Keep cool – Stresssyndrom erkennen und wirksam vermeiden

9. April 2020

Stress ist in der heutigen Arbeitswelt normal und kann Sie sogar positiv zu Höchstleistungen pushen. Das Stresssyndrom ist ein Zeichen dafür, dass Sie zu vielen Belastungen ausgesetzt sind. Bleibt dieser Zustand über einen längeren Zeitraum bestehen, schlägt Ihr Körper mit unterschiedlichen körperlichen und psychischen Anzeichen Alarm. Typische Symptome sind dauernde Kopfschmerzen, bleierne Müdigkeit, ständige Angespanntheit und Reizbarkeit, hoher Blutdruck, gedrückte Stimmung, Unlust, sinkende Belastbarkeit und Unkonzentriertheit. Büro-Kaizen® bietet Ihnen eine Fülle von Möglichkeiten, Ihren Arbeitstag sinnvoll zu gestalten und rechtzeitig gegen das Stresssyndrom vorzubeugen.

Geben Sie dem Stresssyndrom keine Chance.

Stresssyndrom untergräbt die Motivation und Lebensfreude

Wenn Sie Stress nicht mehr positiv und anspornend finden, kann er schnell in ein Stresssyndrom umschlagen. Denn nach erbrachter Höchstleistung benötigt der Körper Ruhe. Diese Pause ist für den Organismus wichtig. Fehlt sie – zum Beispiel, wenn ständig Herausforderungen zu bewältigen sind – gerät das Gleichgewicht des Körpers durcheinander: Die Muskeln bleiben angespannt, der Blutdruck ist ständig erhöht und der Hormonspiegel im Blut zeigt Auffälligkeiten.

Auch die Psyche kann sich verändern: Unlust, gedrückte Stimmung oder verstärkte Reizbarkeit stellen sich immer öfter ein. Das Denken dreht sich im Kreis und es fällt immer schwerer, Abstand zur Arbeit zu gewinnen. Diese durch dauerhafte Anspannung verursachten Gesundheitsprobleme bezeichnen wir als Stresssyndrom.

Langfristig andauernden Stress erleben viele Büroarbeiter. Das zeigt die Arbeitseffizienz-Studie, die ich zusammen mit der AKAD-Hochschule Leipzig erstellte. Alle dort genannten Belastungen am Arbeitsplatz haben eines gemeinsam: Sie kosten Zeit, die woanders fehlt.

Lesetipp: Hier finden Sie alle Ergebnisse der Arbeitseffizienz-Studie.

In diesem Beitrag beschreibe ich Ihnen typische Verursacher von dauerhaftem Stress und zeige Ihnen leicht nachvollziehbare Wege, damit Sie in Zukunft mit weniger Aufwand erfolgreicher arbeiten und gesund bleiben.

Stresssyndrom aufgrund Zeitmangels für die eigentlichen Aufgaben

In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass Stress am Arbeitsplatz besonders häufig entsteht, weil viele Prozesse unnötig kompliziert und umständlich ablaufen. Als Folge fehlt den Betroffenen Zeit, sich um die eigentlichen Aufgaben zu kümmern. Letztendlich führt oft Zeitmangel zum Stresssyndrom.

Es stellt sich also die Frage, wie Sie wertvolle Zeit gewinnen können, die Sie für wichtige Aufgaben nutzen können. Büro-Kaizen® bietet Ihnen dazu zahlreiche Ansätze, von denen ich Ihnen hier einige vorstellen möchte.

Schritt Nr. 1 für entspanntes Arbeiten: Halten Sie Ordnung

Büroangestellte verbringen durchschnittlich 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dateien und Papieren. Das fängt beim Schreibtisch an, geht beim Computer weiter und hört selbst beim Archiv nicht auf. Der dadurch entstehende Zeitdruck gibt dem Stresssyndrom täglich neue Nahrung. Beginnen Sie im ersten Schritt mit Ihrem Arbeitsplatz und räumen Sie erst einmal auf. Ein leerer Schreibtisch lenkt nicht ab und macht Ihren Kopf frei. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Büromaterialien in den Schubladen einen festen Platz erhalten. So finden Sie alles ohne lange zu Suchen.
Wie Sie in 7 Schritten Ihren Schreibtisch dauerhaft nur einmal aufräumen, zeige ich Ihnen auf YouTube.

Schritt Nr. 2 für entspanntes Arbeiten: Eine Dateiablage mit System

Unnötig langes und womöglich erfolgloses Suchen in einem unaufgeräumten Computer führt zu Zeitdruck und damit zu negativem Stress, dem so genannten Disstress. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit, Ihren Computer gründlich aufzuräumen und ermutigen Sie Ihre Kollegen, Ihrem Beispiel zu folgen. Eine durchdachte Ordnerstruktur verkürzt Ihre Suchzeiten und beugt dem Stresssyndrom vor. Auch Ihre Vertretung profitiert von der Dateiablage mit System.

Sortieren Sie Ihre Dateien in klar definierten Ordnern:

  • Persönlich: Dieser Ordner enthält nur Dateien, die Sie persönlich benötigen.
  • Abteilung: Hier befinden sich abteilungsrelevante Dateien wie Kundendaten oder Buchhaltungsdateien.
  • Projekte: Sammeln Sie Unterlagen für konkrete Projekte.
  • Allgemeine Ablage: Dies ist der Speicherort für Logos und Mitarbeiterfotos, Vorlagen oder Pressematerialien.
  • Schreibtisch: Hier wird nur das allernötigste niedergelegt wie Zugangsdaten etc.

Tipp:

Sollte eine Datei in mehrere Ordner passen und sollte dies auch andere Kollegen betreffen, sprechen Sie innerhalb der Abteilung ab, welcher Ordner dafür gewählt wird. Informieren Sie alle Kollegen schriftlich über diese Absprache.

Download-Tipp:

Laden Sie sich die kostenlosen EDV-Ablagespielregeln herunter. Hier finden Sie weitere nützliche Tipps. Zum Beispiel: Wo Sie Angebote für Neukunden ablegen und wie Sie die Dateien einheitlich beschriften.

Schaffen Sie mit klaren Spielregeln dauerhaft Ordnung in Ihrem PC.

Schritt Nr. 3 für entspanntes Arbeiten: Immer im Bilde mit kluger Zeitplanung

Ein Stresssyndrom lässt sich auch mit kluger Zeitplanung vermeiden. Ob digital oder mit einem Terminplaner ist Ihnen überlassen, aber nutzen Sie nur ein einziges Zeitplansystem. Hier halten Sie alle Termine fest und haben einen optimalen Überblick.

Als nächstes erstellen Sie einen Wochenplan, damit Sie alle Aufgaben und Termine entspannt abwickeln können. Aus meiner Praxis empfehle ich Ihnen diesen Kniff: Bereiten Sie die Planung für die neue Woche möglichst schon am Freitag vor:

  • Tragen Sie alle festen Termine ein.
  • Erstellen Sie aus den Terminen Aufgaben.
  • Kennzeichnen Sie wiederkehrende Aufgaben mit einem gut erkennbaren Symbol.
  • Vergeben Sie Prioritäten: 1 = sehr wichtig, 5 = kann verschoben werden.
  • Teilen Sie größere Projekte in mehrere Aufgaben auf. Davon sollte keine länger als zwei Stunden dauern.
  • Schätzen Sie für die Aufgaben den Zeitbedarf ein.

Extra-Tipp: Stress entsteht sehr oft, weil der Aufwand für eine Aufgabe nicht richtig überlegt wird. Multiplizieren Sie die geschätzte Zeit mit 1,5, so bannen Sie die Gefahr eines Stresssyndroms wegen zu knapper Zeitkalkulation.

Laden Sie sich hier meinen kostenlosen Büro-Kaizen Workflow herunter. So meistern Sie Ihren Büroalltag sicher und erfolgreich!

So sehen Sie auf einen Blick, wo noch Freiräume für Termine bestehen, Sie vergessen keine Aufgabe mehr und geraten nicht mehr unter Zeitdruck.

Sie sehen, mit einem klugen Zeit- und Arbeitsmanagement können Sie einem Stresssyndrom wirksam vorbeugen. Möchten Sie mehr zum Zeitmanagement wissen? In den „7 goldenen Zeitmanagement-Tipps” können Sie alles dazu nachlesen.

Schritt Nr. 4 für entspanntes Arbeiten: Fokussieren Sie Ihre Ziele

Wer nicht genau weiß, wohin die Reise geht, verliert sich leicht auf Umwegen. Wer die Deadline für ein wichtiges Projekt aus den Augen verliert, gerät schnell in negativen Stress. Dem chinesischen Gelehrten Laotse wird diese Weisheit zugesprochen: „Wer sein Ziel kennt, findet den Weg”. Ich finde, er hat Recht. Ein Ziel wirkt wie eine Navigation: Es zeigt uns die Richtung unseres Handelns an. So lassen sich viel leichter die nötigen Schritte auf dem Weg zum Ziel festlegen. Sie ersparen sich damit jede Menge unnötiger Umwege.

Navigieren Sie weg vom Stress und setzen Sie sich konstruktive Ziele, indem Sie sich an der SMART-Formel orientieren:

  • S – Spezifisch: Formulieren Sie ganz klar, was Sie erreichen wollen.
  • M – Messbar: Legen Sie fest, woran Sie den Erfolg werden erkennen können.
  • A – Attraktiv: Sie sollten sich im besten Fall mit dem Ziel identifizieren können.
  • R – Realistisch: Setzen Sie sich ein erreichbares Ziel, das Ihren Möglichkeiten und Voraussetzungen nach machbar ist.
  • T – Terminierbar: Legen Sie einen Zeitpunkt fest, an dem Sie Ihr Ziel erreicht haben wollen.

Ich gebe zu, es kostet etwas Überlegung, vernünftige Ziele zu formulieren. Aber die Mühe lohnt sich, denn durch diese Vorarbeit sparen Sie später vielfach Zeit ein. Und wohlüberlegte, passende Ziele erhöhen Ihre Arbeitseffizienz und beugen auch dem Stresssyndrom wirksam vor.
Lesen Sie mehr dazu in meinem Artikel „Mit Zielen zum Unternehmenserfolg”.

Pausen sind nicht zum Arbeiten da. Auch nicht zum Telefonieren. Entspannen Sie sich!

Schritt Nr. 5 für entspanntes Arbeiten: Legen Sie Pausen ein

Damit Sie gesund und fit bleiben, sind Pausen unbedingt nötig. Schreiben Sie sich feste Pausenzeiten in Ihren Terminplan und nutzen Sie sie zur Entspannung – denn dazu sind sie da:

  • Lesen Sie keine E-Mails.
  • Legen Sie das Handy weg, schalten Sie auch den Ton aus.
  • Essen Sie etwas Gesundes, Erfrischendes.
  • Gehen Sie spazieren.
  • Lassen Sie Ihren Blick ins Grüne oder in die Weite schweifen.
  • Machen Sie Entspannungsübungen.
  • Gönnen Sie sich eine Rücken- und Nackenmassage.
  • Lenken Sie sich von Ihrem Bürostress ab, indem Sie ein Buch lesen oder fotografieren gehen.

In meinem Artikel „Auszeit” können Sie noch mehr darüber erfahren, wie Pausen Ihre Arbeit beflügeln können.

Auch ein fröhliches Schwätzchen mit den Kollegen hilft Stress abzubauen.


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