Erfolgsfaktor Suchen und Finden



Schnelles Suchen und Finden ist in der digitalen Informationsgesellschaft zum Wirtschaftsfaktor Nummer Eins geworden. Google, das erfolgreichste und größte Unternehmen der Welt, hat seinen gesamten Erfolg auf der Suche und Auswertung unendlich vieler Daten aufgebaut.

Auch in Ihr Unternehmen reicht der Schatten des Giganten aus Kalifornien hinein: Kunden sehen es heute vielfach als selbstverständlich an, ähnlich schnell wie in einer Suchmaschine an Informationen zu Ihren Wünschen und Bestellungen zu kommen. Doch wie soll man dies in einer Welt, die anders als im Internet immer noch an Papier und direkte menschliche Interaktionen gebunden ist, schaffen können?

Ich möchte Ihnen in diesem Artikel einen Weg aufzeigen, Ihr Unternehmen in einer große Suchmaschine zu verwandeln, die jeden Ihrer Mitarbeiter umfasst und die schnell und effizient Informationen liefern kann. Suchen und Finden in einer neuen Dimension!

Der Index: Suchen und Finden, was da ist

Frei nach Goethe ist „des Googles Kern“ klar bestimmbar: Der Suchalgorithmus, eine unendlich komplizierte Formel, kann für die ungezählten Informationen des Internets einen klaren, hierarchischen Index erzeugen. Google weiß nicht nur, was es sucht - es weiß auch, wo es suchen muss.

Suchen und Finden nicht verzetteln
Beim Suchen und Finden sollten Sie sich nicht verzetteln

Am Anfang einer Strategie zum Suchen und Finden steht daher die Bestandsaufnahme, der Index. Einige Mitarbeiter sollten sich die Mühe machen, die vorhandenen Bestände an Daten und Aktenmaterial zu sichten. Dabei wird schnell der Punkt erreicht sein, an dem eine kleine oder große Entrümpelung sinnvoll erscheint. Wie sie diese erfolgreich und effektiv durchführen, erkläre ich Ihnen in meinem Artikel Entrümpelung: Ihr Aufbruch in ein aufgeräumtes Arbeitsleben.

Was bei der Entrümpelung übrig bleibt, wird kategorisiert und nach einem einfachen, auch für Einsteiger und freie Mitarbeiter durchschaubaren System geordnet und etikettiert. So schaffen Sie einen Index, der Ihnen beim schnellen Suchen und Finden von Informationen hilft. Wie Sie dies effektiv durchführen können, erkläre ich ihnen unter anderem in meinen Artikeln zum Thema Ordnerablage und Visualisierung.

Suchen und Finden mit Unterstützung

Mit der Zeit üben sich die meisten täglichen Handgriffe in einem Unternehmen ein. Es gibt jedoch auch Arbeitsplätze, wo Aufgaben so vielfältig sein können, dass sie nur schwer im Kopf behalten werden können. Auf anderen Arbeitsplätzen, beispielsweise am Empfang, arbeiten mehrere, häufiger wechselnde Teilzeitkräfte - wie sollen diese alle Mitarbeiter und Ansprechpartner im Unternehmen im Kopf behalten?

Suchen und Finden mit Visualisierung
Das Suchziel klar im Fadenkreuz: Mit Sichtbuch & Visualisierung

Die Lösung liegt in einem kleinen, kompakten Reiseführer für Ihr Unternehmen - dem Sichtbuch. Diesen Helfer habe ich Ihnen bereits häufiger empfohlen, kann aber immer wieder auf seine Erfolge beim Suchen und Finden verweisen. Ähnlich wie ein Suchmaschinenindex können in ihm alle Mitarbeiter schnell nachschlagen, wo welche Unterlagen zu finden sind, wer in welchem Fall auf welchem Weg (Telefon, E-Mail, Beschwerde- oder Auftragsmanagement) angesprochen werden muss und wie die grundlegenden Prozesse des Unternehmens ablaufen.

Wie Sie ein solches Sichtbuch anlegen können, erfahren Sie im Artikel Für Jäger und Sammler: Mit dem Foliensichtbuch bändigen Sie das Chaos...

Suchen und Finden im Prozess

Im Zuge einer Optimierung der Geschwindigkeit von Suchen und Finden in Ihrem Unternehmen sollten Sie zusätzlich einen geschärften Blick auf die Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen werfen: Wo liegen Sackgassen, unnötige Schleifen, unnötig verzögernde Elemente und personell zu schwach besetzte Arbeitsabschnitte in Ihrem Prozess verborgen? Wie und vor allem wie schnell werden Bestellung übermittelt? Wo und wie werden Kundenmeinungen und Beschwerden gesammelt? Wer oder was behält hier den Überblick? Diese Punkte gilt es zu identifizieren und zu beseitigen bzw. zu verbessern. Denn jeder kleine Schritt auch in der Architektur Ihrer Unternehmensprozesse hilft, die Performance zu steigern.

Wenn Sie lernen möchten, sich in Ihren Prozessen zurechtzufinden, sie zu verstehen und zu verbessern empfehle ich Ihnen meinen kleinen Exkurs zur Prozesslandkarte:

Suchen und Finden von ganz alltäglichen Dingen

Schnelles Suchen und Finden erstreckt sich nicht nur auf die Unternehmensprozesse, sondern auch ganz praktische Dinge: Wo ist der Tacker, wo der Druckertoner, wo sind die Briefmarken? Wer füllt Kaffee nach? Wer sorgt dafür, dass genügend Getränke im Kühlschrank sind und regelmäßig nachgefüllt werden? All dies sind Fragen, die vordergründig nebensächlich sind - aber einen großen Teil des Ladens zusammenhalten.

Wie man sinnvolle Materialwirtschaft betreibt und nachhaltig Ordnung hält, zeige ich Ihnen in meinem Artikel zum Thema Materialverwaltung mit Kanban.

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Nicht suchen und finden, sondern einfach abonnieren

Wir suchen und finden so viel in unserem Leben - unser Berufsleben ist ein großer Teil davon. Warum das schnelle Suchen und Finden ein Schlüsselfaktor für Erfolg Ihres Unternehmens ist, habe ich Ihnen mit diesem Artikel versucht ein Stück näherzubringen. Ich hoffe nun, dass Sie die Initiative ergreifen und in Ihrem Unternehmen auf die Suche gehen, was man beim Suchen und Finden besser machen kann.

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