Wer hat denn jetzt schon wieder den Tacker geklaut? – Wie Sie immer den perfekten Überblick über Ihre Büroutensilien haben



Wir kennen das wahrscheinlich alle: Wir wollen ein paar Dokumente zusammentackern, und was ist? Der Tacker ist weg. Heute früh stand er noch auf dem Tisch, jetzt ist er weg. Und niemand will’s gewesen sein.

Man macht sich auf die Suche und verschwendet wertvolle Zeit damit, die eigenen Utensilien zusammenzusuchen.

Was ist das Problem

An dieser Situation sind mehrere Punkte verbesserungswürdig, denn sie alle tragen dazu bei, dass wir am Tag eine knappe Stunde mit Suchen verbringen. Haben Sie einhundert Mitarbeiter, gehen Ihnen täglich knapp 100 Arbeitsstunden verloren, weil alle ständig auf der Suche nach irgendetwas sind.

So funktioniert es

Diese Sucherei ist natürlich in höchstem Maß ineffizient. Sie kostet das Unternehmen täglich enorme Summen, obwohl das Suchen durch ganz einfache Mittel eingestellt werden könnte. Ich möchte Ihnen ein paar Beispiele nennen.

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Der Tacker: wird gerne mal „geliehen“ (und nicht wieder zurückgebracht).

1. Tipp:

Fangen wir damit an, dass der Tacker gar nichts auf dem Schreibtisch zu suchen hat. Die einzige Ausnahme ist, wenn das Tackern eine Ihrer Hauptaufgaben ist. Wenn Sie aber nur einmal am Tag oder noch seltener irgendwelche Dokumente zusammenheften müssen, dann sollten Sie ihn nicht auf dem Schreibtisch unterbringen.

Denn dort nimmt er nicht nur Platz weg und ist ein gefundenes Fressen für die üblichen Verdächtigen, die sich ihre Tacker immer woanders besorgen, weil sie ihre eigenen irgendwie „verlegt“ haben.

Auf dem Schreibtisch nimmt er Ihnen auch Denkraum weg. Denn je mehr auf Ihrem Schreibtisch herumsteht, desto schwieriger wird es, einen klaren Gedanken zu fassen. Was dahinter steckt, können Sie in meinem Video „Leertischler sind effizienter“ sehen. Dort gebe ich Ihnen auch ein paar hervorragende Tipps für Ihren Schreibtisch und die Rettung Ihres Tackers.

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Je mehr auf Ihrem Schreibtisch herumliegt, desto weniger Denkraum haben Sie.

2. Tipp:

Manchmal sind dem Kollegen aber auch die Heftklammern ausgegangen, sodass er zu Ihnen kommt, um kurz Ihren Tacker zu benutzen. Wenn Sie nun nicht gerade in den Kollegen verliebt sind, kommt so eine Störung mitunter sehr ungelegen, weil sie Ihre Konzentration stört. Sich anschließend wieder auf die vor Ihnen liegende Aufgabe zu fokussieren, ist oft gar nicht so leicht.

Wenn man sich ständig bei Ihnen etwas ausleiht, weil Sie Ihre Utensilien so prima in Schuss haben, dann kann das aber auf Dauer zum Problem werden. Nicht nur haben Sie bald auch keine Heftklammern mehr, Ihre Arbeitsweise wird auch auf Dauer ineffizienter.

Haben Sie auch jemanden im Büro, der immer Ihren Tacker klaut? Ich habe ein paar Tipps, was Sie dagegen tun können. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Was gut dagegen hilft, ist eine sorgfältig durchdachte Vorratshaltung für alles, was „verlegt“ gehen kann und wofür man im Büro ständig Nachschub braucht. Ob das Tackerklammern sind, Heftstreifen, Trennblätter oder neue Ordner – es sollte immer ein wenig Vorrat da sein, um Arbeitsabläufe nicht unnötig zu unterbrechen.

Gibt es einen zentralen Raum oder Schrank, in dem sich die Vorräte befinden, dann beschriften Sie die Regalbretter, damit alles seinen Platz findet, sortieren Sie die kleinen Dinge wie Heftklammern, Radiergummis und Kugelschreiberminen in Kästchen, die Sie ebenfalls beschriften.

Und richten Sie für jedes Teil eine Kanban-Karte ein, damit auch die Nachbestellungen rechtzeitig erfolgen können, wenn mal wieder der Tacker verschwunden ist oder die Klammern ausgegangen sind.

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Das Sichtbuch ist ein großer Effizienzbooster, denn es verkürzt Ihre Suchzeiten erheblich.

3. Tipp:

Das Sichtbuch ist eine weitere Effizienzhilfe, die auch Ihre eigenen Suchzeiten verkürzt. In dem Sichtbuch, das Sie immer in greifbarer Nähe haben sollten, können Sie zum einen die Telefon- und Faxnummern, Websites oder Mail-Adressen der Firmen unterbringen, bei denen Sie Nachschub bestellen.

Zum anderen können Sie dort die jeweiligen Bestellnummern der einzelnen Utensilien unterbringen. So können Sie immer die gleichen Ordner, die gleichen bewährten Tacker, die gleichen Heftklammern bestellen, ohne lange auf der Website oder im Katalog zu rätseln, welche Sie beim letzten Mal wohl bestellt haben.

Darauf kommt es an

Das Ganze nützt allerdings wenig, wenn Sie nicht konsequent bleiben. Ist Ihr Schreibtisch nach zwei Wochen wieder zugerümpelt, steht der Tacker auch wieder oben drauf und nicht in einer Schublade, sollten Sie sich nicht wundern, wenn ihn sich jemand wieder „geliehen“, also mitgenommen und nicht wieder zurückgebracht hat.

Ideal wäre es, wenn alle im Unternehmen diese Ordnung übernehmen würden, zumal das die enormen Suchzeiten noch stärker einschränken und die Effizienz wiederum stark erhöhen würde.

Was der Tipp bewirkt

Wie ich oben schon schrieb und auch in meinem Video erkläre: ein aufgeräumter Schreibtisch, auf dem wirklich nur die allernötigsten Dinge stehen, verhilft Ihnen bei der Arbeit zu einem aufgeräumten Geist. Es lässt sich viel leichter und klarer denken, wenn sich nicht links und rechts von Ihnen Papier stapelt, die neu eingegangenen Bestellungen auf einer Ecke kippeln, und auf der anderen der Computer steht, der über und über mit Haftnotizen beklebt ist.

Das Ganze führt zu einer inneren Unruhe, die sich auch nicht abstellen lässt, wenn Sie nach Hause kommen.

Haben Sie dagegen einen aufgeräumten Schreibtisch, müssen Sie nicht ständig irgendetwas suchen, dann haben Sie pro Tag eine Stunde mehr, um sich vernünftig auf Ihre Arbeit konzentrieren zu können. Dadurch werden Sie viel effizienter und gleichzeitig entspannter und ruhiger.

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Blätter mit Heftklammern nehmen sehr viel Platz weg – manchmal genügt es aber auch, sie klammerlos zu tackern.

Extra-Tipp

Da ich den Tacker hier als Beispiel genannt habe, möchte ich auf ihn noch einmal kurz eingehen. In vielen Unternehmen wird so viel getackert, dass die Ordner halbleer sind, weil die Heftklammern auf den Ecken die Ablage so dick machen, dass mehr gar nicht in den Ordner passt.

Ich frage mich dann immer, ob das wirklich nötig ist. Denn oftmals muss gar nicht alles aneinandergeheftet werden. Manchmal genügt es vollkommen, die Blätter einzeln abzuheften. Und wenn es nur zwei Blätter sind, bei denen lediglich sichtbar sein soll, dass sie zusammengehören, dann gibt es auch die wesentlich umweltfreundlichere Alternative: klammerlose Tacker.

Vielleicht wäre das ja auch eine gangbare Alternative für Ihr Büro? Insbesondere für die vorübergehende Ablage, wenn die Dokumente nach Bearbeiten weggeworfen werden, finde ich das eine prima Idee, um die Umwelt zu schonen und trotzdem effizient dabei zu bleiben.

Und Sie?

Wenn Sie noch mehr Zeit einsparen möchten, Ihre Suchzeiten verkürzen und Ihren Büroalltag frustfreier gestalten möchten, dann machen Sie doch mal meinen kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. Dort lernen Sie noch viele weitere Tricks, die Ihre Effizienz steigern können.



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