Schiff ahoi – So umschiffen Sie 5 berufliche Stolpersteine (Teil 2/2)



Im ersten Teil meines Beitrags über Stolpersteine habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Unordnung und Perfektionismus ausmerzen. Hier im zweiten Teil geht es um Prioritäten, Qualifikationen und dn besonders großen Stolperstein E-Mail-Flut. Los geht`s:

3. Stolperstein Verzetteln: Prioritäten finden

Der Arbeitsaufwand steigt ständig. Während Sie an den Bericht für den Chef arbeiten, braucht der Kollege am besten noch gestern wichtige Informationen. Und dann haben Sie ja auch noch Kundenanrufe auf Ihrer To-Do-Liste. So viele gleichzeitige Aufgaben lähmen. Sie fangen mit A an, werden unterbrochen, machen dann doch bei B weiter.

Am Ende des Tages haben sie viele Dinge angefangen, aber nichts beendet. Wenn Sie sich verzetteln, verlieren Sie nicht nur viel zu viel wertvolle Arbeitszeit sondern diese Arbeitsweise raubt Ihnen viel Energie und Selbstvertrauen.

Stolpersteine können die Leistung vermindern
Was ist denn bloß als Erstes dran? Fehlende Prioritäten sind ein großer Stolperstein.

Setzen Sie lieber Prioritäten nach der 25.000-Dollar-Methode. Schreiben Sie am Abend alle Arbeiten für den nächsten Tag auf ein leeres Blatt Papier. Nun überlegen Sie, welche Aufgabe die höchste Priorität hat. Wenn Sie nur eine Arbeit erledigen könnten, welche wäre das? Diese Aufgabe erhält die eins für die höchste Priorität. Nach diesem Verfahren vergeben Sie noch die nächsthöchste Priorität zwei. Am Arbeitstag konzentrieren Sie sich nur auf die erste Aufgabe. Erste wenn diese vollständig erledigt ist, bearbeiten Sie die nächste auf Ihrer Prioritätenliste.

Tipp:
Noch einfacher geht`s mit Outlook. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie das geht:

Video Thumbnail

4. Stolperstein fehlende Qualifikationen: Weiterbildung maßgeschneidert

Die digitalen Veränderungen sind eine große Herausforderung für viele Arbeitnehmer. Ständig kommen modifizierte Programme und Betriebssysteme auf den Markt, die gewohnte Abläufe auf den Kopf stellen. Wenn jeder für sich versucht, die Feinheiten neuer Programme auszutüfteln, werden wertvolle Zeit- und Energieressourcen vergeudet.

Qualifizierte Mitarbeiter denken mit und haben einen großen Anteil am Erfolg des Unternehmens. Ermitteln Sie zuerst den Schulungsbedarf mit unserer praktischen Checkliste „Weiterbildung für Mitarbeiter“ aus dem Download-Center. Neben externen Weiterbildungen sind auch interne Workshops und Schulungen empfehlenswert. Am besten bieten Sie diese Schulungseinheiten an einem festen Tag im Monat an. Nach meinen Erfahrungen sind diese Angebote sehr beliebt, auch wenn die Teilnahme nicht als Arbeitszeit angerechnet wird.

Tipp: Stellen Sie Ihrem Team eine kleine Bibliothek mit Hörbüchern zu Wirtschafts- und Fachthemen zusammen. Diese können an einem zentralen Platz in einem Regal stehen. Mitarbeiter können sich die Medien ausleihen und den Weg zur Arbeit zur Weiterbildung nutzen.

5. Stolperstein E-Mail-Fach: Das Postfach stets im Griff

Pling, schon wieder landet eine E-Mail in Ihrem elektronischen Briefkasten. Teilweise überschwemmen mehr als 100 Nachrichten täglich Ihren Posteingang und stören Ihre Konzentration. Laut einer Umfrage der AKAD-Hochschule in Zusammenarbeit mit tempus werden 30 Prozent der E-Mails als unproduktiv empfunden. Vergeuden Sie nicht länger Ihre kostbare Zeit.

Mit etwas Disziplin bändigen Sie diesen Zeiträuber. Als erste effektive Maßnahme stellen Sie sowohl die akustischen als auch elektronischen Eingangs-Empfangssignale aus. Es ist viel effizienter, wenn Sie die Nachrichten in Blöcken zum Beispiel eine Stunde vor dem Mittagessen oder vor dem Feierabend bearbeiten.

Bei der Bearbeitung der elektronischen Post hat sich bei tempus die 5-Minuten-Regel bewährt. Erledigen Sie alle Anfragen, für deren Antwort Sie nicht länger als 5 Minuten brauchen. Alles was länger braucht, wird in einen Termin oder eine Aufgabe mit entsprechendem Datum umgewandelt. In unserem Download-Center haben wir eine Vorlage mit 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails für Sie bereitgestellt.

Tipp: Mit unserem Schnelltest zur E-Mail-Effizienz kommen Sie den Stolpersteinen in Ihrem E-Mail-Postfach schnell auf die Spur. Dazu gibt`s 10 Tipps, die sofort wirken: Hier geht`s zum Download:

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Stolpersteine umschiffen mit Büro-Kaizen

Im Berufsalltag stellen sich Ihnen immer wieder Stolpersteine in den Weg. Ärgern Sie sich nicht darüber, sondern nehmen Sie Hindernisse als Herausforderungen an. Mit Büro-Kaizen® finden Sie für jedes Problem effiziente Erfolgslösungen.

Mit jeder Lösung für ein Problem wachsen Sie ein Stückchen: Sie gewinnen Selbstvertrauen und sind von der Qualität Ihrer Arbeit überzeugt. Wie Sie Stolpersteine bewältigen, beeindruckt auch Kollegen, Vorgesetzte und Geschäftspartner. Gleichzeitig strahlt Ihr beruflicher Erfolg auf Ihr Privatleben aus. Sie sind zufrieden und ausgeglichen und haben auch das Selbstbewusstsein, Neues auszuprobieren.

Und Sie?

Welche beruflichen Stolpersteine nerven Sie am meisten? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Erfahrungsberichte.



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