Teamkommunikation in Projekten verbessern: Mit diesen 4 Tipps klappt es auch digital

20. Juli 2020

Team-Kommunikation ist nicht nur ein Wohlfühl-Faktor. Sie trägt maßgeblich zur Effizienz der Projektarbeit bei. Ist allen Teammitgliedern klar, worum es geht und wie vorzugehen ist, wird das Risiko von Missverständnissen und daraus entstehenden Verzögerungen weitgehend ausgeschlossen. Wie Sie das erreichen – auch mit den Mitteln der digitalen Kommunikation – zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

1. Klare Teamkommunikation bei jedem Schritt

Steht der Termin für ein Projekt fest, geht es über die Phase der Planung in die Umsetzung bis hin zum Abschluss. Hier gebe ich Ihnen einen Überblick über die vier Projektphasen:

1. Ein gutes Team für das Projekt

Je sorgfältiger das Team zusammengestellt wird, umso größer ist der Erfolg des Projektes. Werden die Mitarbeiter mit Bedacht entsprechend ihren Zuständigkeiten und Kompetenzen ausgewählt, ist die Grundlage für einen effizienten Projektverlauf gelegt.

Tipp: Eine Übersicht mit den Zuständigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter hilft beim Zusammenstellen eines funktionierenden Teams. In unserem Downloadcenter finden Sie die kostenlose Vorlage für eine Zuständigkeitsliste.

2. Das Ziel definieren

Ein klar umrissenes Ziel ist wichtig für die erfolgreiche Durchführung des Projekts. Damit werden eine flüssige Kommunikation im Team und gemeinsam ausgerichtetes Handeln möglich. Zur Erarbeitung der Zieldefinition hat es sich bewährt, das Ziel „smart“ zu formulieren.

Beispiel: Ein smartes Ziel zum Projekt „mehr Kunden gewinnen in 10 Monaten“ erfüllt bestimmte Maßstäbe, damit es erfolgreich durchgeführt werden kann:

  • Spezifisch: Geschäftskunden mit Bedarf an einem speziellen Produkt.
  • Messbar und machbar: Als machbar wird eingeschätzt, pro Monat 2 Kunden zu gewinnen, also insgesamt 20 Kunden.
  • Angemessen und attraktiv: Der daraus resultierende Umsatz beträgt insgesamt 50.000 Euro.
  • Realistisch: Das Ziel ist realistisch, denn das Interesse an diesem Produkt ist schon in der Vergangenheit gestiegen.
  • Terminiert: Das Projekt startet am 1. März und endet am 30. Dezember.

Anhand dieser klaren Zieldefinition kann nun der Projektablauf geplant werden.

3. Der Projektablauf

Beginnen Sie mit einem Brainstorming zum Projekt. Brainstorming bringt die Ideen ins Laufen und macht das Projekt nach und nach lebendig. Schon hier wird die Teamkommunikation trainiert: Beim Brainstorming ist jede Idee zugelassen, jeder darf ausreden und alle Beiträge werden gesammelt, zum Beispiel auf einem Whiteboard.

Tipp: Anregungen für diese Projektphase finden Sie auch in meinem Artikel „So finden Sie mit Brainstorming frische Ideen“.

Sind die gesammelten Ideen gesichtet und geordnet, geht es an die konkrete Planung. Dabei können Sie die bewährten W-Fragen als Richtschnur nutzen:

  • Was muss erledigt werden?
  • Wer ist zuständig?
  • Wann ist die Termin?

Die Termine sollten verbindlich vereinbart werden. Lassen Sie jedoch immer etwas Zeitpuffer für Unvorhergesehenes.

Ideal ist es, wenn der Projektfortschritt visualisiert wird und allen Teammitgliedern zugänglich ist. Hierfür eignet sich das Microsoft-Tool Planner. Es ermöglicht eine effiziente Teamkommunikation, bietet eine strukturierte Dateiablage und bringt eine verlässliche Aufgabenverwaltung mit.

In diesem Video können Sie sich einen ersten Einblick in das praktische Tool verschaffen:

Die Projektplanung mit Microsoft Planner erleichtert die Kommunikation im Team.

Tipp: Eine Einführung in das Projektmanagement mit dem Microsoft Planner gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

4. Der Projektabschluss

Ist das Projekt abgeschlossen, hat sich einiges an Material angesammelt. Für die Ablage aller Papiere und digitalen Dokumente eignet sich ein durchdachtes Ablagesystem. In vielen Unternehmen gibt es bereits eines für Ordner und Mappen, jedoch nicht für digitale Unterlagen. Gerade eine freie Festplatte verführt dazu, auf Ablagestrukturen zu verzichten.

Warum Sie hier umdenken sollten und wie Sie ein digitales Ablagesystem aufbauen, lesen Sie hier: „Frühjahrsputz für Ihre Festplatte“. Die Ablagespielregeln sollten gemeinsam im Team vereinbart werden. So ist das System praxisnah und die Umsetzung fällt leichter. Auch für die Entwicklung von Ablagespielregeln eignet sich das oben erwähnte Brainstorming.

Tipp: Ein Beispiel für Spielregeln der digitalen Ablage steht für Sie zum kostenlosen Download bereit.

Ist das Projekt vollständig abgeschlossen, wird Bilanz gezogen: Was lief gut, was kann beim nächsten Mal verbessert werden? Oft wird der Fokus auf die Kritik von Fehlern gelegt. Doch Fehler stellen eine Chance zur Verbesserung dar. Weil eine positive Fehlerkultur ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Teamkommunikation ist, erhält sie im nächsten Kapitel einen eigenen Platz.

2. Fehlerkultur und Kommunikation im Team: 5 Mal nach dem Grund fragen

Digital oder analog – Fehler passieren immer und werden meist Person in Verbindung gebracht. Doch niemand möchte „es gewesen sein“. Ist dann doch ein Schuldiger gefunden, wird dieser sich mit schlechtem Gewissen rechtfertigen. Alle anderen sind froh, dieses Mal nicht selbst in die Kritik geraten zu sein.

Bei solchem Umgang mit Fehlern fehlt das Wichtigste: Die Frage nach der Ursache. Denn in vielen Fällen liegt einem Fehler eine tiefere Störung im Ablauf zugrunde. Diese aufzuspüren, bedarf es der richtigen Perspektive. Nicht „An wem lag es“, sondern „Woran lag es“, sollte die Frage lauten.

Wenn Sie Fehler als Chance zur Verbesserung ansehen, ist ein solcher Perspektivwechsel ganz leicht. Dann liegt es nahe, nach Art des Kaizen fünf Mal „Warum“ zu fragen. Warum kam es dazu… und dazu… und dazu…?

Hier ein Beispiel, wie ein kleiner Fehler einen wichtigen Hinweis auf eine notwendige Verbesserung in der Unternehmensorganisation gibt:

Gelingende Kommunikation im Team: Die Fehlerquelle gemeinsam aufspüren.

Tipp: Zum Weiterlesen empfehle ich Ihnen meinen Artikel „Erfolgreich durch Fehler“ mit praktischen, leicht umsetzbaren Anregungen, wie Sie aus Fehlern direkten Gewinn ziehen.

3. Durchdachte Teamkommunikation: Besprechungen effizient gestalten

Besprechungen sind häufige Zeitkiller. Einerseits, weil Mitarbeiter an Meetings teilnehmen, die mit dem anstehenden Thema nicht befasst sind. Andererseits, weil besprochene Vorhaben nur teilweise umgesetzt werden. Das ergab die Arbeitseffizienzstudie, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchführten.

Das Gelingen einer Besprechung hängt entscheidend von den Regeln der Teamkommunikation ab. Wer spricht wie lange zu welchem Thema? Wo werden Absprachen festgehalten?

Das Ziel sollte sein, Besprechungen so durchzuführen, dass Aufwand und Ergebnis ein optimales Verhältnis bilden.

4 Kurz-Tipps für effiziente Besprechungen

  1. Die Planung: Laden Sie nur die Mitarbeiter ein, die zu den vorgesehenen Themen etwas beitragen oder sonst mit ihnen zu tun haben.
  2. Das Timing: Erstellen Sie eine strukturierte Tagesordnung und schicken Sie diese zusammen mit der Einladung den Teilnehmern rechtzeitig zu.
  3. Die Reihenfolge: Zuerst werden die Themen besprochen, welche die meisten Teilnehmer betreffen. Wer nur für dieses Thema gekommen ist, kann danach wieder an seinen Arbeitsplatz gehen. Und so geht es dann weiter nach jedem Thema.
  4. Vereinbaren Sie ein Zeitlimit für Redebeiträge. Das motiviert die Redseligen zur Fokussierung und gibt den eher ruhigen Mitarbeitern Redezeit. Nutzen Sie dafür eine Sanduhr, die es in verschiedenen Ausführungen zu kaufen gibt.

Wichtig: Sprechen Sie diese Regel unbedingt im Team miteinander ab. Wenn alle einverstanden sind, trägt sie zu einer guten Teamkommunikation bei.

Klare Regeln verbessern die Kommunikation im Team.
  1. Protokollieren Sie Redebeiträge und konkrete Absprachen in einem Sofort-Protokoll. Praktisch ist hier der Einsatz eines Beamers, der das Word-Dokument mit den Mitschriften für alle sichtbar macht. Nutzen Sie dafür OneNote, dann kann das Protokoll direkt nach der Besprechung von allen abgerufen werden.

Zeitspar-Tipp: Laden Sie sich aus unserem Download-Center einen kostenlosen Beispiel für das Sofort-Protokoll herunter.

Immer häufiger werden digitale Besprechungen durchgeführt. Diese bekommen deshalb ein eigenes Kapitel:

4. Teamkommunikation in digitalen Besprechungen

In vielen Unternehmen wächst die Zahl der digitalen Kommunikationstools: Die Klassiker Telefon, Fax und E-Mail werden ergänzt durch Skype und WhatsApp. Hinzu kommen Share-Point Arbeitsräume und Microsoft Teams. Bei so vielen Instrumenten zur Teamkommunikation besteht die Gefahr, dass die Übersicht verlorengeht.

Nicht zu reden von dem Zeitaufwand, den jedes Tool beansprucht. Klingelt das Telefon, kommen E-Mails herein und melden sich WhatsApp oder Skype, dann steigt der Stress und die Qualität der Teamkommunikation sinkt.

Hier hat sich Microsoft Teams als Alternative bewährt. Es verringert die Zahl der genutzten Tools und sorgt damit für Entlastung.

Unsere Erfahrung: Es werden zwar weiterhin Telefonate und Nachrichten auf den anderen Kanälen eingehen, doch schafft das Fokussieren auf ein Haupt-Werkzeug messbaren Freiraum für die Aufgaben und Projekte im Unternehmen.

Falls Sie Microsoft Teams noch nicht kennen, erhalten Sie mit dem folgenden Video einen Einblick.

Mit Microsoft Teams wird die Kommunikation im Team effizienter.

4 Kommunikationskanäle auf Microsoft Teams

  • Ein Text-Chat für den zeitversetzten Austausch von Nachrichten zwischen einzelnen Personen.
  • Mehrere Kanäle für die zeitversetzte Kommunikation zwischen mehreren Teammitgliedern.
  • Der Kalender für die Terminierung von virtuellen Meetings mit mehreren Teilnehmern.
  • Ein Tool für Telefonate per Audio oder Video, wenn unmittelbarer Kontakt mit einzelnen Teammitgliedern wichtig ist.

Tipp: Lesen Sie hier über die Top 13 Gründe für Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen.

Diese und viele weitere Tipps und ausführliche Anleitungen für moderne digitale Teamkommunikation finden Sie in unserem neuen Buch: Erfolgreich digital zusammen arbeiten. Bestellen Sie doch gleich hier eine kostenlose Leseprobe.

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Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Lesen und Umsetzen unserer Tipps zur digitalen Zusammenarbeit.



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