Terminabstimmung leicht gemacht: Unsere 3 besten Tipps

Es scheint ein Phänomen unserer Zeit zu sein, dass heute fast jeder einen vollen Terminkalender vorzuweisen hat. Das erschwert die Terminabstimmung, sei es für ein berufliches Meeting oder für eine private Unternehmung. Deshalb stelle ich Ihnen heute drei bewährte Methoden vor, mit denen sich Termine zeitsparend und sicher vereinbaren lassen. So können Sie für ein Meeting, den nächsten Mitarbeiterabend oder für den Wochenendausflug den optimalen Termin finden.

Inhalt

E-Mail-Liste: Bitte Termin bestätigen

Der DFN-Terminplaner: Sichere Terminabstimmung online

Outlook-Kalender: mailto-Funktion

Und Sie? Welchen Tipp möchten Sie teilen?

E-Mail-Liste: Bitte Termin bestätigen

Die E-Mail-Liste eignet sich dazu, einen bereits feststehenden Termin von den Teilnehmern bestätigen zu lassen.

So gehen Sie vor

1. Erstellen Sie eine Tabellenliste mit den Namen der Teilnehmer.
2. Speichern Sie die Tabelle auf Ihrem Server.
3. Verfassen Sie eine Rundmail an die Teilnehmer, in der Sie Ort und Zeit der Veranstaltung sowie den Inhalt beschreiben.
4. Senden Sie den Link zur Tabelle an die Teilnehmer der Veranstaltung.
5. Die Empfänger der E-Mail können nun per Klick die Liste öffnen und ihre Teilnahme eintragen.

Tipp: Wenn die Teilnehmer für Ihre Zusage die Ziffer „1“ eintragen, können Sie per Summenfunktion die Anzahl der Teilnehmer leicht ermitteln. Das ist besonders bei größeren Veranstaltungen eine zeitsparende Hilfe.

Der DFN-Terminplaner: Sichere Terminabstimmung online

Der Terminplaner des Deutschen Forschungsnetzwerks ist ein sicheres Tool, um Terminabstimmungen vorzunehmen. Nach Aussage der Verantwortlichen verwendet es eine durch  SSL-verschlüsselte Datenübertragung und verzichtet auf Google Adsense und Google Analytics.

Ein weiterer Beitrag zur Datensicherheit besteht darin, dass die Umfrage an einem von Ihnen eingegebenen Datum wieder gelöscht wird. Bis dahin verbleibt sie in Deutschland beim DFN-Verein.

So gehen Sie vor

1. Rufen Sie den Terminplaner auf unter https://terminplaner.dfn.de/.
2. Klicken Sie auf „Neue Abstimmung erstellen“.
3. Füllen Sie die Felder „Name“, „Ablaufdatum“ und „Beschreibung“ aus. Für die Beschreibung steht Ihnen ein einfacher Texteditor zur Verfügung, mit dem Sie den Text ansprechend formatieren können. Klicken Sie danach auf „Weiter“.
4. Nun öffnet sich der Bereich „Termin vorgeben“. Gehen Sie mit dem Cursor in die erste Zeile und wählen Sie aus dem Kalender auf der rechten Seite Ihren Termin aus. Mit einem Klick wird der Termin in die Zeile übertragen.
5. Im Bereich „Tageszeiten“ können Sie beliebig viele Uhrzeiten eingeben.
6. Wenn Sie weitere Terminvorschläge machen wollen, klicken Sie auf „Neue Spalte hinzufügen“ und verfahren wie in 4. und 5. beschrieben.
7. Gehen Sie auf „Terminplan prüfen und veröffentlichen“. Nun wird Ihnen ein Link angezeigt, den Sie per E-Mail an die Teilnehmer der Veranstaltung senden.

Tipp: Probieren Sie diese einfache und sichere Methode zur Terminabstimmung aus, wenn Sie  Wert auf Datensicherheit und einfache Handhabung legen.

Outlook-Kalender: mailto-Funktion

Diese Methode zur Terminabstimmung geht auf unseren Leser Andreas Weyand zurück. Hier beschreiben wir Ihnen kurz das Vorgehen:

1. Verschicken der E-Mail zur Terminabstimmung: „mailto:Empfänger&subject=Betreff“. Dabei formulieren Sie für jede Terminoption einen eigenen mailto-Befehl. Die Betreffzeile des mailto-Befehls enthält den Namen des Meetings und den jeweiligen Termin. Außerdem enthält die Mail eine Frist für die Rückmeldungen.

1. Einrichten einer Outlook-Regel zum Sammeln der Antworten. Hierzu legen Sie einen neuen Ordner im Posteingang von Outlook an. Gehen Sie dann im Bereich „Regel“ auf „Regel erstellen. Unter „Betreff enthält“ geben Sie den Betreff Ihrer Terminabstimmungs-Mail an.
2. Rückmeldungen auswerten: Auf einen Blick sehen Sie, für welchen Termin die größte Zustimmung besteht.
3. Information der Teilnehmer über den endgültigen Termin.

Tipp: Eine ausführliche Anleitung für die praktische mailto-Funktion mit aussagekräftigen grafischen Darstellungen und einem Praxisbeispiel finden Sie im Downloadcenter.

Eine gut funktionierende Terminabstimmung trägt entscheidend zum Gelingen eines geplanten Meetings oder einer Unternehmung bei. Mehr Tipps dazu habe ich Ihnen in meinem Beitrag Meetings planen im Nullkommanix zusammengestellt.

Laden Sie sich auch mein kostenloses E-Book Schnelltest für Ihre Kalendereffizienz herunter. Hier finden Sie neben einem aussagekräftigen Test viele praxiserprobte Tests, wie Sie Ihre Terminabstimmung noch effizienter gestalten.

Und Sie? Welchen Tipp möchten Sie teilen?

Ich freue mich immer sehr, wenn meine Leser ihre Erfahrungen mit uns teilen. Haben Sie, wie unser Leser Herr Wayand, einen Tipp zur Terminabstimmung, der sich für Sie besonders bewährt hat? Dann kontaktieren Sie mich doch per E-Mail oder nutzen Sie die Kommentarfunktion unter diesem Artikel. Ich freue mich darauf!