Die Kunst einen Termin effizient zu organisieren



In der Berufswelt ist es von Bedeutung, dass Sie lernen, wie man einen Termin effizient organisieren muss. Bei der Planung einer Geschäftsreise zum Beispiel, kann es zu wahren zeitlichen Katastrophen kommen. Denn leider ist es so, dass Flugzeuge einmal losfliegen und nicht auf Sie warten. Ganz gleich ob Sie und Ihre Mitarbeiter an Bord sitzen und sich den neusten Actionfilm anschauen oder nicht. Mit Hilfe dieser 6 Regeln lernen Sie, wie Sie jeden Termin effizient organisieren!

Regel Nr. 1: Die 9 magischen W-Fragen!

  • Wer trifft wen und warum?
  • Wann und wo findet der Termin statt?
  • Wer ist noch mit dabei?
  • Was ist noch zu tun?
  • Wie und wann ist jeder erreichbar?

Ein Beispiel, wie Sie einen Termin effizient organisieren!

„Guten Morgen Herr Kölb,

bitte kommen Sie morgen von 12 – 13 Uhr bezüglich unseres Auswertungsgesprächs in mein Büro. Falls Frau Krämer Zeit hat, sagen Sie ihr bitte, dass Sie auch dazu kommen soll. Da wir unsere Umsätze in den letzten 3 Monaten verdreifacht haben, gibt es eine Menge zu besprechen und zu feiern. Bitte bringen Sie die Auswertungen und Champagner mit! Falls Sie noch Fragen haben, können Sie mich gerne kurz anklingeln. Die Telefonnummer steht wie immer in der Signatur.

Liebe Grüße

Markus Lübke”

Termin fuer Meeting effizienz organisieren
Organisieren Sie den Termin effizient und dem Meeting steht nichts mehr im Wege!

Regel Nr. 2: Transparenz schaffen!

Organisieren Sie Termine, die für alle bzw. ausgewählte Mitarbeiter einsehbar sind. Dazu eignet sich zum Beispiel die Terminerstellung bei Outlook sehr gut. Der Vorteil ist, dass sich keine Termine ungewollt überschneiden können. So müssen Vereinbarungen nicht abgesagt oder verschoben werden. Außerdem schaffen Sie somit Transparenz und Vertrauen. Jeder versteht auf einem Blick was im Unternehmen ansteht und von Bedeutung ist.

Regel Nr. 3: Haben Sie einen zentralen Ort für alle Termine!

Legen Sie eine zentrale Stelle fest, an der Sie Ihre Termine verwalten. Egal ob es auf Papier oder digital geschieht - wenn Sie für Ihre Termine nur eine einzige Plattform nutzen, haben Sie immer alles im Blick und vermeiden Durcheinander. Wenn Ihre Termine auf 10 verschiedenen Kalendern eingetragen sind, dann wird Chaos entstehen.

Regel Nr. 4: Was gehört in den Kalender und was nicht?

Planen Sie im Voraus! Wenn Sie einen Termin an einem anderen Ort haben, sollten Sie unbedingt die Reisezeit im Kalender notieren. Nutzen Sie Ihren Kalender jedoch nicht als Notizbuch. Halten Sie nur die wichtigsten Daten fest um die Übersicht zu behalten. Beschränken Sie sich zum Beispiel auf Termin- Benennung, Ort, Uhrzeit und Teilnehmer. Ein Kalender ist keine To-do-Liste.

Regel Nr. 5: Verwenden Sie einen passenden Kalender/ Terminplaner!

Um einen Termin effizient organisieren zu können, brauchen Sie den richtigen Kalender. Es macht keinen Sinn einen Kalender zu benutzen, der Ihnen einfach nicht zusagt. Sie müssen sich zurecht finden können. Haben Sie bestimmte Vorstellungen, was in Ihrem Kalender möglich sein muss? Wenn die einen digitalen Kalender nutzen und dieser Software-Bugs enthält oder Sie ein-fach nicht mit der Oberfläche zufrieden sind, dann nutzen Sie einen anderen Kalender. So einfach ist das!

Regel Nr. 6: Planen Sie Pufferzeit mit ein!

Man kann nie wissen, was Sie vor einem Termin aufhalten könnte. Der Tank Ihres Autos könnte mitten auf der Autobahn leer sein. Ein umgestürzter Baum könnte die Einfahrt blockieren. Sie wissen worauf ich hinaus will. Um einen Termin effizient organisieren zu können, sollten Sie Pufferzeit einplanen. Sie sparen sich unnötigen Stress und kommen pünktlich. 5 Minuten vor der Zeit, das ist des Kaisers Pünktlichkeit!

Legen Sie eine Stelle fest, an der Sie Ihre Termine verwalten. - egal ob auf Papier oder digital. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Können Sie es einen Termin effizient organisieren? Haben Sie noch einen Trick in petto, der nicht in unserem Artikel steht? Schreiben Sie mir!

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