Tag gestalten im Perspektivwechsel: So wird der Montag zum Hit der Woche



Wenn Sie diesen Artikel lesen, lassen Sie sich auf ein kleines Experiment ein. Ich möchte Ihnen nämlich zeigen, wie Sie aus einem ganz normalen Arbeitstag den besten Tag der Woche machen können. Wie Sie Ihren Tag gestalten sollten, damit er richtig gut wird und welche 3 Dinge nicht fehlen dürfen, folgen nun.

Was ist das Problem

Viele Bürotage sind zu kurz für die Menge an Aufgaben, die wir zu erledigen haben. Dann besteht nur noch die Wahl zwischen dem Kompromiss, Dinge liegenzulassen oder eben Überstunden zu schieben. Beides nicht wirklich prickelnd und effektiv. Warum aber ist das so? Weil viele Menschen falsch priorisieren, sich völlig übernehmen oder ihre Zeit komplett falsch einteilen. Genau deshalb lade ich Sie in diesem Experiment dazu ein, gedanklich den Tag umzugestalten. Nehmen wir einmal den Montag, wohl das ungeliebte fünfte Rad am Wagen der Wochentage. Spielen wir ihn einmal so durch, wie er in vielen Büros Realität ist und dann nochmals mit meinen 3 Tipps für genial effiziente Arbeitstage.

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Alle lieben Freitag, keiner mag den Montag. Wenn Sie Ihren Tag gestalten können Sie alle Tage lieben.

So funktioniert es

Alles, was Sie tun müssen, ist sich einen Moment Zeit zu nehmen und den Unterschied zwischen beiden nun folgenden Szenarien auf sich wirken zu lassen. Vergleichen Sie gerne mit Ihrem typischen Montag und nehmen Sie die Tipps für sich mit, die Sie gebrauchen können.

Tipp 1: ein strukturierter Montag

Sehen wir uns zunächst den klassischen Verlauf eines Montagmorgens in deutschen Büros an. unsere fiktive Mitarbeiterin Maria führt uns durch den Tag.

Szenario 1: Als Maria um 08:15 Uhr ins Büro rauscht, ist sie gestresst. Die Kinder haben getrödelt und sie kam zu spät vom Parkplatz der Schule los. Eigentlich wollte sie heute früher dran sein, weil letzte Woche so viele Dinge unerledigt blieben. Nun hat sie aber Mühe und Not rechtzeitig zum ersten Meeting zu kommen; die Zeit sitzt ihr im Nacken. Als die erste Besprechung um 09:30 Uhr endlich zu Ende ist, stürzt sie in Windeseile zum Schreibtisch. Auf diesem erwartet sie ein Aufgabenberg, der über die letzten Wochen die Ausmaße eines Achttausenders angenommen hat. Maria schlägt die Hände über dem Kopf zusammen und stöhnt: „Wo soll ich bloß anfangen?!“

Problem: Marias angespannte Situation schlägt uns Lesern geradezu entgegen. Lassen Sie uns deshalb die Perspektive wechseln und sehen, wie sie ihren Tag gestalten kann, damit er eben nicht schon früh in mittleren Nervenzusammenbrüchen endet.

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Alles liegt herum, so fällt es Maria schwer, einen effizienten Tag gestalten zu können.

Szenario 2: Als Maria viel zu spät ins Büro kommt, weil die Kinder wieder einmal so lange gebraucht haben, atmet sie tief durch. Sie weiß, dass sie gleich im Anschluss ins Meeting muss und hat sich am Freitag bereits darauf vorbereitet. Sie dreht eine kurze Runde zu ihrem Schreibtisch, nimmt die Besprechungsunterlagen mit und verschwindet im Meetingraum. Nach der Sitzung setzt sie sich an ihren Schreibtisch und geht bei einer Tasse Kaffee in Ruhe Ihren Wochenplan für diese Arbeitswoche durch."

Wer seinen Tag strukturiert arbeitet schneller und entspannter zugleich. Klick um zu Tweeten

Lösung: Merken Sie den riesigen Unterschied? In Szenario 2 ist Maria deutlich entspannter und das einzig und allein, weil sie vorbereitet ist. Die Verspätung am Morgen bringt sie nicht aus dem Konzept, weil ihr Tag ein Grundgerüst hat, das trotz dieses Zwischenfalls stabil steht. Maria arbeitet mit einem Wochenplan. Auf diesem stehen alle Aufgaben, die sie in dieser Woche erledigen möchte. Sie hat einen Plan und kann sich an diesem entlanghangeln. Achttausender an Aufgaben braucht sie nicht. Das klingt auch für Sie interessant? Dann nutzen Sie gerne meine kostenlosen Tipps rund um den Wochenplan, die ich hier für Sie aufgeschrieben habe, um Ihren Tag gestalten und entzerren zu können. Übrigens ist der Wochenplan wider Erwarten kein zusätzlicher Zeitaufwand. Es zahlt sich sehr schnell aus, wenn Sie die kurze Planungszeit in der Vorwoche aufbringen, denn sie reduziert nachhaltig Ihre Suchzeiten und auch Ihr Stresslevel.

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Tag gestalten kann so angenehm sein, wenn klar ist, was zu tun ist.

Tipp 2: ein ordentlicher Montag

Schauen wir uns weiter an, wie Marias Montag verlief, nachdem Sie an ihren Schreibtisch kam.

Szenario 1: Maria möchte am liebsten schreiend aus dem Büro rennen, weil sie montagmorgens wirklich noch nicht in der Lage ist diesen riesigen Aufgabenberg zu bezwingen. Lustlos hebt sie die obersten Blätter an und überlegt, was sie nun als erstes erledigen soll. Da sticht ihr ein Post-it an der Tastatur entgegen: Verdammt, sie wollte Herrn Müller das überarbeitete Angebot zukommen lassen, damit er es rechtzeitig gegenzeichnen kann. Aber wo hatte sie es noch gleich abgelegt? Hektisch klickt sie sich durch die Ordner in ihrem PC, findet es aber einfach nicht.

Problem: Marias Woche ist kaum zwei Stunden alt und sie ist bereits fertig mit den Nerven. Sehen wir uns gleich an, wie Sie Ihren Tag gestalten könnte, damit er nicht so startet.

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Tag gestalten ist bei diesem Chaos schwierig: Maria findet einfach nichts!

Szenario 2:
Maria sichtet ihren Wochenplan und sieht, dass ganz oben das noch offene Angebot für Herrn Müller steht. Sie klickt sich flink durch die Ordner und landet schließlich im Projektordner, der mit Herrn Müllers Kundenkürzel gekennzeichnet ist. Rasch kann sie die Aufgabe beenden und zum nächsten Punkt übergehen.

Lösung: Maria weiß, wo sie Unterlagen abgelegt hat, weil sie nach einem logischen System arbeitet. That's it! Ich sage oft: Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder die Zeit zum Suchen. Muss aber gar nicht so sein. Tatsächlich ist es sehr einfach, Suchzeiten zu reduzieren, wenn Sie sich ein nachvollziehbares System überlegen, an dem sich alle im Team orientieren. Wie das genau geht, welche Namen Dateien und Ordner bekommen könnten und warum Sie nie mehr etwas auf dem Desktop speichern sollten, können Sie in meinem Artikel zur klugen Dateiablage nachlesen. Das Prinzip funktioniert natürlich auch für die klassische Ablage außerhalb des PCs. Hier gibt es den Download zur Anregung eines Ablagesystems für Sie.

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Tag gestalten im Perspektivwechsel: Maria klickt sich schnell und sicher zu ihrem gesuchten Angebot.

Tipp 3: ein entspannter Montag

Szenario 1:
Als Maria die Unterlagen endlich gefunden hat, zuckt sie zusammen. Schon 11:30 Uhr! Die Mittagspause wird heute ausfallen müssen, damit sie überhaupt noch etwas erledigt bekommt. Leidend sehnt sie sich den Feierabend herbei und wünscht sich, dass dieser chaotische Tag doch bitte bald enden soll.

Problem: Maria ist gestresst und steigert diesen Stress nun noch mehr, indem sie auf die eigene Mittagspause verzichtet. Die Stressspirale dreht sich immer schneller.

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Tag gestalten: Pausenverzicht erhöht den Stresspegel noch mehr.

Szenario 2:
Das Angebot ist noch vor 11:00 Uhr raus. Nun hat Maria Zeit sich dem nächsten Punkt auf Ihrem Plan zu widmen. Um 12:00 Uhr geht sie pünktlich in die Mittagspause und gönnt sich eine kurze Auszeit, um Energie aufzutanken.

Lösung: Dank Ihres Plans und ihrer guten Ordnerstruktur kommt Maria schnell voran. Sie geht pünktlich in die Pause. Diese Pausen sind enorm wichtig, um den Kopf freizubekommen und neue Energie für den restlichen Arbeitstag zu sammeln. Denn energiegeladen wird Maria auch am Nachmittag deutlich effizienter und entspannter arbeiten können. Stellen Sie sich doch einmal vor, wie Sie besser arbeiten können: mit halbvollem Akku oder frisch und energiegeladen mit vollen Batterien? Ich habe in einem separaten Artikel aufgeschrieben, warum Pausen so wichtig sind und Sie auf diese niemals verzichten sollten, wenn Sie Ihren Arbeitstag gestalten. Hier gelangen Sie direkt zum Artikel.

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Denken Sie an Pausen, wenn Sie den Tag gestalten!

Darauf kommt es an

Den Tag gestalten, das ist keine spontane Eingebung, sondern eine strukturierte Angelegenheit. Nehmen Sie sich die Zeit, um effiziente Abläufe festzulegen, um klare Checklisten zu formulieren und Aufgaben zu priorisieren statt zu stapeln.

Was der Tipp bewirkt

Marias Beispiel zeigt sehr deutlich, was eine gute Tagesplanung bewirkt. In Szenario 1 ist sie gestresst und gehetzt, schafft aber nicht wirklich mehr ihrer Arbeit – im Gegenteil, sie muss sogar auf ihre Pause verzichten. Szenario 2 – die einzige Änderung ist ein strukturierter Tag – lässt ihr Luft zum Atmen und macht sie gleichzeitig produktiver. Ein Gewinn auf allen Ebenen.

Ich mag Montage

Perspektivwechsel gelungen? Wenn Sie Ihren Tag gestalten, wird der Montag zum neuen Liebling.

Und Sie?

Möchten Sie Ihren Tag gestalten, wie Marie es in Szenario 2 vormacht? Dann fehlt Ihnen nur noch das richtige Werkzeug dazu. Hier im Blog finden Sie zahlreiche Praxistipps. Komprimiert auf die wesentlichen Punkte können Sie diese auch in meinen beiden Ratgebern nachlesen. Sie gelangen hier direkt zu den Büchern.

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Hilfreiche Anleitungen zum Tag gestalten gibt es auch in Buchform.





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1 Kommentar
  • Checkliste ist auch das Mittel mit dem ich arbeite. Oftmals hat man ja so viel zu tun, das man nicht weiß wo anfangen. Mit einer Checkliste kann man eines nach dem anderen abarbeiten und vorher schaun, was den dringend ist und was nicht.


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