Endlich Ruhe – Revolutionieren Sie das Büro mit dem Telefonzimmer



Was hören Ihre Kunden oder wichtige Gesprächspartner im Hintergrund bei Ihren Telefonaten? Ein unprofessioneller Geräuschpegel ist eine schlechte Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Umgekehrt stört permanenter Bürolärm auch Ihre eigene Konzentration. Im schlechtesten Fall mutieren dringende Gespräche zu unangenehmen Aufgaben, die Sie immer wieder vor sich herschieben. Damit ist jetzt endlich Schluss: Unser kleiner Trick mit dem Telefonzimmer sorgt für die nötige Ruhe und fördert die Effizienz beim Telefonieren.

Konzentriert Telefonieren im Telefonzimmer
Konzentriertes Telefonieren geht in einem separaten Telefonzimmer besser.

Was ist das Problem

Manchmal gleicht das Büro einem Hühnerstall. Jemand erzählt einen Witz, über den alle lauthals lachen. Der Azubi erhält eine langatmige Einweisung in seinen Arbeitsbereich. Und dann schneit auch noch der Postbote herein und knallt ein Paket auf den Tisch. An vielen Tagen scheint es keinen passenden Zeitpunkt für ein ruhiges Telefonat mit dem wichtigen Kunden zu geben. Die perfekte Lösung ist ein separates Telefonzimmer, das alle Mitarbeiter bei Bedarf nutzen können. Hier kann jeder wichtige Gespräche führen ohne zu stören oder gestört zu werden.

So funktioniert es

1. Schritt zum Telefonzimmer: Planen Sie im Team

Es lohnt sich immer, alle abteilungsrelevanten Ideen gemeinsam umzusetzen. So fühlt sich niemand ausgeschlossen und jeder ist über die neue Zielsetzung informiert. Ein gemeinsames Projekt stärkt außerdem die Zufriedenheit und den Zusammenhalt des Teams. Wer sich für das Projekt begeistert, achtet zugleich darauf, dass Regeln eingehalten werden. Denn bei einem separaten Telefonzimmer besteht immer die Gefahr, dass der Raum zweckentfremdet wird.

Telefonzimmer gemeinsam einführen
Ein Telefonzimmer zu planen, sollte ein Gemeinschaftsprojekt sein.

2. Schritt zum Telefonzimmer: Aussortieren schafft Raumgewinn

Die räumlichen Gegebenheiten sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. Aber für ein separates Telefonzimmer brauchen Sie nicht viel Platz. Vielleicht finden Sie im Keller oder im Obergeschoss einen ungenutzten Abstellraum. In Großraumbüros kann auch eine ruhige Nische zu einem kleinen Telefonbüro umgestaltet werden. Schauen Sie sich unbedingt die Ecken im Unternehmen an, die vor Kartons, Werbematerialien oder Aktenordner überquellen. Indem Sie überflüssiges Material oder Unterlagen aussortieren, gewinnen Sie Fläche für Neues. Außerdem schaffen Sie dauerhaft Ordnung und verbessern das Wohlfühlklima im Ihrem Arbeitsumfeld.

Es fällt Ihnen schwer, sich von Unterlagen zu trennen? Diese 5 wichtigsten Büro-Kaizen-Tipps zeigen Ihnen, worauf es ankommt.

Platz schaffen für Telefonzimmer
Schaffen Sie Platz, um ein kleines Telefonzimmer einrichten zu können.

3. Schritt zum Telefonzimmer: Alle packen mit an

Wenn alle im Team mithelfen, ist der Extra-Raum schnell eingerichtet. Zunächst wird die Rumpelkammer aufgeräumt und alle unwichtigen Unterlagen, Prospekte und sonstiges entsorgt. Ein bisschen helle Wandfarbe verleiht dem ehemals düsteren Raum einen freundlichen Anstrich. Optimal sind gelbe und orange Farbtöne. Sie wirken kommunikativ und vitalisierend. Ein freundliches Arbeitsumfeld fördert die Motivation. Schaffen Sie bewusst ein positives Umfeld mit Blumen oder einem schönen Bild an der Wand.

4. Schritt zum Telefonzimmer: Die optimale Einrichtung

Je nach Größe braucht das Extrazimmer ausreichende Beleuchtung, einen Schreibtisch mit Computer und natürliche ein Telefon . Bei uns setzen wir zu 100 Prozent tragbare Telefone und Laptops ein. Sie sichern ein hohes Maß an Flexibilität und erleichtern die Arbeit. Bevorzugen Sie Möbel aus Holz oder Kunststoff, weil diese Lärm eher absorbieren als Glas- und Stahlmöbel. Bei einem abgetrennten Bereich senken schalldämmende Stellwände, Deckensegel oder ein dicker Teppich erheblich den Geräuschpegel. Schwere Gardinen oder Lamellenstores schlucken ebenfalls den Schall.

5. Schritt zum Telefonzimmer: Alle Unterlagen griffbereit

Es steigert die Effizienz, wenn benötigtes Schreibmaterial für alle griffbereit auf dem Schreibtisch ausliegt. Notizzettel, Post-its und ein Vorlagenblock für Gesprächsnotizen gehört ebenso zur Grundausstattung wie Kugelschreiber und Papierkorb. Für den einfachen Zugriff laminieren Sie das Telefonregister sowie häufig benötigte Daten und legen es griffbereit aus. Besonders praktisch ist ein Folienständer. Damit sind alle wichtigen Unterlagen übersichtlich und für alle erreichbar sortiert.

Folienständer im Telefonzimmer
Verwenden Sie einen Folienständer im Telefonzimmer, um alle Nummern zur Hand zu haben.

6. Schritt zum Telefonzimmer: Aushänge fördern die Motivation

Das separate Telefonzimmer dient nicht dem Privatvergnügen. Verdeutlichen Sie die berufliche Intention des Raums mit diesen einfachen Maßnahmen:

  • Hängen Sie die aktuelle Umsatzprognose auf.
  • Stellen Sie eine Sanduhr nehmen das Telefon. Sie wird vor dem Telefonat umgedreht, um zu zeigen, wie die Zeit vergeht.
  • Bringen Sie einen Zettel am Telefon an mit der Aufschrift: „Bitte lächeln. Der Gesprächspartner sieht es zwar nicht, aber er hört es.”

Berufliche Intention im Telefonzimmer aushängen
Verdeutlichen Sie durch Aushänge den Nutzungsgedanken.

7. Schritt zum Telefonzimmer: Vereinbaren Sie Spielregeln

Wahrscheinlich sind alle Mitarbeiter begeistert von dem neuen Raum und möchten sofort loslegen. Eine Belegungsliste schafft Transparenz und verhindert unnötige Wartezeiten. Zu den Spielregeln für das Telefonzimmer gehören aber auch gemeinsam formulierte Regeln. Wer telefoniert wird auf keinen Fall gestört. Außerdem hat jeder Anrufer dafür Sorge zu tragen, dass aufgebrauchte Materialien ersetzt werden. Wir setzen bei der Materialverwaltung grundsätzlich auf KANBAN, da sich diese effiziente und kostensparende Methode bewährt hat. Klären Sie aber auch grundsätzliches: Wollen Sie Essen und Trinken im Telefonzimmer gestatten? Am besten formulieren Sie alle Regeln in einer Checkliste, die jeder vor dem Verlassen des Zimmers überprüfen kann. Damit keine Fehler auftreten, formulieren Sie Spielregeln eindeutig, objektiv und nachvollziehbar.

So funktioniert die Materialverwaltung mit Kanban.

Darauf kommt es an

Mit dem Telefonzimmer ist es endlich möglich, in entspannter Atmosphäre wichtige Telefonate zu führen. Planen Sie diese neue Einrichtung unbedingt mit allen Kollegen gemeinsam. So fühlt sich jeder für den Raum verantwortlich und sorgt dafür, dass die Regeln eingehalten werden. Legen Sie das Reagan-Formular aus. Bei Bedarf kann jeder das Problem beschreiben und Lösungsvorschläge einreichen. Die gemeinsam erarbeiteten Regeln werden schriftlich festgelegt.
Lesen Sie, wie Sie Probleme im Arbeitsalltag mit dem Reagan-Formular lösen können.

Hier können Sie das Formular downloaden!

Ein separates Büro-Telefonzimmer ist modern und fördert konzentriertes und effizientes Arbeiten. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Ein separates Telefonzimmer sorgt für eine ruhige Umgebung bei wichtigen Telefonaten. Es fällt Ihnen leichter, sich auf das Gespräch zu konzentrieren und die Verhandlungen erfolgreich abzuschließen. Sie arbeiten viel effizienter und sind wesentlich zufriedener. Testen Sie die Idee ganz einfach aus, indem Sie ein leerstehendes Büro eines verreisten Kollegen kurzfristig für wichtige Telefonate nutzen.

Und Sie?

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