Heute ist mein Tag: Mit 7 Tipps zu einem guten Tagesplan



Mit wem stehen Sie morgens unter der Dusche? Mit Ihren Terminen, Aufgaben, Ideen? Mit den Ansprüchen, Forderungen und den drängenden Problemen, zu denen Sie gestern nicht mehr gekommen sind? Gehen Sie entspannt in den Tag mit einem durchdachten Tagesplan!

email-stress-flut-ebook-entspannt

Was ist das Problem

Büro-Kaizen® und ein guter Plan für den Tag sind zwei Seiten einer Medaille: Büro-Kaizen® beantwortet die Frage, wo Sie Informationen ablegen, damit Sie und gegebenenfalls auch Ihre Vertretung die Unterlagen schnell finden. Der Tagesplan beschäftigt sich mit der Frage, in welcher Reihenfolge – mit welchen Prioritäten – die Aufgaben abgearbeitet werden. Mit Büro-Kaizen® entrümpeln Sie Ihr Büro. Der Plan entrümpelt Ihren Kalender. Deshalb ist es sehr wichtig, Büro-Kaizen mit dem Zeitmanagement zu verknüpfen.

So funktioniert es

Tagesplan-Tipp Nr. 1: Planen Sie schriftlich!

Tragen Sie neue Punkte gleich in den Kalender bzw. Aufgaben ohne Termin in Ihre To-do-Liste ein. Nur so behalten Sie bei jeder Gelegenheit den Überblick über Ihren Tagesplan und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Tagesplan-Tipp Nr. 2: Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag!

Lassen Sie Ihr Unterbewusstsein für sich arbeiten und seine schöpferischen Kräfte über Nacht wirken. Gehen Sie mit klaren Vorstellungen zu Ihrem Plan in den neuen Tag.

Tagesplan-Tipp Nr. 3: Schätzen Sie den Zeitbedarf und setzen Sie Zeitlimits.

Jedes Geldbudget muss kalkuliert sein. Doch Zeit ist noch wertvoller als Geld! Eine ungenaue Schätzung ist besser als gar keine. Weil Sie den Aufwand meist unterschätzen werden, multiplizieren Sie Ihre Schätzung für Ihren Tagesplan mit 1,5.

Tagesplan-Tipp Nr. 4: Verplanen Sie nicht den ganzen Tag (50:50-Regel).

Ein realistischer Plan sollte nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen – und auch können. Weniger ist mehr! Lassen Sie einen Puffer von etwa 40 bis 50 Prozent übrig. Die Erfahrung wird Ihnen zeigen, was in Ihrem Arbeitsalltag machbar und planbar ist und was nicht.

Tagesplan-Tipp Nr. 5: Geben Sie Ihrem Tag eine grobe Struktur.

Fassen Sie gleichartige Aktivitäten zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen! Bearbeiten Sie E-Mails zu festen Zeiten! Schaffen Sie sich Blöcke in Ihrem Plan für Telefonate oder das Durchsehen der Post etc. Es kostet unnötig Zeit, wenn Sie hin- und herspringen und sich jedes Mal wieder neu in das Thema hineindenken müssen.

Tagesplan-Tipp Nr. 6: Fokussieren Sie Ihre Kraft konsequent auf Ihre Prioritäten.

Beginnen Sie mit der Tagespriorität. Eine Hilfe dabei ist die Frage: „Wenn ich heute nur eine einzige Aufgabe bewältigen könnte, welche wäre das?” Befassen Sie sich nicht mit anderen Dingen. Ist diese Aufgabe erst einmal erledigt, können Sie aufatmen. Fragen Sie sich anschließend mit Blick auf die weiteren Aufgaben des Tagesplanes: Was bringt mich meinen Zielen näher? Was würde passieren, wenn ich loslasse und dieses To-do einfach streiche?

Tagesplan-Tipp Nr. 7: Beginnen, bewältigen und beenden Sie den Tag positiv.

Ihre innere Einstellung bestimmt Ihr Verhalten und das Ihrer Umwelt. Denken, handeln und leben Sie lebensbejahend. Haben Sie Spaß an Ihrem Erfolg. Freuen Sie sich, wenn Sie einzelne Aufgaben Ihres Tagesplanes abhaken können.

Büro-Kaizen® und ein guter Tagesplan sind zwei Seiten einer Medaille. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

  • Nutzen Sie eine Aufgabenliste und einen Kalender! Vermeiden Sie, dass Aufgaben und Notieren auf verschiedenen kleinen Zetteln an unterschiedlichen Orten abgelegt werden!
  • Aufgaben mit einem festen Termin kommen in den Kalender.
  • Aufgaben, die einen Fertigstellungstermin haben, kommen in die Aufgabenliste.
  • Aufgaben, die Sie vielleicht einmal angehen wollen, sind Ideen und landen im Ideen-Ordner!

Was der Tipp bewirkt

Haben Sie in Ihrem Zeitplansystem bzw. Ihrem elektronischen Kalender ständig einen Überblick über Ihren Plan für den Tag, dann wissen Sie auch immer genau, wo Sie stehen. Wenn Aufgaben verschoben werden müssen, dann können Sie die Dinge relativ schnell neu zuordnen. Sie behalten weiter den Überblick über die Aufgaben. Sie haben die Zügel in der Hand und haben nicht das Gefühl, fremdbestimmt zu werden.

Extra-Tipp

Es gibt immer zu viel zu tun im Leben. Wenn Sie also 20 To-do-Punkte in einer Woche haben und nur 10 erledigen können, dann schieben Sie bitte nicht 10 To-do-Punkte in die nächste Woche, sondern überlegen Sie, ob Sie 10 bis 15 dieser Punkte ersatzlos streichen und sich stattdessen auf die 5 bis 10 wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Wie die optimale Wochen- & Tagesplanung im Zusammenspiel mit Outlook stattfindet, können Sie in unseren Downloads entdecken.

Und Sie?

Wie kommen Sie entspannter durch Ihren Alltag? Welche Tipps und Tricks verwenden Sie, um Ihren Tagesplan im Griff zu behalten?



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

2 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: