Gewohnheitstier, Einzelkämpfer oder Helfersyndrom? Effektive Besprechungen zähmen alle Stresstypen



Welcher Stresstyp sind Sie? Sind Sie ein Gewohnheitstier und werden nervös, wenn etwas nicht wie gewöhnlich läuft? Dagegen neigt der Einzelkämpfer dazu, sich zu überfordern und sich viel zu viel Arbeit aufzulasten. Und dann gibt es noch die stets hilfsbereiten Kollegen, die sich schnell ausgeliefert und machtlos fühlen. Jeder Mensch reagiert anders auf Stress, Druck und hohe Anforderungen. Besonders schwierig wird es, wenn schon die Ausgangssituation nervig und stressig ist. Ist eine Besprechung schlecht organisiert, dann brechen ganz schnell die Dämme und jeder Büromitarbeiter reagiert entsprechend seinem Charakter mit Frust, Desinteresse oder unbändiger Wut. Verschwenden Sie nicht länger die Zeit der Büromitarbeiter mit unproduktiven Meetings.

stresstyp-besaenftigen-gesunder-snack
Kleine Details wie ein gesunder Snack besänftigen jeden Stresstyp bei der Besprechung.

Was ist das Problem

Bei Besprechungen ist ja oft irgendwie alles ein Problem: Der Raum ist nicht vorbereitet, es fehlen Getränke, die Tagesordnungspunkte sind nicht festgelegt und das endlose Gelaber einiger Selbstdarsteller kann scheinbar niemand stoppen. Schlecht organisierte Meetings bringen den ausgeglichensten Stresstyp an die Grenzen des Erträglichen.

Und nicht nur das: das Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung hat herausgefunden, dass unproduktive Besprechungen unangefochten an der Spitze der Effizienzkiller stehen. Sie kosten Zeit, Nerven und Geld. Aber es geht auch anders! Wenn Sie sich an ein paar Regeln halten, verlaufen Ihre Besprechungen nicht nur effizient sondern machen auch allen Beteiligten mehr Freude.

So funktioniert es

1. Tipp: Verfassen Sie eine Tagesordnung

Planen Sie eine Tagesordnung, die Sie vorab an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer verschicken. Alternativ können Sie die Tagesordnung auch per Beamer an die Wand projizieren oder auf ein Flipchart schreiben. Jeden besprochenen Punkt haken Sie ab. So können auch die ungeduldigen Stresstypen sehen, welche Themen noch zu besprechen sind.

Extra-Tipp

Haben Sie an alles gedacht und auch die richtigen Ansprechpartner eingeladen? Auf YouTube erkläre ich Ihnen in einem kurzen Einspieler, wie Sie Besprechungen effizient mit OneNote organisieren.

2. Tipp: Führen Sie ein Sofort-Protokoll

Je nach Stresstyp interpretieren die Teilnehmer die Ergebnisse einer Besprechung unterschiedlich. Der Pragmatiker meint, erst einmal gar nicht reagieren zu müssen. Der Macher schießt schnell über das Ziel hinaus. Und dann gibt es noch die zaghaften Naturen, die alle mit ihren Nachfragen verrückt machen. Mit einem Sofort-Protokoll halten Sie alle relevanten Fakten fest. Schreiben Sie direkt in der Sitzung über Beamer in einem Worddokument bzw. auf OneNote. Alternativ können Sie die Ergebnisse auch auf dem Flipchart festhalten. So weiß das Team immer genau, welche Beschlüsse umgesetzt werden müssen. Laden Sie sich die Vorlage für ein Sofort-Protokoll gleich gratis herunter:

stresstyp-sofort-protokoll-download
Weitere Informationen zum Sofort-Protokoll habe ich Ihnen in diesem Blogbeitrag zusammengestellt: Beam me up, Protokoll! Wie Sie Ihre Besprechungs-Effizienz mit einem Beamer Sofortprotokoll optimieren

3. Tipp: Stoppen Sie die Dauerredner

Viele Besprechungen werden zu Stressfaktoren, weil niemand eingreift, wenn jemand Inhalte wiederholt oder vom Thema abschweift. Redebeiträge, die länger als 90 Sekunden dauern, machen müde und erhöhen das Stressgefühl aller Anwesenden. Je nach Stresstyp entstehen hier starke negative Schwingungen. Ideal ist eine Stoppuhr, um die Redezeit zu begrenzen.

stresstyp-einfache-sanduhr-regelung
Mit einer einfachen Sanduhr regeln Sie elegant die Redezeit der Besprechungsteilnehmer.

Extra-Tipp

Eine weitere Lösung sind Besprechungen, die im Stehen abgehalten werden. Hier entwickelt sich eine positive Dynamik und das Meeting verläuft in der Regel sehr effizient. Denn kaum jemand hat Lust, sich eine Stunde oder länger die Beine in den Bauch zu stehen. Und auch die versteckten Nickerchen sind im Stehen nicht möglich. Alle beteiligen sich rege daran, die Sitzung so schnell wie möglich mit den bestmöglichen Ergebnissen abzuschließen.

stresstyp-besprechung-im-stehen
Eine Besprechung im Stehen bringt schnellere Ergebnisse – für alle Stresstypen

Was der Tipp bewirkt

Wenn Besprechungen effizienter werden, dann wird auch die Aufgabenverteilung und sowie die Umsetzung der Ergebnisse effizienter ablaufen. Gut durchgeplante Sitzungen nehmen allen Beteiligten etwas Druck aus dem Arbeitstag, denn hier wird nicht kostbare Arbeitszeit verschwendet sondern es werden konkrete Ergebnisse erzielt.

Und Sie?

Na, was für ein Stresstyp sind Sie? Brauchen Sie Unterstützung, um den Stress in Ihrem Büro zu überwinden? Sie finden viele Anregungen in meinen Büchern „Für immer aufgeräumt” und „Für immer aufgeräumt – auch digital”. Wenn Sie Hilfe bei der Umsetzung meiner Tipps benötigen, melden Sie sich einfach bei uns. Wir kommen gerne zu Ihnen und beraten Sie, wie Sie bis zu 20 Prozent mehr Effizienz in Ihr Büro bringen.

Das könnte Sie auch interessieren...

Die 7 nervigsten Fakten über Besprechungen
Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Super-Besprechungen
Laaangweilig – 5 Tipps für bessere Besprechungen
Effizienz-Wunder gegen Trägheit: Besprechungen im Stehen

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Teamarbeit? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zur effektiven Teamarbeit aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: