Stolperfallen ade: Schluss mit dem Hindernisparcours!



Es gibt sie und zwar nicht nur im übertragenen Sinne: Stolperfallen im Büro. Ich meine das hier also nicht als organisatorische Schwierigkeit, sondern ganz bildlich. Und ich könnte wetten, dass Sie auch die eine oder andere Stolperfalle in Ihrem Büro haben und sich dieser vielleicht noch gar nicht bewusst sind. Lassen Sie uns einen gemeinsamen Blick auf das Risiko der lästigen Hindernisse werfen, auf ihre typischen Lieblingsplätze und vor allem darauf, wie Sie diese beseitigen können.

Was ist das Problem

Wechseln Sie einmal die Perspektive und stellen Sie sich vor, Sie seien ein Kunde, der zum ersten Mal in Ihre Büroräume kommt. Was fällt Ihnen bereits beim Betreten des Raumes auf? Genau diese Dinge, die Ihnen jetzt in den Sinn kommen, sind meist Stolperfallen, die sich dort auftürmen wo sie keineswegs bleiben können. Konkret können das Aktenstapel an der Bürotür sein, Kabelwirrwarr um Ihren Schreibtisch oder auch zu viele Altakten im Gang, die den Weg versperren. Wohl fühlt sich hier wahrscheinlich weder Kunde noch Mitarbeiter und eine ernste Gefahr wirklich einmal hängenzubleiben oder zu stolpern, geht von diesen Dingen ebenfalls aus. Schluss damit!

Typisch Stolperfalle Kartons Bürotür
Typische Stolperfalle: Kartons hinter der Bürotür.

So funktioniert es

Meine klare Empfehlung besteht aus drei Schritten: „erkennen – beseitigen – aufräumen&rdquo. Im Prinzip verhält es sich mit dem Büro ebenso wie mit dem eigenen Schreibtisch, nur in einer Dimension größer. Aber genau das ist es, was ich mit meinem Büro Kaizen®-Prinzip erzielen möchte: eine permanente und fortlaufende Verbesserung. In diesem Prinzip bleibt kein Platz für Stolperfallen, also gehen wir dieses Problem nun gemeinsam an. Wie das konkret funktioniert, lesen Sie im Folgenden.

Schritt 1: Stolperfalle erkennen

Der zuvor angesprochene Perspektivwechsel ist hier ein guter Einstieg. Sie können eine Stolperfalle im Büro aber auch anders erkennen. Machen Sie doch einmal ein Foto von Ihrer Abteilung und sparen Sie keinen Teil des Raumes aus. Gerade in den nicht gleich einsehbaren Winkeln, hinter der Tür, unter den Tischen oder im Gang, lauern die Hindernisse gerne und scheinen zu hoffen, dort möglichst lange unentdeckt zu bleiben. Mit einem schonungslosen Dokumentieren des Ist-Zustandes geben Sie dem keine Chance und erkennen jede Stolperfalle, egal wo sie steckt. Ergänzend können Sie im Team die kostenlose Checkliste für Ihre Abteilung durchgehen. Auch dabei wurde schon so manche Stolperfalle identifiziert.

Stolperfalle mit Checkliste erkennen
Schritt für Schritt die Lage und jede Stolperfalle mittels Checkliste erkennen.

Schritt 2: Stolperfalle beseitigen

Nach dem ersten Schritt sind Sie nun vielleicht erstaunt, wie viele Stolperfallen sich in Ihrer Abteilung befinden. Aber keine Sorge, nun werden diese Stück für Stück beseitigt. Nehmen Sie sich dem Kabelsalat und dem Ablagestapel im Flur an. Dort wo das Hindernis jetzt ist, kann es nicht bleiben, also beseitigen Sie es. Und gehen schnell zu Schritt 3, denn dieser ist unmittelbar mit Schritt 2 verbunden.

Schritt 3: Stolperfalle aufräumen

Beseitigen alleine birgt immer das Risiko, die Stolperfalle nur zu verlagern. Wenn Sie den Aktenstapel hinter der Tür zwar beseitigen, aber dafür auf das nächstgelegene Regal verfrachten, ist das nicht die Lösung Ihres Problems. Jede Stolperfalle besteht aus einzelnen Dingen und jedes Ding bekommt in meinem Büro-Kaizen®-Prinzip eine Heimat. Lose Zettel, die niemand mehr braucht, gehören ins Altpapier, oder wenn es sich um wichtige Dokumente handelt, ins Archiv. Kabel sollten Sie auf die wichtigsten beschränken und alle anderen in einen dafür vorgesehenen Schrank sortieren. Wichtige Tipps zur richtigen Sortierung finden Sie ergänzend in diesem Beitrag.

Die Stolperfalle ist unerwünscht und doch Dauergast in deutschen Büros. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Wenn Sie alleine nun wissen, was eine Stolperfalle ist und wie diese in Ihrem Büro ihr Dasein fristet, ist das ein guter Anfang, aber noch nicht ausreichend. Nur gemeinsam kommen Sie gegen dieses Alltagsproblem an. Sprechen Sie also im Team darüber, räumen Sie gemeinsam auf und halten Sie die neue Grundordnung systematisch bei.

Stolperfallen im Team beseitigen
Stolperfallen beseitigen ist Teamarbeit.

Extra-Tipp

Eine Stolperfalle ist ein äußerst dynamisches Hindernis und kommt manchmal schneller wieder, als uns allen lieb wäre. Bleiben Sie daher aufmerksam und gehen Sie jeden Abend kurz die Abteilung per Sichtkontrolle durch. Gibt es neue Stolperfallen, die im Weg liegen? Wenn jeder im Team sich kurz Zeit nimmt, das zu überprüfen – ein kurzer Moment reicht hier völlig aus – ist und bleibt die Stolperfalle bei Ihnen Schnee von gestern.

Was der Tipp bewirkt

Hindernisse wie die Stolperfalle sind nicht nur potenziell gefährlich und könnten Ursache für Stürze sein, sondern auch unansehnlich und wenig repräsentativ. Nachdem Sie aufgeräumt haben, hat sich also nicht nur die sehr wichtige Sicherheit im Büro erhöht, sondern auch Ihre Außendarstellung. Das wird Ihren Kunden gefallen und letztlich arbeitet es sich auch für jeden Mitarbeiter ohne störende Stolperfalle wesentlich angenehmer.

Und Sie?

Sehen Sie schon die ein oder andere Falle hinter der Tür oder unter Ihrem Schreibtisch? Dann teilen Sie diesen Beitrag doch mit Ihren Kollegen und fangen Sie an, die lästigen Stolperfallen zu beseitigen. Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg!



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