Top-Wartungsanleitungen: So sparen Sie bares Geld im Büro!


Irgendein Gerät macht immer Probleme, oder? Der Kopierer frisst schon wieder Papier, der Drucker blinkt dauernd rot, die Kaffeemaschine macht nur noch kalten Kaffee. Die Technik ist leider nicht so zuverlässig wie wir sie gerne hätten.
Und jedesmal fallen Kosten an. Zuerst scheitert jemand aus dem Team nach einer Stunde überflüssiger Versuche an der Reparatur, weil es keine verständliche Wartungsanleitung gibt. Oder Sie müssen erst einmal einen Reparaturdienst holen. Das kann nicht nur dauern, es kostet auch immer wieder Geld. Und manchmal zahlen Sie schon über 100 Euro nur für die Anfahrt, damit der Reparaturdienst nach drei Minuten wieder fährt und lakonisch sagt: Das hätten Sie auch selbst machen können.

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Wenn’s nicht mehr tutet, hilft eine verständliche Wartungsanleitung.

Erstellen Sie für jedes Gerät eine Wartungsanleitung

In manchen Leasingaufträgen ist die Wartung der Geräte schon enthalten und Sie zahlen nicht einmal die Anfahrt des Reparaturdienstes. Doch allein die Wartezeit, bis das Gerät wieder nutzbar ist, kann Sie unverhältnismäßig viel Geld kosten.
Andererseits ist es meist zu viel verlangt, dass alle Mitarbeiter  Ahnung davon haben sollen wie sie den Druckertoner austauschen oder den Fehler Nr. 27a3Z am Kopierer beheben können. Dazu sind die Maschinen heute meist viel zu komplex und die Wartungsanleitungen der Firmen oft zu unverständlich.
Deshalb sollten sie frühzeitig für jedes Gerät eine Anleitung zur Wartung und für kleine Reparaturen erstellen. Wie Sie das am besten tun und dadurch viel Geld sparen, zeige ich Ihnen jetzt.

Identifizieren Sie die häufigsten Probleme und Tricks

Jedes Gerät hat Standardprobleme. Bei Kopierern ist es oft, dass Papier irgendwo steckenbleibt, reißt, knüllt und den Kopiervorgang dadurch unterbricht. Bei Druckern kommt häufig die Meldung, dass Tinte oder Toner alle ist, obwohl die Patronen noch recht neu sind. Kaffeemaschinen weigern sich, Kaffee zu kochen, solange sie nicht entkalkt werden, selbst wenn sie letzte Woche erst entkalkt wurden.
Notieren Sie sich diese Probleme und gleich schon die Lösungen dazu. Manchmal kennen Ihre Mitarbeiter bereits kleine Tricks, mit denen sie solche Fehlermeldungen umgehen können. Meistens lassen sich die Probleme auch schon mit zwei, drei Handgriffen lösen.

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Unmöglich? Mit einer Wartungsanleitung nach Büro-Kaizen® ganz sicher nicht.

Erstellen Sie Wartungsanleitungen in Wort und Bild

Wartungsanleitungen, die nur aus Worten bestehen, sind oft so schwer verständlich, weil diejenigen, die die Geräte nutzen, sich mit den Fachausdrücken der Hersteller nicht auskennen. Deshalb ist es sehr sinnvoll, die Anleitungen zum selbst Warten mit Bildern zu bestücken. Machen Sie Fotos von den betreffenden Geräteteilen und fügen Sie sie in die Anleitung ein.

Warum One-Minute-Lessons die besten Wartungsanleitungen sind

Die Anleitungen der Hersteller sind oft entweder langatmig und unverständlich oder viel zu kurz und deshalb unverständlich. One-Minute-Lessons sind noch kürzer, aber sehr leicht zu verstehen. Denn sie beschränken sich auf das Allernötigste, und sie sind so bebildert, dass selbst ein Kind verstehen würde, wie das Ganze funktioniert.
Wie Sie One-Minute-Lessons erstellen, habe ich Ihnen in meinem Artikel „Kopierer, Drucker, Anrufbeantworter – geh mir weg! Mit leichten One-Minute-Lessons zum effektiven Lernen schwieriger Geräte” beschrieben.

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Eine One-Minute-Lesson kann sogar eine Wartung verhindern, wenn man dadurch das Gerät richtig bedient.

Platzieren Sie die Wartungsanleitung dort, wo sie gebraucht wird

Eine Wartungsanleitung, die bei irgendwem im Schrank liegt, nützt niemandem. Bringen Sie Ihre One-Minute-Lessons direkt am oder über dem betreffenden Gerät an, damit man nicht noch Zeit mit der Suche nach der Anleitung verschwenden muss.
Für den Fall, dass ein Wartungsvorgang doch komplexer sein sollte, platzieren Sie das vollständige Handbuch direkt in der Nähe des Gerätes.

Wenn die Wartungsanleitung allein nicht hilft

Manchmal kommt es zu Störungen, um die sich eine geschulte Person kümmern muss. Notieren Sie deshalb leicht auffindbar, im besten Fall direkt unter der One-Minute-Lesson den Namen und die Telefonnummer der zuständigen Mitarbeiter im Haus oder der Service-Hotline.

Machen Sie den Mitarbeiter-Test

Haben Sie die Anleitungen erstellt, bringen Sie sie auf den Prüfstand: Lassen Sie sie durch Mitarbeiter prüfen. Verstehen sie die Anleitungen, können sie danach eine Störung beheben, ist alles gut. Wenn nicht, überarbeiten Sie sie noch einmal.
Muster für Bedienungs- und Wartungsanleitungen finden Sie übrigens kostenlos in unseren Downloads z.B. für Kopierer, Kaffeemaschine, Reinigung der Kaffeemaschine, Laminiergerät und Spiralbindegerät. Sie können die Vorlagen gerne nutzen, um sie an Ihre Geräte anzupassen.



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