Einszweidrei im Sauseschritt – Stresssyndrom wirksam vermeiden



„Einszweidrei, im Sauseschritt läuft die Zeit. Wir laufen mit.“ Nein, das ist nicht das Motto gestresster Büroarbeiter, sondern ein Zitat des Dichters Wilhelm Busch aus dem 19. Jahrhundert. Damals kannte man den Begriff „Stresssyndrom“ – die Kombination verschiedener körperlicher und psychischer Anzeichen für Stress ¬¬– vermutlich noch nicht. Heute jedoch suchen ist der Begriff in aller Munde und wir entwickeln bewusst Strategien dagegen. Dabei spielt der kluge Umgang mit der Zeit eine bedeutende Rolle.

Büro Kaizen hat eine Fülle von Möglichkeiten, die Zeit sinnvoll zu nutzen und einem Stresssyndrom rechtzeitig vorzubeugen. Heute stelle ich Ihnen drei davon vor.

Wie der Körper uns hilft: Natürliche Stressreaktion

Sobald wir besondere Herausforderungen meistern müssen, unterstützt uns der Körper dabei, zum Beispiel so: Die Hormone Adrenalin und Cortisol reichern das Blut an und stimulieren die Bauchspeicheldrüse, die Muskeln mit Zucker zu versorgen. Diese spannen sich an und erhöhen ihre Leistungsbereitschaft. Der Herzschlag wird schneller, der Blutdruck steigt, ebenso die Atmung.

So werden die Zellen mit besonders viel Sauerstoff versorgt. Die Konzentration und das Denken richten sich auf die Situation. Alle Körperfunktionen, die jetzt nicht benötigt werden – zum Beispiel die Verdauung – fährt der Körper zurück. Diese Reaktionen des Körpers sind jedoch noch kein Stresssyndrom.

Stresssyndrom – Wenn der Ausgleich fehlt

Nach der erbrachten Höchstleistung benötigt der Körper Ruhe. Wenn also die Herausforderung bewältigt ist, fahren Herzschlag und Hormonspiegel herunter, die Muskeln entspannen und das Denken kann sich mit anderen Inhalten beschäftigen.

Regelmäßige Pausen beugen dem Stresssyndrom vor.
Regelmäßige Pausen beugen dem Stresssyndrom vor.

Diese Pause ist für den Organismus wichtig. Fehlt sie – zum Beispiel, wenn ständig Herausforderungen zu bestehen sind – gerät das Gleichgewicht des Körpers durcheinander: Die Muskeln bleiben angespannt, der Blutdruck ist ständig erhöht und der Hormonspiegel im Blut zeigt Auffälligkeiten.

Auch die Psyche kann sich verändern: Unlust, gedrückte Stimmung oder verstärkte Reizbarkeit stellen sich immer öfter ein. Das Denken dreht sich im Kreis und findet keinen Abstand mehr zu den erlebten Problemen. Die Gesamtheit der durch dauerhafte Anspannung verursachten Gesundheitsprobleme bezeichnen wir als Stresssyndrom.

Langfristig andauernden Stress erleben viele Büroarbeiter. Das zeigt die Arbeitseffizienz-Studie, die ich zusammen mit der AKAD-Hochschule Leipzig erstellte. Alle dort genannten Belastungen am Arbeitsplatz haben eines gemeinsam: Sie kosten Zeit, die woanders fehlt.

Lesetipp: Hier finden Sie alle Ergebnisse der Arbeitseffizienz-Studie.

Deshalb stelle ich Ihnen drei Methoden von Büro-Kaizen vor, mit denen Sie wertvolle Zeit gewinnen, die für Ihre eigentlichen Aufgaben frei wird.

Zum Vertiefen der vorgestellten Methoden finden Sie unter diesem Artikel Tipps zum Weiterlesen.

Wer Ordnung hält, spart Zeit – Alles an seinem Platz

„Gebraucht die Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.“ Man könnte meinen, Johann Wolfgang von Goethe hätte schon die Büros von heute gekannt. Denn tatsächlich verbringen Büroarbeiter durchschnittlich 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dateien und Papieren. Das fängt beim Schreibtisch an, geht beim Computer weiter und hört selbst beim Archiv nicht auf. Der dadurch entstehende Zeitdruck gibt dem Stresssyndrom „neue Nahrung“.

Das muss nicht sein. Wie es anders geht, zeige ich Ihnen am Beispiel der Dateiablage.

Kluge Dateiablage als Schutz vor dem Stresssyndrom

Auf vielen Computern herrscht ein Durcheinander von Dateien und Ordnern, so dass selbst die Suchfunktion nicht weiterhilft. Soll ein Mitarbeiter für den anderen die Vertretung übernehmen, ist die Überforderung – und damit das Stresssyndrom – vorprogrammiert. Denn unnötig langes und womöglich erfolgloses Suchen alarmiert den Körper: Hier ist etwas nicht in Ordnung. Doch das muss nicht sein. Hier meine Tipps:

  • Persönlich: Dieser Ordner enthält nur Dateien, die nur Sie persönlich benötigen.
  • Abteilung: Hier befinden sich abteilungsrelevante Dateien wie Kundendaten oder Buchhaltungsdateien.
  • Projekte: Hier befinden sich Unterlagen für konkrete Projekte.
  • Allgemeine Ablage: Hier werden zum Beispiel Logos und Mitarbeiterfotos, Vorlagen und Pressematerialien gespeichert.

Eine durchdachte Ordnerstruktur verkürzt Suchzeiten erheblich und verhindert damit ein Stresssyndrom.
Eine durchdachte Ordnerstruktur verkürzt Suchzeiten erheblich und verhindert damit ein Stresssyndrom.

Tipp:

Sollte eine Datei in mehrere Ordner passen, sprechen Sie innerhalb der Abteilung ab, welcher Ordner dafür gewählt wird. Informieren Sie alle Kollegen schriftlich über diese Absprache.

Download-Tipp:

Laden Sie sich die kostenlosen EDV-Ablagespielregeln Büro-Kaizen herunter. Hier finden Sie weitere nützliche Tipps. Zum Beispiel: Wo Sie Angebote für Neukunden ablegen und wie Sie die Dateien einheitlich beschriften.

Sie wollen noch mehr tun, um Ihren Computer für immer aufgeräumt zu halten? Dann werden Sie begeistert sein von meinem kostenlosen E-Book: Darin finden Sie eine Fülle von funktionierenden Tipps, mit denen Sie Ihren Computer dauerhaft ordentlich halten. Ganz nach dem bewährten Kaizen-Motto: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“:

Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer - auch dieser hilft Stresssyndrome zu vermeiden.
Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer - auch dieser hilft Stresssyndrome zu vermeiden.

Bitte keine Hast – Kluge Zeitplanung

„Tue nicht hastig, was du zu tun hast“, riet der Kirchenlehrer Franz von Sales, der im 16. Jahrhundert lebte. Vermutlich wusste er, dass ein Stresssyndrom sich mit kluger Zeitplanung vermeiden lässt. Ob er heute lieber ein Zeitplansystem „zum Anfassen“ oder eine digitale Variante wählen würde, wissen wir nicht.

Ein einziges Zeitplansystem nutzen: Maßnahme gegen ein Stresssyndrom.
Ein einziges Zeitplansystem nutzen: Maßnahme gegen ein Stresssyndrom.

Ich stelle Ihnen hier einige bewährte Tipps vor, die Sie – egal, mit welchem Zeitplansystem – direkt ausprobieren können. Sie werden überrascht sein, wie gut die Zeitplanung vor einem Stresssyndrom schützen kann.

Tipp für den optimalen Überblick:

Nutzen Sie nur ein einziges Zeitplansystem, in dem Sie alle Termine festhalten. Das ist der erste Schritt, um einem Stresssyndrom vorzubeugen.

Der Wochenplan – Übersicht tut gut

„Planung beginnt damit, dass man sich überlegt, was man will“, rät Prof. Dr. Ekkehard Kappler vom Institut für Organisation und Lernen an der Universität Innsbruck. Deshalb lautet mein Rat an Sie: Bereiten Sie die Planung für die neue Woche möglichst schon am Freitag vor:

  • Tragen Sie alle festen Termine ein.
  • Erstellen Sie aus den Terminen Aufgaben.
  • Kennzeichnen Sie wiederkehrende Aufgaben mit einem gut erkennbaren Symbol.
  • Schätze Sie für die Aufgaben den Zeitbedarf ein.

Tipp: Multiplizieren Sie die geschätzte Zeit mit 1,5, so bannen sie die Gefahr eines Stresssyndroms wegen zu knapper Zeitkalkulation.

  • Vergeben Sie Prioritäten: 1 = sehr wichtig, 5 = kann verschoben werden.
  • Teilen Sie größere Projekte in mehrere Aufgaben auf. Davon sollte keine länger als zwei Stunden dauern.

 

Top-Download: Laden Sie sich meinen kostenlosen Büro-Kaizen Workflow herunter. Hier haben wir für Sie visualisiert, wie Sie Ihren Büroalltag sicher und erfolgreich meistern:

Zum Download auf das Bild klicken..
Zum Download auf das Bild klicken.

Mit der so erstellten Zeitplanung sehen Sie auf einen Blick, wo noch Freiräume für Termine bestehen. Außerdem kann nicht so schnell eine Aufgabe vergessen werden. Damit beugen Sie dem Stresssyndrom vor, das sich leicht einstellt, wenn Zeitdruck aufkommt.

Download-Tipp für Outlook-Fans:

Laden Sie sich meine 10 Tipps für eine effiziente Aufgabenliste mit Outlook herunter, die ich kostenlos für Sie bereitgestellt habe.

<h3<Stöber-Tipp für Papier-Liebhaber:

Stöbern Sie in unserem Tempus-Shop nach einem praktischen und sinnvollen Zeitplansystem, das dazu beiträgt, einem Stresssyndrom vorzubeugen.

Wer sein Ziel kennt, findet den Weg

Die Ursache für ein Stresssyndrom kann auch das Fehlen eines geeigneten Zieles sein. Die Erkenntnis „Wer sein Ziel kennt, findet den Weg“, wird dem chinesischen Gelehrten Laotse zugeschrieben.

Es ist also keine Erfindung der Neuzeit, wenn wir dafür plädieren, unsere Ziele genau zu kennen. Der Grund ist einfach: Ein Ziel wirkt wie eine Navigation, es zeigt uns die Richtung unseres Handelns an. Damit sparen wir Zeit für Umwege.

Ist ein geeignetes Ziel definiert, weiß der Mitarbeiter, wo er mit seiner Leistung steht. Er wird also nicht zu den 82 Prozent der Büroarbeiter gehören, die in der Arbeitseffizienz-Studie von sich sagen: „Ich arbeite viel und denke, dass es nicht genug ist.“ Diese Büroarbeiter sind gefährdet, ein Stresssyndrom zu entwickeln, weil sie nicht wissen, wo sie mit ihrer Leistung stehen.

Ein Ziel ist also für die Arbeitseffizienz und für die Mitarbeiterzufriedenheit wichtig. Ein geeignetes Ziel zeichnet sich durch bestimmte Eigenschaften aus:
Die Eigenschaften von Zielen lassen sich in der SMART-Formel beschreiben:

  • S – Spezifisch - Genau formulieren: Was soll erreicht werden?
  • M – Messbar – Woran ist der Erfolg erkennbar? Visualisieren Sie die Ziele.
  • A – Attraktiv – Der Mitarbeiter kann sich mit dem Ziel identifizieren.
  • R – Realistisch – Das Ziel ist erreichbar, es entspricht den Möglichkeiten des Mitarbeiters.
  • T – Terminierbar – Das Ziel soll zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein

Sie sehen, es gehört viel Sorgfalt dazu, ein Ziel so auszuarbeiten, dass es tatsächlich die Richtung des Handelns anzeigt. Doch die Mühe lohnt sich, denn wohlüberlegte, passende Ziele erhöhen die Arbeitseffizienz und beugen einem Stresssyndrom wirksam vor.

Und Sie?

Was hilft Ihnen, ein Stresssyndrom zu verhindern? Ihre Erfahrungen interessieren mich und ich freue mich auf Ihre E-Mail oder auf Ihren Kommentar unter diesem Artikel.

Zum Weiterlesen

Damit wir gesund und fit bleiben, sind Pausen unbedingt nötig. Lesen Sie in meinem Beitrag Auszeit mehr darüber, wie Pausen die Arbeit beflügeln.

Kluges Zeitmanagement ist ein wirksamer Schutz vor einem Stresssyndrom. In meinem Beitrag 7 goldene Zeitmanagement-Tipps erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen sollten.

„Wir leben in einer Zeit vollkommener Mittel und verworrener Ziele“, notierte Albert Einstein. Wir können das ändern, indem wir viel Sorgfalt auf das Erarbeiten geeigneter Ziele legen. Dazu empfehle ich Ihnen meinen Beitrag Mit Zielen zum Unternehmenserfolg.



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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