Wie der Umgang mit Stress der Effizienz den Weg ebnet


Kennen Sie den Roman „Auf der Suche nach der verlorenen Zeit“? Über Erinnerungen aber auch über unwiederbringlich verlorene und vergeudete Zeit schrieb Marcel Proust hier. Vor allem letzteres Phänomen kennen auch viele Büroarbeiter aus ihrer täglichen Arbeit. Zeit wird für unnötige Dinge vergeudet, die am Ende einfach ineffizient sind. Das belastet uns und sorgt für Stress. Doch Proust hat genau hierfür auch einen Rat, den ich Ihnen gerne auf unsere heutige Arbeitswelt übertragen mitgeben möchte.

Was ist das Problem

„Dass man sich verliert, ist noch nicht schlimm, sondern dass man sich hinterher nicht wieder zurechtfinden kann,“ schreibt Proust im besagten Roman. Genau das ist auch das Problem vieler Erwerbstätiger heute, rund 100 Jahre nach Erscheinen des ersten Romanteils. Wir verlieren uns, indem wir zu lange suchen, zu wenig finden, unklare Abläufe nicht hinterfragen und und und. Das an sich wäre noch nicht das Problem, denn es bietet die Chance auf eine Verbesserung.

Der richtige Umgang mit Stress ebnet der Effizienz den Weg. Klick um zu Tweeten

Doch oft finden wir den Ausweg aus dem Chaos einfach nicht und stecken stattdessen in ihm fest. Wie sehr, zeigt die große Arbeitseffizienzstudie, die ich in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchführen konnte. Nur drei von fünf Tagen sind effizient. Und diese Ineffizienz bewirkt am Ende vor allem eines: Stress. Genau hier liegt aber auch der Schlüssel zur Lösung des Problems.

Umgang mit Stress und Arbeit
Hart arbeiten oder klug agieren: Letzteres gehört zum richtigen Umgang mit Stress.

So funktioniert es

Wenn wir uns im Chaos verlieren und nicht herausfinden, belastet uns das enorm. Wie aber nun unser Umgang mit Stress aussieht, entscheidet darüber, ob wir die Kurve sprichwörtlich noch kriegen können. Denn im größten Chaos haben Sie trotzdem immer zwei Möglichkeiten: Sie lassen den Stress siegen, oder Sie lernen einen gesunden Umgang mit Stress. Sich wieder zurechtzufinden, um nochmals auf Marcel Prousts Worte zurückzugreifen, hat sehr viel mit unserer inneren Einstellung zu tun. Der richtige Umgang mit Stress ist der erste Schritt, den Sie gehen müssen. Im Anschluss folgen die Büro-Kaizen®-Schritte für mehr Effizienz im Unternehmen. Wie Ihr Umgang mit Stress gelingen kann, zeige ich Ihnen in diesem Artikel. Zu den nachfolgenden fünf bewährten Büro-Kaizen®-Schritten gelangen Sie hier. Übrigens können Sie auch den kurzen Weg nehmen und die fünf Schritte von Anfang an einbauen, und so Stress nachhaltig vermeiden. Schnellere Kommunikation, klare Abläufe, eine verbesserte Zusammenarbeit und weitere wichtige Faktoren sind es, die meine Kunden aus der Büro-Kaizen®-Methode ziehen können und die von Beginn an gegen Stress wirken können.

Umgang mit Stress fünf Schritte
Erst kommt der Umgang mit Stress, dann die fünf Schritte zu mehr Effizienz.

Schritt 1: Stress erkennen

Wie sollen wir den richtigen Umgang mit Stress lernen, wenn wir die Situation nicht klar erfassen? Der erste Schritt zum gesunden Umgang mit Stress ist es also, die vorhandenen Stressauslöser ausfindig zu machen. Was genau löst in Ihnen Hektik und Stress aus? Sind es unklare Zuständigkeiten? Oder ein zu voller Terminkalender? Nutzen Sie gerne meine kostenlose Checkliste Arbeitsplatz, um mögliche Stressauslöser zu erkennen. Diese Liste gibt hilfreiche Impulse, wo überall solche Faktoren lauern können. Für den Arbeitgeber hingegen lohnt sich ein Blick auf die interne Gefährdungsbeurteilung. Hier können Sie erkennen, welche Faktoren belastend und letztlich sogar gefährdend für Mitarbeiter sein können. Sollten Sie eine solche Gefährdungsbeurteilung noch nicht haben, finden Sie hier nähere Informationen zum The-ma. Die erste Maßnahme lautet immer – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen – den Stress zu erkennen und auslösende Faktoren zu ermitteln.

Umgang mit Stress und Stressfaktoren
Notieren Sie gemeinsam Stressfaktoren auf dem Weg zum gesunden Umgang mit Stress.

Schritt 2: Denkmuster überprüfen

Sie haben nun im besten Falle alle auslösenden Stressfaktoren ermittelt. Das alleine ist wichtig, hilft im Umgang mit Stress aber noch nicht weiter. Im zweiten Schritt geht es nun darum, manifestierte Denkmuster zu überprüfen. Es belastet Sie, wenn Sie aufgrund unklarer Zuständigkeiten ei-nen Fehler gemacht haben? Dann haben Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Sie haben die Chance erkannt, problematische Abläufe, in diesem Fall die Zuständigkeitsliste, zu verbessern. Und Sie haben die Chance, den Fehler grundsätzlich nicht als Makel, sondern immer als Chance zu erkennen. Denn genau das sind Fehler: Möglichkeiten noch besser zu werden. Diese Erkenntnis muss in jedem im Unternehmen ankommen, vom Auszubildenden über die Empfangskraft bis zur Teamleitung. Mehr zu dieser neuen Fehlerkultur lesen Sie auch hier. Ein Befreiungsschlag im Umgang mit Stress. Mein kurzes Video zeigt diesen Nutzen besonders anschaulich.

Umgang mit Stress Video-Podcast
Video-Podcast

Schritt 3: Positiven Stress erhöhen

Es gibt glücklicherweise nicht nur den belastenden, manchmal gar krankmachenden Stress, son-dern auch den positiven. Eustress wird dieser auch bezeichnet und macht sogar glücklich. Denn positiver Stress regt an, fordert, aber überfordert nicht. Klingt nach einer guten Sache, nicht wahr? Sie können Ihren positiven Stress ganz einfach erhöhen, indem Sie beispielsweise Ihr Tätigkeitsfeld überprüfen. Liegen Ihnen Ihre Aufgabengebiete, oder möchten Sie lieber ganz andere Dinge tun? Auch Arbeitgeber können hier aktiv werden. Hinterfragen Sie doch einmal kritisch, wie das Team derzeit aufgebaut ist. In einem anderen Blogbeitrag habe ich hierzu hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihr Talentmanagement zu verbessern und die Ressourcen der Mitarbeiter richtig zu erkennen. Es lohnt sich, hier nachzuhaken. Für die Effizienz im Unternehmen, aber auch für den persönlichen Umgang mit Stress. Denn wenn jeder das tut, was er am besten kann, regulieren Sie den positiven Eustress nach oben und den belastenden Distress nach unten.

Umgang mit Stress und Abläufen
Umgang mit Stress: Gelungene Abläufe reduzieren Stress.

Darauf kommt es an

Der Umgang mit Stress ist kein Tool, das sofort funktioniert. Es muss vielmehr langsam und sehr gründlich erlernt werden. Hinterfragen Sie Dinge und nehmen Sie diese nicht als gegeben an. Dann sind Sie auf dem besten Weg, einen gesunden Umgang mit Stress zu erlernen.

Was der Tipp bewirkt

Wer gut mit Stress umgehen kann, ebnet den Weg für zahlreiche Verbesserungen. Ich erwähnte es eingangs bereits: Wenn Sie an sich und Ihrer Einstellung arbeiten, sind Sie bereit für den nächsten Schritt. Sie arbeiten sich vom Groben ins Feine, vom Umgang mit Stress zur Verbesserung im Arbeitsalltag.

Und Sie?

Wie sieht es bei Ihnen und Ihren Kollegen aus? Lassen Sie sich vom Stress diktieren, oder sind Sie Herr der Lage? Teilen Sie diesen Beitrag doch gerne im Team, lernen Sie einen gesunden Umgang mit Stress und nutzen Sie Ihre Zeit im Büro sinnvoll.

Umgang mit Stress Video-Podcast
Video-Podcast

Weiterführende Informationen:

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