Überlastungsanzeige? Fehlanzeige! – Mit Verantwortung und Umsicht zum Erfolg (Teil 2/2)



Im 1. Teil des Beitrags zum Thema Überlastungsanzeige habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Büro-Kaizen als Frühwarnsystem gegen Burnout nutzen und wie Sie Fehler als Chancen für Verbesserungen nutzen können. Hier im 2. Teil geht es um den richtigen Überblick, Zeitmanagement und wie Sie selbst in Spitzenzeiten gelassen bleiben.

Tipp Nr. 3 gegen die Überlastungsanzeige: Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte!

Es birgt Gefahren in sich, Verantwortung für zu viele Projekte zu haben. Irgendwann haben wir das Gefühl, den Überblick zu verlieren und nichts mehr im Griff zu haben. Es kommt zur Überlastungsanzeige!

Büro-Kaizen® hilft durch „sich selbst begrenzende” Systeme und übersichtliche Ablagestrukturen, die vielen unterschiedlichen Projekte unter Kontrolle zu behalten. Nichts rutscht mehr runter oder geht verloren. Das Ergebnis: Die Aufgaben werden erledigt, die Überlastungsanzeige ungeschrieben und der Kopf bleibt frei.

Tipp: Keiner hat Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat Zeit zum Suchen? In diesem Video zeige ich Ihnen, wie es anders geht.

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Tipp Nr. 4 gegen die Überlastungsanzeige: Vermeiden Sie Zeitverschwendung!

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.” Das ist die Praxis in vielen Büros der Republik. Und es geht weiter: Wartezeiten, Doppelarbeiten, langatmige und unsinnige Besprechungen – alles Dinge, die einem Zeit und Nerven rauben und krank machen können und doch an vielen Orten zur Tagesordnung im Büroalltag gehören! Büro-Kaizen® hat der Zeitverschwendung den Kampf angesagt. Systematisch und nachhaltig werden Verschwendungen gemeinsam reduziert und neue Freiräume werden gewonnen.

Besprechungsmanagement
Nutzen Sie auch kleine Zeithelfer für Ihre Besprechungen.

Reduzieren Sie das Einreichen von Überlastungsanzeigen, indem Sie Zeitverschwendungen vermeiden. Nicht „Work harder!” heißt unser Motto, sondern „Work smarter!”.

Tipp Nr. 5 gegen die Überlastungsanzeige: Gelassenheit auch in Spitzenzeiten

Es ist ein Kennzeichen unserer Zeit, dass sich die Anzahl der E-Mails und Projekte alle 1 bis 2 Jahre verdoppelt. Bekommen wir heute pro Tag 40 Mails, sind es in einem Jahr 80 Mails! Wenn Sie heute schon 100 Prozent arbeiten, woher werden Sie die zusätzliche Zeit nehmen, um diese Mehrarbeit zu bewältigen?

Sie können sich ausrechnen, wie häufig es in zwei Jahren dann zu einer Überlastungsanzeige kommt. Anstatt erst zu reagieren, wenn es soweit ist, müssen wir die Zukunft proaktiv gestalten. Es ist mein Versprechen, dass Sie 10-20 Prozent pro Jahr effizienter werden, wenn Sie sich erst einmal auf unseren Büro-Kaizen®-Prozess eingelassen haben. Sie werden mehr Luft haben, um die neu aufkommenden Aufgaben zu meistern!

Mit Büro-Kaizen® Überlastungsanzeigen vorbeugen

Während in der Fertigung der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, wurden die Büros in vielen Unternehmen hinsichtlich einer Prozessoptimierung lange Zeit verschont. Fehler, die am leichtesten begangen werden, am schwierigsten zu finden sind, die teuersten Auswirkungen haben und am kompliziertesten zu beseitigen sind, werden aber häufig außerhalb  der Produktion begangen.

Der Ausweg besteht darin, auch im Büro Produktivitätsreserven aufzuspüren und zu nutzen. Wem es gelingt, die Büroeffizienz spürbar zu steigern, der vermeidet Überforderung, Frustration, Zeitverschwendung und kommt auch mit höheren Anforderungen zurecht. Die Formulare für die Überlastungsanzeige wird deutlich weniger genutzt und irgendwann heißt es: Überlastungsanzeige? Fehlanzeige!

MItarbeiterzufriedenheit
Zufriedene Mitarbeiter sind der Grundstein für ein erfolgreiches Unternehmen - und Überlastungsanzeigen werden zur Seltenheit.

Durch eine konsequente Umsetzung der Tipps und Anregungen, die Sie bei uns bei Büro-Kaizen® erhalten, werden auch Sie in der Lage sein, an Ihrem Arbeitsplatz in kurzer Zeit spürbare Fortschritte zu machen. Wenn ich meine Kunden nach Abschluss einer Umsetzungsberatung frage, wie sie die Verbesserungen einschätzen, werden durchschnittlich folgende Werte genannt:

  • 10 bis 20 % Effizienzsteigerung
  • 20 % Flächenersparnis
  • 40 % Reduzierung der Suchzeiten
  • 25 % Verringerung der Durchlaufzeiten

Und Sie?

Wie beugen Sie Überlastungsanzeigen Ihrer Mitarbeiter vor? Was hat sich bewährt und was können Sie nicht empfehlen? Ich freue mich auf Ihre Beiträge!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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