Suchabfrage intelligent nutzen: Diese Tipps bringen Sie weiter



Nicht das finden, wonach man sucht, das kann auf dem Schreibtisch zum Problem werden, aber auch im Computer. Im Internet hilft hier Google weiter, in Ihrem eigenen Netzwerk müssen Sie aber selbst fündig werden und das ist trotz integrierter Suchabfrage nicht immer einfach. Wie Sie die Suchabfrage optimal nutzen und so schneller finden, was Sie suchen, verrate ich Ihnen hier im Blog.

Was ist das Problem

Je mehr Dateien digital gespeichert sind, umso schwieriger gestaltet sich in der Regel die Suche nach dem einen benötigten Dokument. Zwar wissen die meisten Büroarbeiter um die Existenz der Suchabfrage innerhalb Ihres Betriebssystems, nutzen diese aber nicht effektiv. Am Ende steht eine unzufrieden stellende Ergebnisliste, die ein weiteres Durchforsten der einzelnen Dateien nötig macht. Wenn Sie meine Tipps beherzigen, kann Ihnen das künftig nicht mehr passieren. Denn wer die Suchabfrage optimal nutzt, erhält auch optimal zutreffende Suchergebnisse.

Suchabfrage optimal nutzen
Nutzen Sie eine Suchabfrage optimal.

So funktioniert es

Tipp 1: Seltene Begriffe suchen

Dateien zu ähnlichen Projekten gleichen sich oftmals namentlich sehr. Das ist auch sinnvoll und nützlich, um die Dateien innerhalb des Systems gut wiederfinden zu können und auf einen Blick zu sehen, welche Datei zu welchem Sachverhalt gehört. Über den genauen Inhalt der jeweiligen Datei sagen die einheitlichen Benennungen aber zunächst nicht viel aus. Hier ist das richtige Abfragen mithilfe der Suchabfrage gefordert. Nutzen Sie die Intelligenz moderner Betriebssysteme, denn diese verschlagworten die Texte innerhalb einer Datei automatisch – wenn Sie also wissen, dass im benötigten Dokument der seltene Nachname eines zuständigen Mitarbeiters vorkommt, dann suchen Sie ganz einfach nach diesem. Ob er im Dateinamen steckt oder lediglich im Inhalt, ist der Suchabfrage egal – Sie werden am Ende fündig.

Tipp 2: Variieren Sie Ihre Suchbegriffe

Was tun, wenn Sie sich sicher sind, dass es bei einem Projekt, das Sie aktuell suchen, um den Bau eines Kindergartens ging, Sie unter dem Suchbegriff „Kindergarten” aber kein Ergebnis erhalten? Nutzen Sie ganz einfach Synonyme und geben Sie diese in die Suchabfrage ein. In diesem Fall könnte die Suche nach einer „Kita” oder einer „Kindertagesstätte” erfolgreicher verlaufen. Um die Suchabfrage möglichst kurz zu halten und schnell zu einem Ergebnis zu kommen, können Sie auch verwandte Begriffe kombinieren. Tippen Sie „Kindergarten ODER Kita” in Ihre Suchabfrage ein, dadurch durchforstet diese alle Dateien auf beide Begriffe. Wichtig ist hierbei, dass Sie „ODER” großschreiben.

Tipp 3: Überflüssige Suchergebnisse vermeiden

Sie wissen bereits zu Beginn Ihrer Suche, dass das Wort „Kindergarten” unzählige Treffer hervor-bringen wird? Dann geben Sie der Suchabfrage möglichst genaue Vorgaben und setzen diese in Anführungszeichen. Wenn Ihnen noch bewusst ist, dass es sich um einen Kindergarten in Augsburg handelt und dies auch so im Dokument erwähnt wird, geben Sie einfach „Kindergarten Augsburg” ein und gelangen Sie schneller zum gesuchten Dokument.

Zeit sparen bei Suchabfrage
Sparen Sie Zeit bei einer Suchabfrage.

Extra-Tipp: Behalten Sie das Wichtige im Blick

Sichern Sie sich meine Expertentipps und drucken Sie sich diesen Blogbeitrag doch einfach aus, oder legen ihn als Favorit im System ab. So können Sie sich alle wichtigen Funktionen der Suchabfrage jederzeit wieder ins Gedächtnis rufen und haben alles auf einen Blick. Oder lassen Sie sich vor Ort beraten, wie die optimale Suche in Ihrem System aussehen kann.

Was der Tipp bewirkt

Sie finden schneller, wonach Sie suchen – das ist der beste Effekt einer intelligent genutzten Suchabfrage. Dabei sparen Sie Zeit und erhöhen die Effizienz in Ihren täglichen Arbeitsabläufen drastisch, schließlich führt jeder von uns tagtäglich unzählige Suchabfragen durch.

Wer seine Suchabfrage intelligent nutzt, gelangt schneller und effektiver zum richtigen Ergebnis. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Finden Sie bereits schnell und effektiv, wonach Sie suchen? Haben Sie weitere Tipps, die Sie mit anderen teilen möchten? Oder darf ich Ihnen direkt vor Ort helfen und Ihre Suchabfragen optimieren? Dann schreiben Sie mir doch!



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