Überlastungsanzeige? Fehlanzeige! – Ziel ist, verantwortlich handeln und Erfolg haben!



Ich bin überzeugt, mit Büro-Kaizen® steigern Sie die Arbeitseffizienz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und betreiben zudem eine erfolgreiche Burn-out-Prävention. Die Überlastungsanzeige wird zur Fehlanzeige und es entsteht eine gelungene Win-Win-Situation für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für das Unternehmen. Denn gesunde, zufriedene und zielführend arbeitende Mitarbeiter steigern den Gewinn Ihres Unternehmens. Überlastungsanzeige? Fehlanzeige!

Bei Überlastungsanzeigen sofort reagieren
Mit Büro-Kaizen steigern Sie die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter, aber keiner Ihrer Mitarbeiter wird eine Überlastungsanzeige machen.

Was ist das Problem

In regelmäßigen Abständen erscheinen Sondermagazine mit Titeln wie „Ausgebrannt. Das überforderte Ich” (Der Spiegel, Nr. 4, 24.1.2011). Büro-Kaizen® setzt genau hier an. Es hilft, dass das Formular mit der Überlastungsanzeige seltener zum Einsatz kommt und zeigt, dass ein sozial verantwortliches Handeln auch als wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen möglich ist. Ich bin überzeugt, gerade in einem Arbeitsumfeld, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht, kann effizient gearbeitet und zugleich erfolgreich gewirtschaftet werden.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 gegen die Überlastungsanzeige: Nutzen Sie Büro-Kaizen® als Frühwarnsystem

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Überlastungsanzeige schreibt, ist es häufig schon zu spät. Seien Sie sensibel für stille Überlastungsanzeige. Beachten Sie Überlastungssignale, die sich im Vorfeld ankündigen. Der Schreibtisch quillt über und die Dokumente stapeln sich im Postfach des Mitarbeiters. In aller Regel sind solche Staus ein Indikator dafür, dass die Prozesse nicht mehr passen. Das kann beispielsweise daran liegen, dass ein Bereich (zu) schnell wächst und die Strukturen noch nicht angepasst wurden. Es gilt, nach den Ursachen zu forschen. Dabei ist sicherzustellen, dass der Mitarbeiter bis zur Klärung der Ursache Unterstützung bekommt. Lassen Sie es nicht bis zur Überlastungsanzeige kommen. Seien Sie proaktiv! Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Überlastungsanzeige? Fehlanzeige! Ziel muss sein, sozial verantwortlich zu handeln & Erfolg zu haben. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2 gegen die Überlastungsanzeige: Büro-Kaizen® setzt bewusst auf eine proaktive Fehlerkultur

Immer wieder entsteht Stress, weil Fehler unterlaufen und es dadurch, dass die Fehler wieder behoben werden müssen, zu Mehrarbeit kommt. Stress dieser Art kann deutlich reduziert werden, indem wir bei der Wurzel ansetzen und Lösungen finden, wie Fehler von vornherein vermieden werden können. Im Büro-Kaizen® gilt das Prinzip der ständigen Verbesserung. So sorgen z. B. Verbesserungsvorschlagwesen oder Kanban-Karten dafür, dass Arbeitsabläufe fortlaufend optimiert und Flüchtigkeitsfehler vermieden werden können. Statt einem Formular mit einer Überlastungsanzeige habe ich lieber zehn Formulare mit vorbeugenden Verbesserungsvorschlägen in meinem Posteingang!

Provokative Fehlerkultur gegen Überlastungsanzeige
Fehler sollten von vorneherein schon vermieden werden, denn so kommt es auch zu keiner Überlastungsanzeige.

Tipp Nr. 3 gegen die Überlastungsanzeige: Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte!

Es birgt Gefahren in sich, Verantwortung für zu viele Projekte zu haben. Irgendwann haben wir das Gefühl, den Überblick zu verlieren und nichts mehr im Griff zu haben. Es kommt zur Überlastungsanzeige! Büro-Kaizen® hilft durch „sich selbst begrenzende” Systeme und übersichtliche Ablagestrukturen, die vielen unterschiedlichen Projekte unter Kontrolle zu behalten. Nichts rutscht mehr runter oder geht verloren. Das Ergebnis: Die Aufgaben werden erledigt, die Überlastungsanzeige ungeschrieben und der Kopf bleibt frei.

Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4 gegen die Überlastungsanzeige: Vermeiden Sie Zeitverschwendung!

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.” Das ist die Praxis in vielen Büros der Republik. Und es geht weiter: Wartezeiten, Doppelarbeiten, langatmige und unsinnige Besprechungen – alles Dinge, die einem Zeit und Nerven rauben und krank machen können und doch an vielen Orten zur Tagesordnung im Büroalltag gehören! Büro-Kaizen® hat der Zeitverschwendung den Kampf angesagt. Systematisch und nachhaltig werden Verschwendungen gemeinsam reduziert und neue Freiräume werden gewonnen.

Besprechungsmanagement
Nutzen Sie auch kleine Zeithelfer für Ihre Besprechungen

Reduzieren Sie das Einreichen von Überlastungsanzeigen, indem Sie Zeitverschwendungen vermeiden. Nicht „Work harder!” heißt unser Motto, sondern „Work smarter!”.

Tipp Nr. 5 gegen die Überlastungsanzeige: Gelassenheit auch in Zeiten der Arbeitsüberbelastung

Es ist ein Kennzeichen unserer Zeit, dass sich die Anzahl der E-Mails und Projekte alle 1 bis 2 Jahre verdoppelt. Bekommen wir heute pro Tag 40 Mails, sind es in einem Jahr 80 Mails! Wenn Sie heute schon 100 Prozent arbeiten, woher werden Sie die zusätzliche Zeit nehmen, um diese Mehrarbeit zu bewältigen? Sie können sich ausrechnen, wie häufig es in zwei Jahren dann zu einer Überlastungsanzeige kommt. Anstatt erst zu reagieren, wenn es soweit ist, müssen wir die Zukunft proaktiv gestalten. Es ist mein Versprechen, dass Sie 10-20 Prozent pro Jahr effizienter werden, wenn Sie sich erst einmal auf unseren Büro-Kaizen® Prozess eingelassen haben. Sie werden mehr Luft haben, um die neu aufkommenden Aufgaben zu meistern!

Darauf kommt es an

Während in der Fertigung der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, wurden die Büros in vielen Unternehmen hinsichtlich einer Prozessoptimierung lange Zeit verschont. Fehler, die am leichtesten begangen werden, am schwierigsten zu finden sind, die teuersten Auswirkungen haben und am kompliziertesten zu beseitigen sind, werden aber häufig außerhalb  der Produktion begangen. Der Ausweg besteht darin, auch im Büro Produktivitätsreserven aufzuspüren und zu nutzen. Wem es gelingt, die Büroeffizienz spürbar zu steigern, der vermeidet Überforderung, Frustration, Zeitverschwendung und kommt auch mit höheren Anforderungen zurecht. Die Formulare für die Überlastungsanzeige wird deutlich weniger genutzt und irgendwann heißt es: Überlastungsanzeige? Fehlanzeige!

MItarbeiterzufriedenheit
Zufriedene Mitarbeiter sind der Grundstein für ein erfolgreiches Unternehmen.

Was Büro-Kaizen® bewirkt

Durch eine konsequente Umsetzung der Tipps und Anregungen, die Sie bei uns bei Büro-Kaizen® erhalten, werden auch Sie in der Lage sein, an Ihrem Arbeitsplatz in kurzer Zeit spürbare Fortschritte zu machen. Wenn ich meine Kunden nach Abschluss einer Umsetzungsberatung frage, wie sie die Verbesserungen einschätzen, werden durchschnittlich folgende Werte genannt:

  • 10 bis 20 % Effizienzsteigerung
  • 20 % Flächenersparnis
  • 40 % Reduzierung der Suchzeiten
  • 25 % Verringerung der Durchlaufzeiten

Lernen Sie unsere Büro-Kaizen® Methode kennen! Machen Sie einen Termin mit uns aus! Wir kommen gerne einmal zu Ihnen!

Service-Tipp

Weitere Informationen zu Büro-Kaizen finden Sie in unserem Blogbeitrag: „Warum Kaizen ihre Büroorganisation entspannt und dauerhaft verbessert”.



Schlagwörter: , ,
1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.