Tschüss Chaos – 7 Tipps wie Sie wirksam ausmisten



Von einem Unfallarzt erwarte ich, dass er seine vollständige Arzttasche dabei hat. Von einer Pilotin erwarte ich, dass Sie Ihre Checklisten vorliegen hat und von einem Mitarbeiter, der mit Schreibtisch, Akten und Informationen arbeitet, erwarte ich, dass er sein Büro in Ordnung hält, sowie dass er ein professionelles System nutzt, um Suchzeiten zu vermeiden und effizient seine Aufgaben zu erledigen. Also: keine Ausreden mehr! Heute werden wir ausmisten!

Was ist das Problem

Viele Menschen denken, dass Ausmisten etwas mit Spießigkeit und Pedanterie zu tun hat. Sie sagen dann Sätze wie „Das Genie beherrscht das Chaos!” Und: „Wer aufräumt, ist nur zu faul zum Suchen!” Schnell ist man ein „Ordnungsfanatiker” oder wird als pingelig bezeichnet. Ich bin der Meinung, an der Art wie Ihr Büro aussieht, kann jede Kundin und jeder Kunde Ihren Anspruch an die eigene Professionalität ablesen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für das Ausmisten: Fotografieren Sie den IST-Zustand

Fotografieren Sie Schreibtische, Fußboden, Fensterbänke und gemeinsam genutzte Schränke. Häufig ist das eine kleine Schocktherapie beim Ausmisten, denn auf einem Foto wirkt die Situation plötzlich anders, als wenn Sie direkt am Schreibtisch sitzen. Das Foto heben Sie nun auf, um die Fortschritte zu dokumentieren. Sie dienen Ihnen als Motivation für die weiteren Schritte. Achten Sie allerdings darauf, dass Sie niemanden bloßstellen. Es geht nicht darum, Kolleginnen und Kollegen beim Ausmisten als Chaoten zu entlarven. Die Fotos solle deutlich machen, wie Ihr Arbeitsplatz von Außenstehenden wahrgenommen wird.

Tipp Nr. 2 für das Ausmisten: Beginnen Sie mit dem Schreibtisch

Überfordern Sie sich nicht, indem Sie gleich beim Ausmisten das gesamte Büro ins Visier nehmen. Besser, Sie gehen Schritt für Schritt vor. Wenn Ihr Schreibtisch der Mittelpunkt Ihrer Arbeit ist, beginnen Sie hier. Gehen Sie vom Schreibtisch aus und bekämpfen Sie das Chaos zunächst im unmittelbaren Umfeld. Eine sinnvolle Abfolge für das Ausmisten könnte so aussehen:

      1. auf dem Schreibtisch

 

      2. in den Schreibtischschubladen sowie im Rollcontainer

 

      3. unter dem Schreibtisch, auf dem Fußboden

 

      4. in den Sideboards, Regalen oder Schränken

 

    5. auf den Fensterbänken und anderen horizontalen Flächen

Tipp Nr. 3 für das Ausmisten: Praktizieren Sie Wegwerfen auf Probe

Unterlagen und Gegenstände, die Sie nicht mehr am Arbeitsplatz benötigen, aber noch nicht wegwerfen möchten, legen Sie in Kartons. Wenn sie diese genau beschriften und mit einem „Verfallsdatum” versehen, können die Dinge aus dem Büro verschwinden. Allerdings können Sie noch eine Zeit lang auf die Unterlagen zugreifen, falls das später noch einmal notwendig ist. Weitere Informationen zum Wegwerfen auf Probe habe ich für Sie in dem Blogbeitrag „Die Ablage P – wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können” zusammengefasst.

Tipp Nr. 4 für das Ausmisten: Leergewordene Rollcontainer und Möbel direkt aus dem Büro nehmen

Damit Sie gar nicht erst in Versuchung kommen, den gewonnenen Platz erneut vollzuräumen, schaffen Sie die leergewordenen Rollcontainer, Regale etc. direkt aus dem Büro. Meine Erfahrung zeigt, dass sie sich schneller wieder füllen, als Ihnen lieb sein kann.

Tipp Nr. 5 für das Ausmisten: Verbessern Sie die Müllentsorgung

Ordnung im Büro hat auch damit zu tun, dass Sie gleich alles wegwerfen, was nicht benötigt wird. Am Arbeitsplatz steht dafür häufig ein einzelner Mülleimer bereit, in den alles hineinkommt – sei es ein Buttermilchbecher, der halbvoll weggeworfen wird, oder zerknülltes Papier. Mülltrennung ist nicht nur ökologisch richtig, sondern hat auch den Nebeneffekt, dass der Müll nicht mehr täglich, sondern beispielsweise nur noch wöchentlich geleert werden muss. In der Regel fällt im Büro vor allem Papiermüll an. Eine Papierkiste sollte also direkt am Schreibtisch stehen.

Tipp Nr. 6 für das Ausmisten: Sortieren Sie die Kabel

Sie kennen das wahrscheinlich: Beim Einrichten des Schreibtisches gibt man sich Mühe, Ordnung in das Kabelgewirr zu bringen. Sie arbeiten mit Kabelbindern, kleben die Kabelführungen an die Tische – und nur wenig später sieht es am und unter dem Schreibtisch aus wie in einer Schlangengrube. Wenn wir gerade dabei sind und Sie Ihren Arbeitsplatz ausmisten, ist nun der Zeitpunkt günstig, die Verkabelungen neu zu sortieren. Sie werden manche Schnur entdecken, die Sie nicht mehr brauchen. Weiterer Informationen zum Thema Kabel und Co. finden Sie in meinem Blogbeitrag zu diesem Thema.

Tipp Nr. 7 für das Ausmisten: Schaffen Sie einen Fundus

Alles, was Sie täglich brauchen, bleibt in Schreibtischnähe. Alles, was Sie regelmäßig aber nicht täglich brauchen, wird in die Schränke und Regale in Ihrem Büro einsortiert. Für die Dinge, die Sie unregelmäßig brauchen und die auch von anderen Personen genutzt werden, bietet sich ein Fundus an. Wir haben z.B. einen gemeinsamen EDV-Raum, in dem in einem Regal Netzteile, Ladegeräte, Akkus, Funkmäuse etc. gelagert werden. Im Artikel „Dies ist ein Selbstbedienungsladen! - Wie Sie Ihre IT-Abteilung mit dem „Prinzip Selbstbedienung” entlasten!” erfahren Sie weitere Tipps zur gemeinsamen Nutzung solcher Regale.

Solch ein Ort bietet sich auch für Laminiergeräte, Schneidemaschinen, Papier etc. an.

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Darauf kommt es an

Es geht darum, den Dingen eine Heimat zu geben. Diese Idee, den Dingen einen definierten Platz zuzuweisen, zählt zu den wichtigen Prinzipien einer professionellen Büroorganisation – sei es am und auf dem Schreibtisch oder im Computer. Es sollte das Ziel sein, alle Dinge, mit denen Sie täglich arbeiten, innerhalb einer Minute zu finden und zu erreichen.

Was der Tipp bewirkt

Ausmisten bewirkt einen enormen Gewinn an Fläche. Es entsteht Freiraum und Sie können befreiter und konzentrierter arbeiten.

Extra-Tipp

An meinem Arbeitsplatz habe ich eine Kunststoffbox für Alles, was mit dem Handy zu tun hat. In ihr landen die Bedienanleitung, das USB-Kabel, Zubehörteile, Hüllen usw.

Und Sie?

Ich würde mich freuen, wenn Sie mir Vorher-/ Nachher- Fotos von den Entwicklungen in Ihrem Büro zusenden.



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