Suchen Sie noch – oder arbeiten Sie schon? So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten!



Sie kennen das schöne Sprichwort: „Wer suchet, der findet!” Für die meisten deutschen Büros gilt das leider nicht. Hier muss es heißen: „Wer suchet, der findet nichts!” oder „Wer suchet, der verschwendet insgesamt 13 % seiner Arbeitszeit mit Suchereien!”
Laut einer großen Umfrage, die ich durchgeführt habe, beträgt der Anteil der Suchzeiten an der Arbeitszeit eben genau 13 %. Die eine Hälfte geht für Suchen nach Akten, Unterlagen und Materialien drauf. Die andere Hälfte wird digital gesucht – also im Computer. Was mich irritiert: An dieser massiven Zeitverschwendung ändert sich seit Jahren nichts. Chefs gehen das Problem nicht an. Mitarbeiter gehen es nicht an. Keiner tut was. Und das, obwohl gleichzeitig über zu hohe Arbeitsbelastungen und Überstunden geklagt wird. Vielleicht fehlt es ja an den Werkzeugen dies zu tun. Deshalb hier mal ein paar grundlegende Anmerkungen zur Reduzierung der Suchzeiten.

Reduzieren Sie Ihre Suchzeiten
Suchzeiten können durch das richtige Ordnungssystem dramatisch reduziert werden.

Was ist das Problem

Wie schon weiter oben erwähnt, habe ich eine große Umfrage zur Arbeitseffizienz durchgeführt. Das Ergebnis: 13 % der Arbeitszeit besteht aus Suchzeiten. Das klingt vielleicht wenig, aber pro Tag ist das etwas mehr als eine Stunde. Das ergibt pro Woche fünf Stunden, pro Monat 20 Stunden – und pro Jahr 30 Arbeitstage. Wir und die Chefs dieser Welt sind also bereit, einen ganzen Mitarbeiter-Jahres-Urlaub für sinnlose Suchereien zu verschwenden, anstatt eine Ordnung einzuführen, die jeden Suchvorgang auf eine Minute reduziert. Vielleicht denken viele, dass ihnen die Zeit zu kostbar ist, die Dinge zu ordnen. Dabei ist die Ordnungsinvestition die einzige Investition, die sofort Rendite bringt – in Form von reduzierten Suchzeiten. Was direkt dazu führt, dass die vorhandene Arbeitszeit für sinnvollere Dinge genutzt werden kann und Überstunden reduziert werden können. Dadurch hat man mehr Zeit für Familie und Hobbys.

So geht’s

Fangen Sie jetzt gleich an: Suchzeiten können durch diese 3 Maßnahmen reduziert werden:

      1. Aufräumen
      2. Regeln definieren
      3. Regeln einhalten

1. Aufräumen

Aufräum-Arbeiten sind der erste wichtige Schritt auf dem Weg zu 1-Minuten-Suchzeiten. Sie müssen dazu das gesamte Büro mit allen Räumen, Schränken und Schreibtische und Computern aufräumen. In welcher Reihenfolge Sie loslegen, ist Ihre Sache. Aber loslegen müssen Sie. Wenn die Kollegen oder der Chef nicht mitziehen: Warten Sie nicht auf die Anderen! Fangen Sie bei sich selbst, Ihrem Büro, Ihren Schränken, Ihrem Schreibtisch und Ihrem Computer an. Wenn Sie erstmal dauerhaft einen leeren Schreibtisch und pünktlich Feierabend haben, kommen Ihre Kollegen mit Sicherheit zu Ihnen, um Sie nach Ihrem Geheimnis zu befragen.

Wie Sie z.B. Ihren E-Mail-Posteingang aufräumen, lesen Sie im Blogbeitrag „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen.

2. Regeln definieren: Suchzeiten reduzieren

Wenn Sie Ihren Computer, Ihren Schreibtisch, Ihre Aktenschränke und Ihr Büro aufgeräumt haben, reduzieren Sie Ihre Suchzeiten auf eine einzige Minute. Das ist unglaublich befreiend und wunderbar. Jetzt müssen Sie allerdings dafür sorgen, dass diese Ordnung auch wirklich erhalten bleibt. Dazu brauchen Sie Regeln. Damit regeln Sie, wie Sie mit Dingen, Dateien, Papieren, Unterlagen & Co umgehen, wenn Sie diese bekommen. Sie sollten die Regeln unbedingt aufschreiben. Denn wenn Sie erstmal die Definitionsarbeit gemacht haben, sollte dieser Ordnungs-Schatz nicht verloren gehen. Wissen Sie nicht mehr ganz genau, wie die Regel ging, schauen Sie einfach nach. Und wenn sich jemand findet, der es Ihnen nachmachen möchte, drücken Sie ihm einfach Ihren Regel-Katalog in die Hand.

Ein Beispiel für funktionierende Datei-Ablage-Regeln können Sie hier herunterladen.

3. Regeln einhalten

Aufräumen und definierte Regeln sind nur dann nützlich, wenn Sie sie auch immer einhalten. Sie müssen die Regeln tatsächlich anwenden. Wie Sie Ordnung in Ihre Ordner bringen - und damit Suchzeiten reduzieren, lesen Sie im Blogbeitrag „Atemlos durchs Büro: So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten”.

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Und Sie?

Suchen Sie noch – oder arbeiten Sie schon?





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