Stresssyndrom rechtzeitig vorbeugen – so geht’s! – Teil 1



Stress ist heute normal. Er kann sogar sehr positiv wirken. Doch das Stresssyndrom ist ein Zeichen dafür, dass Sie zu viel Stress haben, dass Ihr Körper an verschiedenen Stellen unterversorgt ist und daraufhin Alarm schlägt. Das kann Symptome beinhalten wie z. B. dauernde Kopfschmerzen, bleierne Müdigkeit, ständige Angespanntheit und Reizbarkeit, hohen Blutdruck, gedrückte Stimmung, Unlust, sinkende Belastbarkeit und Unkonzentriertheit.

Stresssyndrom aufgrund Zeitmangels für die eigentlichen Aufgaben

Als ich zusammen mit der AKAD-Hochschule Leipzig eine eine Arbeitseffizienz-Studie erstellte, fanden wir etwas Interessantes heraus. Der Stress am Arbeitsplatz, der auf Dauer zum Stresssyndrom führen kann, ist besonders häufig darauf zurückzuführen, dass viele Prozesse unnötig viel Zeit kosten, die dann für die eigentlichen Aufgaben der Betroffenen fehlt.

Es stellt sich also die Frage, wie Sie wertvolle Zeit gewinnen können, die Sie für Ihre eigentlichen Aufgaben nutzen können. Das Büro-Kaizen® bietet Ihnen dazu zahlreiche Ansätze, von denen ich Ihnen hier einige vorstellen möchte.

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Geben Sie dem Stresssyndrom keine Chance!

Ordnung halten, Stress vermeiden

Büroangestellte verbringen durchschnittlich 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dateien und Papieren. Das fängt beim Schreibtisch an, geht beim Computer weiter und hört selbst beim Archiv nicht auf. Der dadurch entstehende Zeitdruck gibt dem Stresssyndrom täglich neue Nahrung.
Wie es anders gehen kann, möchte ich Ihnen am Beispiel der Dateiablage zeigen.

Kluge Dateiablage gegen Disstress

Unnötig langes und womöglich erfolgloses Suchen in einem unaufgeräumten Computer führt immer zu Disstress, erst recht unter Zeitdruck. Nehmen Sie sich deshalb einmal die Zeit, Ihren Computer gründlich aufzuräumen (und stiften Sie Ihre Kollegen ebenfalls dazu an!). Sortieren Sie Ihre Dateien in grundsätzliche Ordner:

  • Persönlich: Dieser Ordner enthält nur Dateien, die nur Sie persönlich benötigen.
  • Abteilung: Hier befinden sich abteilungsrelevante Dateien wie Kundendaten oder Buchhaltungsdateien.
  • Projekte: Hier befinden sich Unterlagen für konkrete Projekte.
  • Allgemeine Ablage: Hier werden zum Beispiel Logos und Mitarbeiterfotos, Vorlagen und Pressematerialien gespeichert.
  • Schreibtisch: Hier wird nur das allernötigste niedergelegt, zum Beispiel ein Alias für den Zugang zur Wissensdatenbank LINK oder Notizen LINK.

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Eine durchdachte Ordnerstruktur minimiert die Suchzeiten und den Stress.

Eine derart durchdachte Ordnerstruktur verkürzt Ihre Suchzeiten und die Ihrer Vertretung erheblich und trägt damit bei Ihnen beiden dazu bei, dass sich ein Stresssyndrom überhaupt entwickeln kann.

Tipp:
Sollte eine Datei in mehrere Ordner passen und sollte dies auch andere Kollegen betreffen, sprechen Sie innerhalb der Abteilung ab, welcher Ordner dafür gewählt wird. Informieren Sie alle Kollegen schriftlich über diese Absprache.

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Laden Sie sich hier unsere EDV-Ablagespielregeln herunter.

Kluge Zeitplanung für mehr Entspannung

Ein Stresssyndrom lässt sich auch mit kluger Zeitplanung vermeiden:

  • Nutzen Sie nur ein einziges Zeitplansystem, in dem Sie alle Termine festhalten.
  • Bereiten Sie die Planung für die neue Woche möglichst schon am Freitag vor.
  • Tragen Sie alle festen Termine ein.
  • Erstellen Sie aus den Terminen Aufgaben.
  • Kennzeichnen Sie wiederkehrende Aufgaben mit einem gut erkennbaren Symbol.
  • Schätzen Sie den Zeitbedarf für die Aufgaben ein. (Tipp: Multiplizieren Sie die geschätzte Zeit mit 1,5, so bannen sie die Gefahr eines Stresssyndroms wegen zu knapper Zeitkalkulation.)
  • Vergeben Sie Prioritäten: 1 = sehr wichtig, 5 = kann verschoben werden.
  • Teilen Sie größere Projekte in mehrere Aufgaben auf. Davon sollte keine länger als zwei Stunden dauern.

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Laden Sie sich hier meinen kostenlosen Büro-Kaizen Workflow herunter. So meistern Sie Ihren Büroalltag sicher und erfolgreich!

So sehen Sie auf einen Blick, wo noch Freiräume für Termine bestehen, Sie vergessen keine Aufgabe mehr und geraten nicht mehr unter Zeitdruck.

Erfahren Sie in Teil 2, welche Tipps das Büro-Kaizen® noch für Sie bereithält.



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