SVERWEIS: Excel besitzt ein Nachschlage-Feature

27. Juni 2020

Inhaltsverzeichnis

  1. SVERWEIS: Excel besitzt ein Nachschlage-Feature
  2. Die Syntax des SVERWEIS in Excel
  3. SVERWEIS in Excel für zwei Tabellen
  4. Mögliche Fehlermeldungen

 

Wer häufig mit Excel arbeitet und dabei immer wieder mal sämtliche Felder in großen und komplexen Sammlungen von Daten nach einem bestimmten Wert durchforsten muss, hat an dieser Aufgabe sicher nicht nur Spaß.

Wenn Sie eine Tabelle vor sich haben, die aus zig Spalten und noch mehr Zeilen besteht, dann ist Microsoft Excel zwar ein tolles Tool, weil Sie sämtliche Felder mit individuellen Funktionen belegen können – allerdings ist die Suche mit dem bloßen Auge in etwa das, was man umgangssprachlich als die Suche nach der Nadel im Heuhaufen bezeichnen würde.

Doch wie alle Microsoft Word-Tools besitzt auch Excel unter der Oberfläche Features, die uns Anwendern in bestimmten Situationen helfen. Die Suche nach einem bestimmten Eintrag in einer komplexen Tabelle können Sie mit dem SVERWEIS durchführen.

Wenn Sie also zum Beispiel ein umfangreiches Mitgliederverzeichnis vor sich haben und die Mailadresse einer bestimmten Person suchen, von der Sie den Namen wissen, dann hilft Ihnen der SVERWEIS in Excel weiter.

1. SVERWEIS: Excel durchsucht die Spalten von oben nach unten

Zunächst einmal zum Namen: Das S in SVERWEIS steht für das Wort „senkrecht“. Die Suche beginnt in der ersten Zeile des Excel-Dokuments und verläuft von dort aus vertikal nach unten. (Im Gegensatz dazu können Sie mit dem WVERWEIS eine Suche von links nach rechts durchführen.)

Aber warum heißt die Funktion eigentlich Verweis? Ganz einfach: Wenn Sie die Funktion ausführen, dann verweist diese lediglich auf den gesuchten Wert, der sich in einer Zelle im Excel-Sheet befindet.

Das alles klingt zunächst relativ einfach. Doch um den SVERWEIS auch korrekt nutzen zu können, müssen Sie die genaue Syntax kennen und exakt eingeben. Fehler sind hierbei nicht erlaubt, sonst stellt Excel einen falschen Verweis her oder zeigt Ihnen sogar eine Fehlermeldung an.

Es gibt nur eine einzige Art und Weise, die Syntax des SVERWEIS richtig in die Zeile einzugeben, die sich oberhalb der Tabelle befindet.

Sie sieht folgendermaßen aus, beginnend mit dem Gleich-Zeichen, das jedem Befehl in Excel vorangestellt werden muss: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Wahr/Falsch). Das Gute: Excel hilft Ihnen sogar beim Erstellen eines Verweises.

sverweis-starten-in-excel
So starten Sie den SVERWEIS in Excel.

Und diese Hilfe erhalten Sie mittels eines Dialogfensters. Klicken Sie zunächst auf das Funktionssymbol neben der Leiste (fx) und geben Sie bei „Funktion suchen“ einfach SVERWEIS ein, wählen alle Kategorien aus und unten im Auswahlfeld – siehe Bild oben – SVERWEIS, bevor Sie auf OK klicken. Daraufhin erscheint ein neues Eingabefenster, das folgendermaßen aussieht:

excel-suche-eintragen
Tragen Sie nun die gewünschten Kriterien für die Suche ein.

Natürlich können Sie die Funktion auch manuell in die Bearbeitungsleiste von Excel eintragen (die Zeile, die sich über den Tabellen befindet). Was die Felder bzw. Einträge bedeuten, möchten wir Ihnen im nächsten Kapitel erklären.

2. Die Syntax des SVERWEIS in Excel

Als Suchkriterium tragen Sie ein, was Sie suchen – also beispielsweise den Namen, wenn Sie die dazugehörige Mailadresse suchen. Wenn Sie ein Wort eingeben, dann müssen Sie es allerdings in Anführungszeichen setzen.

Alternativ können Sie als Suchkriterium auch die Bezeichnung der Excel-Zelle einsetzen, etwa J26 oder B11. Die Matrix hingegen gibt an, in welchem Ausschnitt einer Tabelle die Suche mit dem Excel-SVERWEIS erfolgen soll.

Wenn Sie also einen Wert suchen, der in der Fläche zwischen dem Feld C3 und M98 liegen müsste, dann schreiben Sie den Suchwert C3:M98 an diese Stelle.

Der Spaltenindex ist eine Zahl, die die Stelle der Spalte des Rückgabewerts angibt – wobei die Zahl gewissermaßen für die Spalte steht. Für Spalte F müssten Sie also die Ziffer 6 angeben, allerdings nur, wenn der Datenbereich auch in Spalte A anfängt.

Beginnen die Daten erst ab Spalte B, dann wäre Spalte F mit der Ziffer 5 zu benennen. Beim letzten Wert Bereich_Verweis dreht sich alles um die Übereinstimmung. Wenn Sie das Wort WAHR eingeben (oder stattdessen einfach nur die Ziffer 1), dann liefert SVERWEIS Ergebnisse, die dem Suchkriterium ähneln. Geben Sie hingegen FALSCH an (oder einfach die Ziffer 0), dann wird das gesuchte Ergebnis exakt mit dem Suchkriterium übereinstimmen.

3. SVERWEIS in Excel für zwei Tabellen

Die Funktion SVERWEIS ergibt natürlich nur für komplexe Tabellen Sinn – sonst können Sie gleich die einfache Suchfunktion verwenden, die mit [STRG] + [F] ausgeführt wird. Wollen Sie dagegen beispielweise zwei Tabellen innerhalb eines Excel-Sheets parallel durchforsten, kommen Sie damit nicht besonders weit – SVERWEIS jedoch ist dieses Features mächtig und springt ein.

Der SVERWEIS ist nun dazu in der Lage, einen Suchbegriff aus Tabelle eins einem Ergebnis aus Tabelle zwei zuzuordnen. In Tabelle eins können Sie zum Beispiel Datensätze zu Kunden Ihres Unternehmens verwalten, während Sie in der zweiten Tabelle die Höhe der jeweiligen Rechnungen vermerken.

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So wäre die Syntax für eine Suche über zwei Tabellen korrekt.

Nehmen wir nun an, dass Sie die Namen der Kunden in Tabelle eins in Spalte B notiert haben und in der zweiten Tabelle in der D-Spalte – und direkt dahinter, also in Spalte E, die Höhe der entsprechenden Forderung. Die Formel könnte dann so aussehen, wie im Bild dargestellt.

Mit dieser Formel sucht SVERWEIS nun dem in der ersten Tabelle in Zelle B3 stehenden Eintrag als Suchkriterium. In der zweiten Tabelle, die von der Zelle C3 bis E15 reicht, wird nach genau diesem Kriterium gesucht. Der Spaltenindex steht auf zwei, und weil als Bereich_Verweis FALSCH angegeben ist, werden nur die exakten Treffer ausgegeben.

4. Mögliche Fehlermeldungen

Wenn Sie häufig mit Excel arbeiten, dann werden Sie es schon wissen: Bei der Anwendung von Formeln verzeiht das Tool auch den kleinsten Fehler nicht. Die Einrichtung des SVERWEIS bildet da leider keine Ausnahme.

Oft werden die Fehlermeldungen im Ausgabefeld angezeigt (dazu kommen wir gleich). Wenn Sie stattdessen jedoch Suchergebnisse geliefert bekommen, die Ihren Erwartungen vollkommen zuwiderlaufen, dann könnte es sein, dass bei Bereich_Verweis eine Verwechslung vorliegt und Sie WAHR statt FALSCH bzw. vice versa eingetragen haben.

Vielleicht haben Sie ja auch die Tabelle nur falsch sortiert? Das kann vorkommen, wenn man die Formel manuell anfertigt. Der im SVWERWEIS gesuchte Begriff muss in der Klammer immer ganz links stehen, sonst werden unter Umständen falsche Ergebnisse angezeigt.

Damit zu den Fehlermeldungen.

Nicht selten tritt der #REF-Fehler auf – und zwar dann, wenn Sie als Spaltenindex eine Spaltennummer angeben, die in der Tabelle gar nicht vorkommt. Das kann besonders dann der Fall sein, wenn Sie sich bei der Spaltenzahl einfach vertippen. Schließlich kommt es oft genug vor, dass man im Ziffernblock beispielsweise die 5 drückt und dabei versehentlich auch eine der umliegenden Zifferntasten erwischt.

Dann wird aus der bloßen 5 ganz schnell eine 54 oder 65. Und diese Spalte existiert in Ihrer Tabelle möglicherweise nieEine weitere Fehlermeldung, mit der man es beim SVERWEIS hin und wieder zu tun hat, ist #NV. Diese Anzeige erscheint, wenn man sich in der Formel auf ein Excel-Feld bezieht, das keinen passenden oder überhaupt keinen Inhalt hat.

Vielleicht fehlt in der Formel aber auch eine bestimmte Variable, möglicherweise geht es nur um einen Wert, der nicht angegeben worden ist. In jedem Fall ist es hilfreich, die Formel Schritt für Schritt noch einmal auf Herz und Nieren zu prüfen, bis Sie den Fehler gefunden haben.

Der Erfahrung nach kommt es beim SVERWEIS eher zu Fehlern, wenn man die Formel frei Hand erstellt. Nutzen Sie dagegen – wie oben beschrieben – das Dialogfenster von Excel über den Klick auf das Funktionssymbol (fx), dann ist die Gefahr falscher Eingaben deutlich geringer.

 



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