Tagesordnung! So organisieren Sie bessere Besprechungen mit System



Berlin, Reichstag, 10 Uhr morgens: 500 Abgeordnete blöken Banalitäten und wichtige Dinge in den Raum, jeder beansprucht Redezeit für sich, Papiere fliegen. Der Bundestagspräsident schwenkt die Ordnungsglocke heftig und vergeblich, die Regierungsmannschaft geht in Deckung, Pressevertreter filmen begeistert den Tumult. Was ist passiert? Irgendjemand hat offensichtlich vergessen, eine Tagesordnung für die Parlamentssitzung einzureichen… Die Tagesschau berichtet vom nahen Weltuntergang.

Obiges Szenario ist, glücklicherweise, so noch nie vorgekommen. Deutschland wäre blamiert. Das Beispiel zeigt jedoch deutlich was passiert, wenn man Sitzungen und Besprechungen ohne Plan, Ziel und vor allem ohne eine vernünftige Tagesordnung organisiert. Nicht nur im großen Parlament, sondern auch im kleinen Besprechungsraum Ihres Unternehmens können schnell chaotische Zustände eintreten, wenn man sich im Vorfeld keine Gedanken über die Gestaltung einer Tagesordnung für die Besprechung macht. Zwar muss es nicht gleich einen Aufstand geben – aber wer hat schon Zeit für zwei Stunden heiße Luft? Ich möchte Ihnen daher zeigen, wie Sie eine sinnvolle Tagesordnung für eine gute und effektive Besprechung auf die Beine stellen können.

„Dieses Thema kommt auf die Tagesordnung!“ – klare Ziele formulieren

Ich habe Ihnen bereits in unserem Blogbeitrag Laaaaangweilig: 5 Tipps für bessere Besprechungen einige hilfreiche Tipps gegeben, wie Sie eine Besprechung besser und effektiver organisieren können. Das wichtigste Element ist und bleibt jedoch eine professionell erstellte Tagesordnung, die Themen, Ziele und Zuständigkeiten klar benennt und so die Marschrichtung für die gemeinsam mühsam freigeschaufelte Zeit im Besprechungszimmer vorgibt.

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Verwenden Sie bei Besprechungen eine Tagesordnung, um diese besser und effektiver zu organisieren.

Definieren Sie zu allererst klar, was Sie mit der Besprechung erreichen wollen: Ein klares Ziel als Überschrift der Tagesordnung gibt die Richtung für die Inhalte vor, die alle anderen Besprechungsteilnehmer schriftlich zur Tagesordnung einreichen können. Mögliche Beispiele dafür sind „Ziele im vierten Quartal 20XX“ oder „Destination Buxtehude: So kommt die Schmitz AG in die norddeutsche Tiefebene“ und vieles, vieles mehr – wichtig ist lediglich, das die Themenüberschrift der Tagesordnung griffig ist, zum Nachdenken anregt und dennoch allgemein verständlich ist.

Ebenso wichtig für eine gute Besprechung ist die Klärung des Status Quo: Wo stehen wir, wo wollen wir hin? Jedem Teilnehmer der Besprechung sollte daher vor der eigentlichen Themenfindung das Besprechungsprotokoll der letzten Sitzung in übersichtlicher Form zugänglich gemacht werden. So kann jeder entscheiden, bei welchem der vergangenen Tagesordnungspunkte er erneuten oder weiterführenden Besprechungsbedarf sieht.

„Hoëcker, Sie sind raus!“ – Wer darf, kann und muss auf die Tagesordnung?

Nachdem nun geklärt ist, was besprochen wird, ist im nächsten Schritt von Bedeutung wer kommt und vor allem was er zur Erreichung des eingangs definierten Zieles beitragen kann.

Dabei gilt als erste Regel:

Weniger ist mehr. Je kleiner die Runde, desto effektiver kann gearbeitet werden.

Regel Nummer zwei:

Nur wer wirklich etwas zu sagen hat, darf kommen. Oft genug werden Besprechungen von in der Rangordnung zwar hochstehenden, aber mit dem eigentlichen Thema eher wenig befassten Mitarbeitern zur Selbstdarstellung genutzt – sozusagen die „Blablafalle“ Nr. 1. Hier gilt es genau auszuwählen: Wird beispielweise die IT in das geplante Projekt einbezogen, sollte unbedingt ein Praktiker aus der Abteilung hinzugezogen werden der über Zeitraum, Nutzen und Probleme beim geplanten Projekts unverblümt Auskunft geben kann. Nur wer bereit ist, Klartext zu sprechen, sollte auch eingeladen werden – PR „nach innen“ nutzt weder der Tagesordnung noch dem Unternehmen.

Um dies im Vorfeld sicher auswählen zu können, hat sich das sogenannte Reagan-Formular bewährt: Hier muss jeder Besprechungsteilnehmer klar das Problem, die Lösungsansätze und die Handlungsempfehlung für sein Besprechungsthema auf der Tagesordnung darlegen. Nach sorgfältiger Abwägung kann der Besprechungsorganisator dann entscheiden, ob das Thema der geplanten Sitzung auf die Tagesordnung kommt, für eine spätere Besprechung vertagt wird oder wegen mangelnder Relevanz im Gesprächskreis nicht erörtert werden muss.

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Mithilfe des Reagan-Formulars die Tagesordnung klar strukturieren.

„Drama, Baby“: Der Spannungsbogen auf der Tagesordnung

Beim zeitlichen Ablauf der einzelnen Tagesordnungspunkte gilt eine weitere klare Regel: Das Wichtigste zuerst, danach die eher nachrangigen Punkte. Es sollte aber darauf geachtet werden, die eher drögen Zahlenthemen und Budgeterörterungen nicht aufeinander folgen zu lassen. Das ist erstens langweilig; zweitens sinkt nach dem zweiten Zahlenvortrag die Aufnahmebereitschaft der Runde gewaltig. Daher gilt hier: Die Mischung macht’s. Setzen Sie die Highlights über die Dauer der Besprechung hinweg. Einen guten Ausklang bilden beispielsweise gemeinsame Freizeitaktivitäten im Unternehmen. Hier ist es dann auch nicht so schlimm, wenn bestimmte Punkte auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung vertagt werden.

Der vorher festgelegte Ablauf bietet gleichzeitig das Gerüst für ein übersichtliches Besprechungsprotokoll. Wie Sie ein solches Protokoll auch ohne Vorbereitung erstellen können, habe ich Ihnen in diesem Beitrag mit vielen praktischen Tipps ausführlich erklärt.

Wenn’s schnell gehen muss: Die Ad-hoc-Tagesordnung

Wenn Sie unsere Tipps zur sinnvollen Einrichtung eines Besprechungszimmers schon kennen, ist mindestens eines von drei Dingen bereits im Raum vorhanden: Ein Flipchart, ein Whiteboard oder ein Beamer. Wenn es einmal schnell gehen muss, können Sie alle drei Medien zur Erstellung einer Ad-hoc-Tagesordnung nutzen. Hierzu wird im Dialog über die Themen abgestimmt, anschließend werden die Tagesordnungspunkte auf dem jeweiligen Medium für alle sichtbar festgehalten. Dort können auch die wesentlichen Protokollstichpunkte notiert werden. Bei der Themenwahl gilt hier aber noch stärker als bisher „Weniger ist mehr!“ – ad hoc sollten wirklich nur die drängendsten Dinge besprochen werden.

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Wenn's mal schnell gehen muss: den Beamer für eine Ad-hoc-Tagesordnung verwenden.

Nach Abschluss der Besprechung wird die Ad-hoc-Tagesordnung mit Protokoll jedem Teilnehmer zugänglich gemacht. Wurde die Tagesordnung mit PC und Beamer erstellt, geht dies ganz schnell per E-Mail oder gemeinsam genutztem Serverordner. Auch die „analoge“ Aufzeichnung auf Whiteboard und Flipchart lässt sich schnell verbreiten: Ein hochauflösendes Foto mit dem Smartphone – und schon kann die Welt an Ihren Ergebnissen teilhaben.

Setzen Sie die Tagesordnung auf die Tagesordnung!

Wie Sie an diesem Beitrag sehen, ist die Tagesordnung Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Besprechungskultur – sie ordnet im Wortsinne den Tag. Daher sollten Sie in Ihrem Unternehmen feste Regeln für die Erstellung von Tagesordnungen festlegen, beispielweise über ein bestimmtes Formular, dass die Tagesordnungserstellung vereinfacht und vereinheitlicht. Einigen Sie sich auf klare Formulierungen und auf eine Maximallänge der Tagesordnung, der Erläuterungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten und auf den Medieneinsatz während der Besprechung. So entstehen gute Besprechungen und Tagesordnungen ganz automatisch und wichtige Entscheidungen können, im positivsten Sinne, wie am Fließband gefällt werden.

Haben Sie weitere gute Ideen für Besprechungen und die Organisation von Tagesordnungen? Wie immer interessieren mich Ihre Anregungen, Ihre ganz persönlichen Erfahrungen, Ihre Vorschläge und natürlich auch Ihre Kritik – schreiben Sie mir einfach einen Kommentar oder eine Mail! Ich freue mich drauf.

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