Killen Sie die Zeitkiller: Tod der Unpünktlichkeit!




Die Sitzung ist auf 9 Uhr angesetzt, um 9.10 Uhr ist der Letzte da, gegen 9.15 Uhr nimmt der Sitzungsleiter langsam die Zügel auf. Frustrierend sind solche Situationen – und rücksichtslos. Im Zeitalter durchgetakteter Terminkalender ist Unpünktlichkeit ein Unding erster Güte. Zeit ist das kostbarste Gut das wir haben – und jenes, dass uns am häufigsten geraubt wird. Pünktlichkeit hört nicht mit dem zeitigen Erscheinen auf. Pünktlichkeit heißt auch, dass Aufgaben in einem vorgesehenen Zeitfenster effizient bearbeitet werden. Wobei wir wieder beim Thema Besprechungen wären. Sie lachen? Ja, ich auch. Denn wer kennt sie nicht – unpünktliche Besprechungen, bei denen der Wunsch wächst, in die Tischkante zu beißen? Zeit, damit Schluss zu machen.

Unpünktlichkeit macht schlechte Laune
Unpünktlichkeit bei der Auftragsbearbeitung macht keine gute Laune.

Das Problem

2013 haben wir gemeinsam mit den AKAD-Hochschulen eine Studie durchgeführt. Das Ergebnis: In zahllosen Sitzungen wird unnötig viel Zeit vertrödelt. Das liegt nicht nur an der mäßigen Disziplin der Teilnehmer in punkto Erscheinungszeit. Sehr häufig laufen Besprechungen ineffizient und unpünktlich ab, weil sie schlecht vorbereitet sind und unstrukturiert moderiert werden. Entsprechend groß ist das Frustpotenzial – und die Zeitverschwendung.

Besprechungen versetzen Mitarbeiter in die Lage mitzudenken Klick um zu Tweeten

Die Lösung

Besprechungen sind wichtig, um gemeinsam neue Ideen zu entwickeln. Sie versetzen Mitarbeiter zudem in die Lage, bei einem Thema mitzudenken. Durch eine entsprechende Vor- und Nachbereitung sowie einige Regeln für die Durchführung von Besprechungen können Sie die Effizienz und Pünktlichkeit deutlich erhöhen. Worauf es ankommt, ist ein sauberes Besprechungsmanagement.

Schritt Nr. 1: Blicken Sie der Realität ins Auge

Hauptproblem ist aus meiner Sicht, dass sich viele Menschen gar nicht bewusst machen, wie groß die Ineffizienz bei Besprechungen ist. Wie häufig kommt es vor, dass eine Besprechung mit fünf bis zehn Minuten Verspätung startet? Stellen Sie sich vor, was dies bedeutet, wenn zehn Menschen um den Tisch sitzen? Am besten noch Mitglieder der Management-Ebene mit einem entsprechend hohen Stundensatz? Sie können es sich ausrechnen…

Eine bizarre Geschichte hat mir neulich ein Kunde erzählt. Bei ihm werden Besprechungen durchgeführt, bei denen Finanzplanungen beraten werden. Gelegentlich kommt es dabei vor, dass mehrere Mitarbeiter aus einer Abteilung am Tisch sitzen, die mit diesem Thema nichts anfangen können. Sie sind weder eingearbeitet noch informiert. Im Extremfall geht das sogar so weit, dass diese Mitarbeiter nebenher am Computer spielen, um die Zeit zu überbrücken.

Es gibt eine weitere Situation, die nicht ganz so extrem, dafür aber deutlich häufiger anzutreffen ist. Es handelt sich dabei um Besprechungen, in denen einzelne Tagesordnungspunkte schlecht vorbereitet sind. Aus Kollegialität versucht man dann
gemeinsam mit dem verantwortlichen Kollegen, den Punkt dennoch zu bearbeiten. Was dabei nicht bedacht wird: Durch die schlechte Vorbereitung dauert die Besprechung möglicherweise 30 Minuten länger als notwendig. Bezieht man das auf zehn Teilnehmer, dann entsteht wieder eine große Verschwendung von Arbeitszeit.

Sanduhren gegen Unpünktlichkeit
Sanduhren helfen gegen Unpünktlichkeit.

Schritt Nr. 2: Schaffen Sie Abhilfe – mit klaren Besprechungsregeln

Setzen Sie Regeln für pünktliche Besprechungen fest. Achten Sie dabei nicht nur auf das Zeitmanagement, sondern auch auf die effiziente Gestaltung des Besprechungsablaufes. Führen Sie keine Besprechung ohne Tagesordnung durch. Falls es nicht möglich ist, die Tagesordnung mit der Einladung zu verschicken, werden alle anzusprechenden Punkte auf ein Flipchart geschrieben.
Fangen Sie mit den Themen an, die alle Beteiligten betreffen. Die nur von einigen Themen betroffenen Teilnehmer können dann nach und nach die Besprechung verlassen. Diskutieren Sie keinen Tagesordnungspunkt ohne schriftliche Vorlage, denn Schriftlichkeit fördert die gedankliche Klarheit. Haben Sie die Sitzungsleitung in der Hand, bitten Sie die Teilnehmer deshalb, ihre Anliegen vorab schriftlich zu skizzieren. Wenn es ein Thema nicht wert ist, in zwei oder drei Sätzen schriftlich vorbereitet zu werden, dann ist es dieser Punkt auch nicht wert, darüber in der Sitzung zu diskutieren.

Schriftliche Agenda gegen Unpünktlichkeit
Eine schriftliche Agende hilft gegen Unpünktlichkeit.

Schritt Nr. 3: Investieren Sie in gute Vorbereitung

Dass der Mitarbeiter unvorbereitet kommt, ist oft nicht darin begründet, dass er kein Interesse hat. Der Grund ist, dass er (vermeintlich) keine Zeit für die Vorbereitung hatte. Dadurch entsteht die gleiche Situation wie beim Aufräumen: „Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen.” Bei Besprechungen müsste es dann heißen: „Keiner hat die Zeit für die Vorbereitung, aber jeder hat die Zeit für endlos lange Besprechungen.”

Drängen Sie deshalb darauf, die eingesparte Zeit in eine gute Vorbereitung der Tagesordnungspunkte zu investieren. Davon werden alle profitieren. Damit die Diskussion der Tagesordnungspunkte selbst nicht aus dem Ruder läuft, bitten Sie außerdem um eine Zeitschätzung, wie lange die Diskussion des Punktes dauern könnte. Haben Sie die Sitzungsleitung, erstellen Sie aus diesen Zeitschätzungen einen Zeitplan – und achten Sie während der Sitzung darauf, dass dieser weitgehend eingehalten wird. So entsteht Pünktlichkeit im Ablauf und Sie werden sehen, dass Diskussionen sehr viel weniger abschweifen, wenn Sie die Teilnehmer immer wieder rechtzeitig auf das Wesentliche zurückholen.

Teilnehmer an Zeit erinnern Unpünktlichkeit
Sanduhren helfen den Teilnehmern und gegen Unpünktlichkeit.

Schritt Nr. 4: Führen Sie ein schriftliches Ergebnis-Protokoll

Was macht wer bis wann? Diese Punkte sollten im Ergebnis-Protokoll festgehalten werden. Dieses wird bei der nächsten Besprechung durchgegangen. Eine Möglichkeit ist, dass Sie das Protokoll während der Sitzung auf Band diktieren. Dann hört jeder Beteiligte, was Sie sagen, und kann gegebenenfalls Korrekturen bzw. Ergänzungen einbringen. Alternativ dazu können Sie (leserlich!) per Hand ein Sofort-Protokoll schreiben, das am Ende der Sitzung kopiert und verteilt wird.
Eine Form des Protokollierens, die wir bei tempus getestet haben und mit großem Erfolg einsetzen, ist das Sofortprotokoll per Beamer. Sofern ein Laptop für die Präsentation verwendet wird, gibt es einen zweiten Laptop, der mit einem Umschalter ebenfalls mit dem Beamer verbunden ist. Wenn dann zu einem Tagesordnungspunkt etwas beschlossen und besprochen wurde, wird umgeschaltet. Beim jeweiligen Tagesordnungspunkt sehen alle Anwesenden, was im Protokoll steht. Die Vorteile sind offensichtlich:

  • Jeder im Raum kann mitdenken.
  • Es ist sichergestellt, dass das Protokoll verständlich ist.
  • Direkt nach Abschluss der Besprechung ist auch das Protokoll fertig und kann verteilt werden.

Denn: Pünktlichkeit ist auch in der Nachbereitung wichtig. Ein Protokoll das mit zwei Wochen Verspätung eintrifft, verfehlt den Zweck. Das Zeitfenster für eine pünktliche Aufgabenerledigung ist dann möglicherweise schon verstrichen. Und beim Rest erinnert sich keiner mehr daran, in welchem Kontext was überhaupt diskutiert wurde.

Keine Unpünktlichkeit bei Nachbereitung
Auch bei der Nachbereitung sollte Unpünktlichkeit vermieden werden.

Schritt Nr. 5: Fies aber effektiv – Besprechungen im Stehen

In manchen Unternehmen finden Besprechungen im Stehen an einem Stehpult statt. Weil das Stehen nach einer Weile unbequem wird, dauert die Sitzung nicht unnötig lange. Sie können zu Beginn neben dem Protokollführer auch einen Moderator und einen Zeitnehmer bestimmen:

  • Der Moderator leitet die Sitzung. Er ist in der Regel derjenige, der die
    Tagesordnung erstellt hat.
  • Der Zeitnehmer kontrolliert mit einer Sanduhr in der Hand, dass Wortbeiträge eines Teilnehmers maximal 90 Sekunden dauern und der Zeitplan der Besprechung eingehalten wird.

Achten Sie auch darauf, dass immer nur einer redet. Sollten Sie Schwierigkeiten damit haben: Manche Firmen haben schon gute Erfahrungen damit gemacht, einen kleinen, weichen Ball einzusetzen. Wer den Ball hat, hat das Rederecht. Das mag zwar am Anfang etwas verspielt wirken – aber so lange es hilft, kann man diese Methode verwenden.

Schritt Nr. 6: Sanktionieren Sie Unpünktlichkeit

Was das eingangs skizzierte Problem angeht, dass viele Sitzungen nicht pünktlich
anfangen: Kunden haben mir davon berichtet, dass sie gute Erfahrungen damit gemacht haben, ein Sparschwein aufzustellen. Wer unpünktlich erscheint, muss hier einzahlen. Was die Höhe des Betrages angeht, so ist hier vieles möglich: Es kann für die Verspätung ein Euro eingezahlt werden. Ich habe aber auch schon von Extremfällen gehört, bei denen ein Euro pro Minute Verspätung zu zahlen war. Der Inhalt des Sparschweins wird dann für einen gemeinsam definierten Zweck verwendet.

Unpünktlichkeit vermeiden und Geld sparen
Unpünktlichkeit vermeiden und Geld sparen.

Extra-Tipp: Einigen Sie sich gemeinsam auf Spielregeln

Agieren Sie nicht par Ordre du Mufti. Damit Besprechungen künftig tatsächlich pünktlich und diszipliniert verlaufen ist es wichtig, dass Sie gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern Spielregeln festlegen. Überlegen Sie, welche der vorgestellten Schritte sie gemeinsam umsetzen möchten und wie die beste Struktur für Ihr Unternehmen oder Team aussehen könnte. Wichtig: Versuchen Sie, nicht zu viel auf einmal zu wollen. Steigen Sie lieber langsam in das Thema ein. Das ist besser, als sich zu hohe Ziele zu setzen und dann frustriert zu scheitern.

Service

Bei tempus haben wir ein Regelblatt für Besprechungen entwickelt, mit dem diese effizienter gestaltet werden. Das Regelblatt können Sie in unserem Download-Center kostenlos herunterladen. Hier finden Sie auch eine Gratis-Vorlage für ein Sofort-Protokoll, wie wir es bei tempus nutzen.



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