Endlich mehr Zeit fürs Wesentliche! 5 Tipps für den Umgang mit dem Terminkalender



Sie sind permanent überlastet und leiden unter einem zu vollen Terminkalender und zu vielen Aufgaben? Überprüfen Sie, ob eine bessere Planung und ein gezielterer Umgang mit Ihrem Terminkalender nicht ein erster guter Schritt in die richtige Richtung sein könnte. Wie Sie das machen können, erfahren Sie in diesem Beitrag! 

Was ist das Problem 

Fast überall begegnen mir Zeitdruck und Terminnot. Häufig höre ich die Klage, dass alles zu viel ist. Gleichzeitig erlebe ich aber auch, dass viele Dinge nicht gut geplant und vorgedacht werden. Termine landen im Terminkalender, ohne weiter nachzufragen. Vorbereitungszeiten werden nicht kalkuliert und auch nicht im Terminkalender markiert. Es werden sich keine Freiräume genommen, um die Woche oder den nächsten Tag vernünftig zu planen und Termine sowie Aufgaben zu priorisieren. Das Alles führt zu Stress und dazu, dass der Terminkalender sich füllt und wir reagieren, anstatt proaktiv zu handeln. 

Terminkalender verschafft Ihnen Übersicht
Fast überall herrschen Zeitnot und Termindruck.

So funktioniert es  

Terminkalender Tipp Nr. 1: Nehmen Sie sich Zeit für die Wochenplanung und die Tagesplanung! 

In der Regel füllt sich der Terminkalender von alleine. Doch das bedeutet, dass Sie immer mehr fremdbestimmt werden und die wirklich wichtigen Ziele nicht erreicht werden. Darum ist es bedeutsam, am Ende einer jeden Woche und am Ende eines Arbeitstages eine vernünftige Terminplanung zu machen. Werfen Sie am Ende einer Woche einen Blick auf die vergangene Woche, was wurde erreicht und was musste geparkt werden, so dass Sie es in der kommenden Woche bearbeiten müssen. Das gleiche machen Sie am Ende eines Tages im Hinblick auf den nächsten Arbeitstag.  

Terminkalender führen hilfreich für Übersicht
Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für Ihre Terminplanung!

Zu der Priorisierung Ihrer Aufgaben schreibe ich gleich noch etwas im Terminkalender-Tipp Nr. 3. Zunächst ist es für den richtigen Umgang mit dem Terminkalender wichtig, dass Sie sich die Wochenplanung und die Tagesplanung zu einem festen Ritual machen und dafür regelmäßig einen Block in Ihrem Terminkalender freihalten.

Terminkalender Tipp Nr. 2: Kalkulieren und planen Sie Ihre Vorbereitungszeiten! 

Wenn Sie ein Meeting planen oder einen Termin annehmen, machen Sie es sich zur Gewohnheit, stets die Vorbereitungszeit zu kalkulieren und auch diese in den Kalender einzutragen. Sehr viele Meetings sind frustrierend, weil die Vorbereitungszeit zu knapp war und spontan, ohne gute Vorlagen, Dinge diskutiert und entschieden werden müssen. Das lässt sich nur vermeiden, wenn Sie sich auch die Vorbereitungszeiten in den Terminkalender eintragen! 

Terminkalender verhilft zur besseren Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist Voraussetzung für effiziente Meetings!

Einige Hinweise speziell zur Frage der Optimierung Ihrer Besprechungsvorbereitung finden Sie hier: 

Bevor Sie einen Termin erstellen: 5 Tipps für die perfekte Besprechung

Terminkalender Tipp Nr. 3: Unterscheiden Sie zwischen "Dringend?", "Wichtig?" oder Beides? 

Bevor Sie etwas in den Terminkalender eintragen, sollten Sie sich fragen, ob Sie den Termin, bzw. die Aufgabe tatsächlich übernehmen müssen oder nicht. Von dem amerikanischen Präsidenten Dwigth D. Eisenhower stammt die Methode zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben und Terminen zu unterscheiden. Dringend sind Aufgaben, bei denen Zeitdruck besteht, weil z.B. ein Abgabetermin näherrückt. Wichtig sind die Aufgaben, die für das Erreichen der eigenen Ziele zentral und bedeutsam sind. Die Eisenhower-Matrix ist bis heute ein wirksames Modell, um die Priorität von Aufgaben festzulegen. 

Terminkalender Eisenhower Matrix dringend wichtig
Eisenhower Matrix

Bei der Wochen- und Tagesplanung haben die Projekte in Ihrem Terminkalender Vorfahrt, die dringend sind und wichtig. Das sind die Aufgaben, die zum Erreichen Ihrer Ziel entscheidend sind und bei denen gleichzeitig ein nahender Abgabetermin ansteht. Die Einträge in Ihrem Terminkalender, die noch nicht dringend sind, müssen manchmal zugunsten anderer Dinge neu terminiert werden. Am besten ist es natürlich, wenn Ihre Planung so optimiert ist, dass Sie bei keiner Ihrer Aufgaben unter Zeitdruck geraten. Leider gelingt das nicht immer. Sie sollten allerdings grundsätzlich nur solche Termine aufnehmen, die wichtig für Sie sind und diese inklusive der Vorbereitungszeiten planen. Seien Sie achtsam im Umgang mit Terminen und  Aufgaben, die andere für dringend halten, die aber nicht wichtig für Sie sind. Diese Termine sollten Sie delegieren. Termine und Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, landeten bei Eisenhower stets im Papierkorb. Auch Sie sollten Sie einfach löschen, bzw. gar nicht erst in den Terminkalender eintragen.

Terminkalender Tipp Nr. 4: Terminkalender und Ablage verknüpfen 

Im Büro-Kaizen® verknüpfen wir nun den Terminkalender und die Aufgabenliste zusätzlich mit dem Ablage. Dafür markieren Sie das jeweilige Projekt mit einem Hinweis darauf, wo sich die Unterlagen befinden. Sollten Sie mit einem analogen Terminkalender arbeiten, können Sie Symbole nutzen, um auf den richtigen Ablageort zu verweisen: 

Terminkalender und ordentliches System
Ablageorte immer makrieren Sortiermappe
Kennzeichnen Sie Ablageorte in Ihrem Kalender und Ihrer To-Do-Liste.

Arbeiten Sie mit diesen Zeichen und Zahlen und stellen Sie so die Verknüpfung zwischen Kalender, Aufgabenliste und Sortiermappen her.

In Outlook können Sie ähnlich vorgehen, in dem Sie die Projektnummer vor die Aufgabe setzen. In einer mappenbasierten Vorlage sähe das z.B. so aus: 

Terminkalender verknüpft mit Ihren Aufgaben
Die Zusammenarbeit von Kalender, Aufgaben und mappenbasiertem Ordner ohne Sortiermappen.

Bei kleineren Projekten bietet sich der Einsatz von Sortiermappen an: Schreiben Sie in die Aufgabenliste die Zahl des Faches Ihrer Sortiermappen, in dem die relevanten Checklisten, Informationen oder Erinnerungen liegen. Die gleiche Zahl können Sie auch hier in Ihren Kalender schreiben. 

Terminkalender mit Aufgaben verknüpfen
Die Zusammenarbeit von Kalender, Aufgaben und Sortiermappen.

Die Zusammenarbeit von Kalender, Aufgaben und Sortiermappen.

So lässt sich auf einem Blick sowohl in der Aufgabenliste als auch im Kalender erfassen, auf welche Unterlagen Sie zurückgreifen müssen und wo Sie sie innerhalb Ihrer Sortiermappen finden.

Terminkalender Nr. 5: Keine Trennung von dienstlich und privat 

"Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!", heißt einer der wichtigsten Büro-Kaizen® Spielregeln. Das gilt bei mir auch für den Terminkalender. Aus diesem Grund landen sowohl die privaten als auch die dienstlichen Termine alle an einem Ort. Ich behalte den Überblick und nehme nicht versehentlich einen dienstlichen Termin an, obwohl wir an dem Nachmittag einen Familiengeburtstag geplant hatten. 

Terminkalender führen und gelassener arbeiten
Endlich mehr Zeit fürs Wesentliche.

Darauf kommt es an  

Keine Ressource Ihres Lebens ist so bedeutsam wie die Ressource Zeit. Auch Geld ist niemals so wichtig wie Zeit! Aus diesem Grund ist eine optimierte Terminplanung entscheidend für ein erfolgreiches Leben! Wann immer Sie etwas Neues in den Terminkalender eintragen, sollten Sie sich fragen, ob der Termin notwendig ist oder nicht. Bei Terminkonflikten sollten Sie entscheiden, dem Termin höhere Priorität einzuräumen, der für das Erreichen Ihrer beruflichen und persönlichen Ziele der wichtigere ist. Haben Sie den Mut, Termine und Aufgaben abzusagen, wenn Sie merken, dass andere Termine wichtiger geworden sind!

Keine Ressource ist so bedeutsam wie Zeit. Aus diesem Grund ist eine optimierte Terminplanung so entscheidend! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt 

In fast allen Berufen und Unternehmungen gibt es mehr Aufgaben und Anfragen, als man bewältigen kann. Darum ist es notwendig, Entscheidungen zu treffen und zu priorisieren. Die Eisenhower-Matrix ist dafür ein wertvolles Tool. Wenn Sie die Matrix und auch die anderen Tipps einsetzen, handeln Sie proaktiv und werden erleben, dass Sie weniger gehetzt und durch andere getrieben sind.

Und Sie? 

Wo kommen Sie mit Ihrem Terminkalender an Ihre Grenzen? Welche Herausforderungen erleben Sie? Schreiben Sie mir, ich suche gerne gemeinsam mit Ihnen nach guten Lösungen! 



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