.

Bedenken Sie, dass Sie bei jeder Ablenkung wieder erneut ins Thema einsteigen müssen. Es handelt sich immer nur um einen kurzen Moment, aber glauben Sie mir: Das läppert sich schnell zusammen! Mit einem leeren Schreibtisch können Sie und Ihre Kollegen sich fokussieren: Ihre Unterlagen werden konzentriert nacheinander und um so effektiver abgearbeitet. Lesen Sie mehr dazu in meinem Artikel: Schluss mit Papierstapeln – warum Leertischler stressfreier und effizienter arbeiten.

Frage 3 für Ihre Unterlagen: Arbeiten Sie mit einer Posteingangsschale?

Eine Posteingangsschale sammelt nicht nur Briefe, sondern ist generell Schnittstelle für alle Unterlagen, die von anderen an Sie herangetragen werden. Halten Sie Ihren Schreibtisch dauerhaft leer, in dem Sie Ihre Posteingangsschalte auch für persönliche Telefonnotizen und Erinnerungszettel nutzen.

eingehende unterlagen im posteingang
Um über eingehende Unterlagen nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie mit einem Posteingangskörbchen arbeiten.

So bleibt Ihr Schreibtisch auch bei neu eintreffenden Unterlagen frei für die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten. In dem Fall, dass Sie einmal abwesend sind, können Sie nach Ihrer Rückkehr einen Vorgang nach dem anderen konzentriert bearbeiten, ohne zunächst aufräumen zu müssen.

Weitere Informationen zur Arbeit mit einer Posteingangsschale finden Sie hier:
Einfach in Schale werfen – 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale

Frage 4 für Ihre Unterlagen: Haben Sie eine Wiedervorlage für termingebundene Aufgaben?

Unterlagen, die zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen, stellen für Viele eine Herausforderung dar. Will ich Stapel vermeiden und sortiere die Vorgänge schon in die jeweiligen Ordner, geraten die Unterlagen schnell in Vergessenheit. Lagere ich die Dokumente in Schreibtischnähe, entsteht das Problem, dass sich große Stapel bilden.

unterlagen stapeln sich auf schreibtischen
Häufig stapeln sich sämtliche Unterlagen auf Schreibtischen in Büros.

Eine Wiedervorlage gewährleistet gleichzeitig, dass ich Ordnung halte und keine Termine vergesse.
Wie das funktioniert? Lesen Sie mehr dazu in meinem Artikel „Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage”.

Frage 5 für Ihre Unterlagen: Finden sich Ihre Kolleginnen und Kollegen in Ihren Unterlagen zurecht, wenn Sie einmal nicht da sind?

Eine Firma ist eine Organisation. Eine Organisation ist nach der Definition eine Verbindung von mehreren Menschen, die gemeinsam daran arbeiten, ein Ziel zu erreichen. Die Arbeit eines Einzelnen reicht nicht um das Ziel zu erreichen. Deshalb ist die Zusammenarbeit notwendig. Weil wir nicht allein sind, ist es auch nicht egal, ob Chaos herrscht oder nicht. Das gilt insbesondere im Vertretungsfall oder spätestens dann, wenn eine Person das Unternehmen wechselt.

unterlagen auch in abwesenheit organisieren
Strukturieren Sie Ihre Unterlagen, sodass auch Ihre Vertretung alles finden kann.

Die langen Suchzeiten, die entstehen, wenn jemand in Ihrer Abwesenheit Unterlagen von Ihnen benötigtet, lassen sich mit einer einheitlichen Ablage deutlich reduzieren. Arbeiten Sie im Unternehmen mit einheitlichen Farben, Logos und einheitlichen Beschriftungen! So lassen sich auch für die Vertretung Ihre Unterlagen schnell und auf einem Blick finden und zurückstellen.

In meinem Beitrag „Atemlos durchs Büro? So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten!” erfahren Sie mehr darüber.

Frage 6 für Ihre Unterlagen: Haben Ihre digitalen Unterlagen eine Heimat?

Immer wieder geht Zeit verloren, wenn digitale Unterlagen gesucht werden müssen. Definieren Sie hier Spielregeln. Hinterlegen Sie Ihre Vereinbarungen, so dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen, schnell darauf zugreifen können. Weitere Hinweise für den Umgang mit digitalen Unterlagen finden Sie in meinen Blogbeitrag „Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem”.

Frage 7 für Ihre Unterlagen: Gibt es für Tacker, Locher und Co einen eindeutigen Platz?

Sie wollen Ihre Unterlagen abheften, doch der Locher ist wieder einmal nicht auffindbar? Laut unserer Arbeitseffizienzstudie, die die tempus-Consulting mit der AKAD-Hochschule durchgeführt hat, verbringt ein Mitarbeiter mit der Suche nach Büroutensilien ca. 13 Prozent seiner Arbeitszeit. Das ist gewaltig und es ist vermeidbar! Wie es geht erfahren Sie in meinem Artikel „Schluss mit dem ewigen Suchen: Wie Sie Büroutensilien immer auffindbar halten!

utensilien und unterlagen immer griffbereit
Arbeitsutensilien wie Tacker und Stifte sollten zur Bearbeitung von Unterlagen griffbereit sein.

Darauf kommt es an

Geben Sie Ihren Unterlagen einen Platz und eine Heimat. Das Motto lautet: „Alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz!”. Beginnen Sie in kleinen Schritten und starten Sie an Ihrem Arbeitsplatz. Setzen Sie sich dafür ein, dass sich diese Art zu denken, auf das gesamte Unternehmen ausweitet.

Was der Tipp bewirkt

In unserem Haus gilt die Regel, dass alle Unterlagen – egal ob digital oder in Papierform – innerhalb einer Minute gefunden werden muss. Mit den oben genannten Tipps lässt sich das auch in Ihrem Arbeitsumfeld erreichen!

Und Sie?

Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen und Herausforderungen! Ich entwickle gerne mit Ihnen gemeinsam weitere Ideen und freue mich auch über jede Good-Practise Erfahrungen, die Sie mir schreiben!



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