Warum Sie unbedingt einen Stresstest machen sollten



„Stresstest“ ist zum geflügelten Wort geworden. Ob in der Technik, in der Medizin oder in der Psychologie – wenn wir das Ausmaß des Stresses kennen, können wir gegensteuern.

Das trifft auch auf Ihr Arbeitsfeld zu, das Büro. Wissen Sie zum Beispiel, wo überall sich Stressfaktoren in Form von Zeitkillern verbergen? Ich lade Sie zum Stresstest ein und zeige Ihnen effektive Maßnahmen, die Zeit sparen und damit Stress reduzieren.

Inhalt

Stresstest für den Neuling: So gelingt der Einstieg

Stresstest rund um den Schreibtisch: Suchzeiten verringern

Stresstest nach dem Urlaub: Die erholsame Vertretungsregel

Stresstest fürs Gedächtnis: Checklisten helfen

Und Sie? Was hilft Ihnen, die Stresstests des Arbeitslebens zu bestehen?

Stresstest für den Neuling: So gelingt der Einstieg

Kommt ein Kollege neu ins Team, kann das für ihn zum Stresstest werden. Das muss aber nicht sein, denn Personalchef oder Teamleiter können den Start des neuen Kollegen umsichtig vorbereiten. Mit diesen Tipps wird aus dem Stresstest am ersten Tag ein Motivationsschub, der lange wirkt:

  1. Senden Sie dem neuen Kollegen schon zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag ein Anschreiben mit den wichtigsten Informationen. Dazu gehört, wann er sich am ersten Arbeitstag einfinden soll und in welchem Raum er erwartet wird. Auch die Frage, welche Papiere er mitbringen soll, kann schon in diesem Schreiben beantwortet werden. Wenn Sie eine Broschüre zu Ihrem Unternehmen haben, legen Sie diese dem Schreiben bei.

 

  1. Am ersten Arbeitstag findet der neue Kollege einen aufgeräumten Schreibtisch vor. Darauf liegt eine Infomappe mit allen Informationen, die er an seinem Arbeitsplatz benötigt. Der Computer und das Telefon sind bereits auf seinen Namen eingerichtet. Auch Visitenkarten liegen bereit.

Tipp: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vorher über den Neuzugang, dann fällt es ihnen leichter, Kontakt zu dem neuen Kollegen herzustellen.

Stresstest bei Neueinstieg bestmöglich vorbereiten
Stresstest Neueinstieg: Mit guter Vorbereitung gelingt der erste Arbeitstag.

  1. Am ersten Arbeitstag wird der neue Kollege im Unternehmen herumgeführt und allen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt. Dabei lernt der Neuling nicht nur seine künftigen Mitstreiter kennen, sondern auch alle Räumlichkeiten. Wo sind die Lichtschalter und worauf achten wir beim Verlassen des Büros am Feierabend? Auch der Arbeitsschutz gehört zur Einführung ins Unternehmen.

In meinem Beitrag Bitte hier entlang lesen Sie mehr erprobte Tipps, wie Ihr neuer Mitarbeiter den Stresstest am ersten Tag glänzend besteht.

Tipp: Laden Sie sich kostenlos die Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeiter herunter – und der erste Tag wird für alle ein gelungener Start.

Stresstest rund um den Schreibtisch: Suchzeiten verringern

Alle haben Zeit zum Suchen: Büroarbeiter verbringen 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Materialien, Unterlagen und Informationen in Papierform und auf dem Computer. Das ergab die größte Onlinebefragung zur Arbeitseffizienz, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführt haben.13 Prozent – das sind bei einer 39-Stunden-Woche rund 5 Stunden.

Suchzeiten sind ein echter Stresstest, denn sie stören den Arbeitsfluss und sorgen für Termindruck. Da lohnt es sich mehr, Zeit ins Aufräumen zu investieren. Mit der Methode von Büro Kaizen brauchen Sie das nur ein einziges Mal zu tun – und haben ein für immer aufgeräumtes Büro.

Das Aufräumen auf Schreibtisch, Schubfächern, Regalen und Schränken beginnt mit dem Wegwerfen. Stellen Sie drei große Kartons bereit:

  1. Materialien werden noch gebraucht.
  2. Materialien werden entsorgt.
  3. Materialien werden vielleicht noch gebraucht.

Wenn Sie die Kartons gefüllt haben, entsorgen Sie die Dinge aus dem zweiten Karton und geben  den Dingen im ersten Karton einen festen Platz.

Stresstest am Schreibtisch ordentlich vorbeugen
Einmal aufgeräumt, wird der Schreibtisch nie mehr zum Stresstest.

Der dritte Karton hilft dabei, die Unsicherheit „kann weg oder kann nicht weg“ zu überwinden. Denn viele Büroarbeiter empfinden genau aus diesem Grund das Aufräumen als Stresstest.

In meinem Beitrag Die Ablage P beschreibe ich Ihnen ausführlich, wie das „Wegwerfen auf Probe“ funktioniert. Damit können auch Jäger und Sammler Dinge loslassen, ohne ein schlechtes Gewissen zu bekommen.

Tipp: Was Sie sonst noch dafür tun können, dass die Suche nach Materialien nicht zum Stresstest wird, lesen Sie in meinem Beitrag 10 Spielregeln für Sieger.

Stresstest nach dem Urlaub: Die erholsame Vertretungsregel

Kennen Sie das: Sie kommen aus Ihrem wohlverdienten erholsamen Urlaub zurück an Ihren Arbeitsplatz – und schon der erste Tag ist ein echter Stresstest. Grund: Der Posteingangskorb quillt über und Ihr Schreibtisch ist bedeckt mit unerledigten Vorgängen.Die Hälfte der fälligen Termine liegt innerhalb der nächsten drei Tage. Schon ist der Erholungseffekt des Urlaubs verpufft und sie machen sich seufzend an das Abarbeiten der angesammelten Aufgaben. Ihrer Familie kündigen Sie noch am selben Abend an, dass Sie in dieser Woche täglich später heimkommen, weil Sie gezwungen sind, Überstunden zu machen.

Stresstest durch Vertretungsplan direkt unmöglich
Den Stresstest nach dem Urlaub bestehen Sie spielend leicht mit einem Vertretungsplan.

Vor dieser Situation schützt eine gut durchdachte Vertretungsregel. Hier meine Tipps dazu:

  • Verabreden Sie rechtzeitig, wer Sie in Abwesenheit vertritt. Gute Dienste leistet dabei ein Vertretungsplan, wie wir ihn für die Firma Tempus erstellt haben.
  • Erstellen Sie eine Checkliste für Ihre Vertretung. Darin sollten die Aufgaben enthalten sein und dazu die notwendigen Informationen. Zum Beispiel:
  • E-Mails bearbeiten (Passwort: JKM250644)
  • Posteingangsschale leeren: Vorgänge erledigen oder Info schreiben.
  • Ablagespielregeln vereinbaren: Gemeinsam genutzte Unterlagen sollten in der gesamten Abteilung auf gleiche Weise abgelegt werden. So findet sich Ihre Vertretung spielend leicht zurecht.

Mehr Tipps, wie Sie den Stresstest nach dem Urlaub bestehen, finden Sie in meinem Artikel Hab ich auch an alles gedacht?

Stresstest fürs Gedächtnis: Checklisten helfen

Checklisten nehmen Ihnen das Denken ab, so dass Sie nichts mehr übersehen oder vergessen. Klingt simpel, ist es auch. Sie können mit diesen pfiffigen Helfern jede Aufgabe optimieren, die mehrmals anfällt. Und das sind mehr, als es im ersten Blick aussieht. Lesen Sie dazu meinen Beitrag Einfach und schnell. Darin finden Sie auch den Link zum Downloadcenter, wo eine kostenlose Sammlung von Checklisten für fast jede Gelegenheit für Sie bereitsteht.

Sie sehen, Büro Kaizen bietet eine Reihe von effektiven Methoden, um jeden Stresstest erfolgreich zu bestehen.

Und Sie? Was hilft Ihnen, die Stresstests des Arbeitslebens zu bestehen?

Ich bin immer interessiert daran zu erfahren, welche Herangehensweise sich bewährt und welche Methoden sich aus der Praxis entwickeln. Haben Sie Tipps von Büro Kaizen erfolgreich umgesetzt? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf.



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