Extra-Trick: Text- und Schnellbausteine aus Outlook auch in Word verwenden – und umgekehrt!



Mit der Funktion „Schnellbausteine“ kann man sowohl in Outlook als auch in Word beliebige, häufig benötigte Textpassagen abspeichern und diese dann bei Bedarf ganz schnell per Mausklick in ein neues Dokument einfügen. Damit ersparen Sie sich das immer wieder erneute Tippen derselben oder sehr ähnlicher Textelemente. Das können zum Beispiel Begrüßungsfloskeln, verschiedene Fußzeilen, ganze Antwort-Emails, Produkt- und Servicehinweise oder auch eine „Über-uns-Textpassage“ sein. Mit einem kleinen Trick können Sie diese Schnellbausteine aus Outlook nun auch in Word nutzen und umgekehrt. Wie das genau funktioniert, und welche kleinen, aber frustrierenden Stolperfallen Sie dabei umschiffen müssen, erfahren Sie in diesem Büro-Kaizen Blog-Beitrag.

Was ist das Problem?

Sowohl Word als auch Outlook speichern die angelegten Text-/Schnellbausteine in jeweils unterschiedlichen eigenen Ordnern ab. Dadurch ist ein direkter Zugriff auf die Textbausteine des jeweils anderen Office Programms in der Grundeinstellung „ab Werk“ zunächst nicht möglich. Mit einem kleinen Kniff und schnellen Umweg können Sie die Schnellbausteine aus Outlook aber dennoch auch in Word nutzen, und umgekehrt. Dies funktioniert mittels einer vergleichsweise recht simpel zu realisierenden Verknüpfung.

So funktioniert es:

Sie werden in den folgenden 5 Schritten tief in Ihrem Verzeichnisbaum eine Datei verknüpfen, ausschneiden und wo anders einfügen. Aber das stellt absolut kein Problem dar, denn Sie können 1.) keinen Schaden anrichten und müssen 2.) einfach unserer kurzen Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen.

  • Am Ende dieser Seite finden Sie die dazugehörigen Screenshots und Bilder, um die einzelnen Schritte direkt an Ihrem Computer umsetzen zu können.
  • Ein praxisorientiertes Tutorial mit Tipps für die Erstellung von Schnellbausteinen in Outlook finden Sie hier ebenfalls in diesem Beitrag.

Anleitung: Die Text- & Schnellbausteine in Outlook und Word miteinander verknüpfen

Die Aufgabe lautet, zu dem Verzeichnisordner auf Ihrer lokalen Festplatte zu navigieren, in dem Outlook standardmäßig die von Ihnen erstellten Text-/Schnellbausteine abspeichert. Von dieser Datei wird eine Verknüpfung erstellt und diese dann in dem Speicherort abgespeichert, in dem Word seine Schnellbausteine abspeichert. Fertig. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Datei-/Windows-Explorer und geben Sie in die Adresszeile ganz oben → %appdata% ein (siehe Abb. 1) und bestätigen Sie mit der → Eingabetaste (alternativ können Sie auch folgendem Navigationspfad bis zu Ihrem Profilordner folgen: → C:\Users\IhrEigenerName\AppData\Roaming).
    Abbildung I: Geben Sie zunächst %appdata% in die Adresszeile des Explorers ein. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

     

  2.  Schritt 2: Öffnen Sie dann den Ordner → Microsoft und anschließend → Templates (siehe Abb. 2).
    Abbildung II: Nun müssen Sie eine Verknüpfung zwischen den Schnellbausteinen in Outlook und Word erstellen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

     

  3. Schritt 3: In dem Ordner „Templates“ klicken Sie die Datei → NoralEmail.dotm mit der rechten Maustaste an und wählen in dem sich öffnenden Kontextmenü den Befehl → Verknüpfung einfügen (siehe Abb. 3).
    Abbildung III: Dafür benötigen Sie eine Verknüpfung der Datei NormalEmail.dotm. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

     

  4. Schritt 4: Die nun entstandene Datei „NormalEmail – Verknüpfung“ (mit den abgespeicherten Schnellbausteinen in Outlook) schneiden Sie nun mit → Strg + x aus (alternativ mit rechtem Mausklick und der Option → Ausschneiden). Navigieren Sie dann eine Ordnerebene zurück → C:\Users\IhrEigenerName\AppData\Roaming\Microsoft und öffnen Sie nach einander den Ordner → Word und darin dann den Ordner → STARTUP. Fügen Sie die Datei nun hier ein (→ Strg + v).

    Abbildung IV: Alle weiteren Text- und Schnellbausteine, die in Word erstellt werden, müssen von nun an in die gemeinsame/verknüpfte Datei “NormalEmail.dotm” abgespeichert werden. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
  5. Schritt 5: Ihre Text- und Schnellbausteine aus Outlook stehen Ihnen nun auch in Word zur Verfügung. Umgekehrt werden neue Schnellbausteine aus Word auch in Outlook übernommen und angezeigt. Dafür müssen Sie beim Erstellen eines neuen Textbausteins (Textpassage markieren, in der Registerkarte → Einfügen auf → Schnellbausteine klicken und in dem Dropdownmenü den Befehl → Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern auswählen) lediglich den Speicherort von → BuildingBlocks.dotx in → NormalEmail.dotm ändern (siehe Abb. 4).
  6. Fertig!…oder gibt es irgendwelche Probleme oder Fehlermeldungen?

Häufigster Fehler Nr. 1: Den Ordner „STARTUP“ gibt es gar nicht!

Kein Problem. Sie haben bislang einfach noch keine Schnellbausteine für Textpassagen in Word angelegt! Daher existiert der entsprechende Ordner auch noch nicht. Öffnen Sie einfach Word, markieren Sie wahllos eine Textpassage und legen Sie dafür einen Schnellbaustein an. Speichern Sie ab und schließen Sie Word. Nun finden Sie auch den in Schritt 4 beschriebenen Ordner „STARTUP“.

Häufigster Fehler Nr. 2: Neue Schnellbausteine aus Word werden nicht nach Outlook übernommen!

Wenn Sie einen neuen Schnellbaustein für regelmäßig benötigte Textpassagen in Word einrichten, Sie beim Abspeichern in die gemeinsam mit Outlook genutzten Datei „NormalEmail – Verknüpfung“ (Schritt 2) allerdings eine Fehlermeldung erhalten, ist auch das kein Problem. Sie müssen einfach Outlook schließen, dann funktioniert es! Denn wenn Outlook gleichzeitig ebenfalls geöffnet ist, greift es auch ebenfalls auf diese Datei zu. Leider blockiert es dadurch auch Änderungen durch ein anderes Programm. Nach Anlegen des (verknüpften) Schnellbausteins in Word können Sie Outlook ja einfach sofort mit einem Mausklick wieder starten. Dieses kleine Manko gilt aber nur für das Abspeichern von neuen Schnellbausteinen in Word.

Darauf kommt es an: AutoKorrektur und Schnellbausteine in Outlook anlegen

Während sich die Schnellbausteine für ganze Textpassagen und häufig benötigte Textvorlagen inklusive Formatierung eignen, gibt es für einzelne kurze Textphrasen eine eigene schnelle Lösung in Outlook. Die AutoKorrektur. Einmal abgespeichert, müssen Sie nur noch die Abkürzung eintippen und Outlook wandelt diese automatisch in die entsprechende Textphrase um.

  • Ein gängiges Praxisbeispiel aus dem Büroalltag ist „sgdh“. Dann müssen Sie in künftigen E-Mails nie mehr „Sehr geehrte Damen und Herren“ austippen!
  • Sie können aber auch ganze Sätze und sogar Absätze mit einer eigenen AutoKorrektur-Abkürzung für die extrem schnelle Wiedervorlage abspeichern.
  • Wie Sie die beiden zeitsparenden Outlook-Funktionen „Schnellbausteine“ und „AutoKorrektur“ einsetzen, erfahren Sie in diesem Büro-Kaizen Tutorial → „Die Outlook-Textbausteine: Mit AutoKorrektur und Schnellbausteine clever zeitsparen!“.

Und Sie?

In der Office-Bürosoftware Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word, sowie in den vielen vergleichsweise neuen Tools in Office 365, schlummert ein riesiges Effizienzsteigerungspotenzial für die Büroarbeit und Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Optimierungs- und Digitalisierungsexperten von Büro Kaizen helfen Ihnen dabei, dieses Potenzial in Ihrem Unternehmen zu heben!

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

Zeit sparen beim E-Mail schreiben mit Textbausteinen in Outlook

Dauer 03:52 Minuten




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