Effizienzsteigerung im Büro.

Das Problem

Digitalisierung hat bisher nicht zu effizienterem Arbeiten im Büro geführt.

Überstundenentwicklung im Büro seit 2013

30 % mehr Überstunden!

Produktivitätsverlust durch ineffiziente Arbeitsorganisation

30 % der Arbeitszeit!

  • Schlechte Selbstorganisation
  • Schwammige Zuständigkeiten
  • Fehlende Vertretungsregelungen
  • Unklare Absprachen
  • Doppelarbeit
  • Zäher Informationsfluss
  • Eingeschränkter Zugriff
  • Standortgebundenheit
  • Unnötige Kontrollmechanismen
  • Aufwändige Abstimmungen
  • Mangelnde Verbindlichkeiten
  • Unnötige Meetings
  • Lange Suchzeiten

Die Folgen

300 x am Tag wechselt der durchschnittliche Büromitarbeiter zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her.

  • Mehrkosten
  • Sinkende Produktivität
  • Ineffizienz
  • Überlastete Mitarbeiter
  • Vermehrte Fehler
  • Dauerstress
  • Hektik
  • Druck
  • Streit
  • Fehlende Kreativität

Die Lösung

Schrittweise, kontinuierliche und nachhaltige Optimierung aller Büroprozesse.

Ineffizienz liegt nicht an Ihnen. Ursachen sind historisch gewachsene Abläufe und mangelnde Nutzung der Ressourcen im Unternehmen.

Kai = permanente Veränderung, Zen = zum Besseren

Über 2 Millionen Büromitarbeiter haben durch die Büro-Kaizen®-Methode entdeckt, dass es kein Widerspruch ist, erfolgreich und gleichzeitig gelassen zu arbeiten.

Die Büro-Kaizen®– Prinzipien

Kern der Büro-Kaizen®-Methode sind Prinzipien, die wir im Laufe der Jahre entwickelt haben. Diese Prinzipien sind einfach, entfalten aber eine große Wirksamkeit – insbesondere im Zusammenspiel.

1.

Akzeptieren Sie die
Ausgangssituation

Starten Sie dort, wo Sie stehen – Verbesserungen sind immer möglich. Sind Sie gut organisiert, freuen Sie sich und verbessern Sie weiter. Sind Sie eher schlecht organisiert, dann freuen Sie sich doppelt, denn Sie haben noch sehr viel Potenzial.

2.

Fragen Sie nach der Bedeutung für den Erfolg

Es ist immer mehr Arbeit da als Zeit. Kümmern Sie sich vorrangig um die Aufgaben mit dem größten Potenzial. Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung.

3.

Schaffen Sie nachhaltige Verbesserungen

Verbessern Sie in kleinen Schritten – aber dauerhaft. Am besten schafft man das durch im Team vereinbarte Spielregeln. Klare Spielregeln erleichtern die Zusammenarbeit.

4.

Das Ziel ist Verbesserung, nicht Perfektion

Machen Sie kleine Schritte. Jede Lösung ist besser als keine Lösung. Fünf Ideen zu 80% umgesetzt, nutzen mehr als eine zu 100% umgesetzte Idee.

5.

Nutzen Sie Spielregeln

 

Das Genie beherrscht nicht das Chaos, sondern nur sein Chaos. Die Freiheit des Einzelnen endet dort, wo das Gesamte in Gefahr gerät. Spielregeln sind dazu da, ein gutes und zielführendes Miteinander auf systematische Weise nachhaltig zu machen.

6.

Streben Sie nach kontinuierlicher Verbesserung

Nichts ist do gut, dass es nicht weiter verbessert werden kann. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, von Zeit zu Zeit Ihre Arbeitsweise zu hinterfragen. Dahinter steht keine Kritik am aktuellen Vorgehen, sondern die Erkenntnis, dass es immer wieder neue Lösungen gibt und sich die Aufgabenstellungen im Unternehmen ändern.

7.

Vereinfachen Sie Prozesse und Schnittstellen

Lassen Sie alles weg, was für das geplante Ergebnis unnötig ist. Das vereinfacht, vergünstigt und beschleunigt Prozesse.

Die Effekte

„Unsere Server laufen über“
Eduard Tschauner, Geschäftsleitungsmitglied der Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH

„Die Reduzierung der Papierablage war unumgänglich. 600 Mitarbeiter mussten umziehen und hatten nach dem Umzug deutlich weniger Fläche zur Verfügung. Dies sollte unter anderem dadurch erreicht werden, dass Softwarelösungen wie zum Beispiel „Sharepoint“, die bereits im Einsatz waren, besser genutzt werden.“

  • 20 % Einsparung bei den Flächen
  • 24 % Reduzierung der Suchzeiten
  • 12 % Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • 12 % Steigerung der Effizienz

Einer einmaligen Investition in Höhe von 599.400 € stehen jährliche Einsparungen in Höhe von 4.443.465 € gegenüber.

Unsere Themen im Überblick

Wir fokussieren uns auf alle Aspekte moderner Büroarbeit!

Kaizen

Kai bedeutet Veränderung und Zen zum Besseren. Büro-Kaizen® ist der systematische Weg zur dauerhaften Steigerung Ihrer Effizienz im Büro.

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Effizienz

Wirtschaftlich zu arbeiten ist (nicht Option, sondern) notwendige Voraussetzung für Sie und jedes Unternehmen, um dauerhaft erfolgreich zu sein.

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Prozesse

Ihre Büro-Prozesse sind dann optimal, wenn Sie nichts weglassen können, ohne das Ergebnis zu verschlechtern.

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Büroorganisation

Hier finden Sie alles rund um die Zusammenarbeit im Team und Tipps, wie Büro heute geht.

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Selbstmanagement

Das Ziel ist, Ihren Arbeitsalltag so zu optimieren, dass genügend Zeit bleibt für Ihre wirklich wichtigen Dinge. Erfolgreich und gelassen zu arbeiten ist Ihr Weg.

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Ablage

Das Problem ist nicht die Ablage, sondern das Wiederfinden der Unterlagen und Dateien. So geht´s besser, schneller und entspannter.

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Microsoft 365

Microsoft 365 ist Inbegriff für Arbeiten in der Cloud geworden. Insbesondere bei der Umstellung gibt es einiges zu beachten.

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Outlook

Outlook ist das Schweizer Messer im Büro. Ihre E-Mails, meistern, Ihren Kalender im Griff und Ihre Aufgabenvielfalt souverän bewältigen. Auf das Zusammenspiel kommt es an.

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OneNote

OneNote ist mehr als nur Ihr digitales Notizbuch. So geht papierlos und mobil heute, praktische Anwendungsbeispiele und Schritt für Schritt zu Ihrer effizienten Nutzung.

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Teams

Erfolgreiche digitale, Zusammenarbeit hat einen Namen: Microsoft Teams.

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Hardware

Keep IT simple beginnt mit der richtigen Hardware. Hier finden Sie wertvolle Tipps für „normale“ Anwender. Vermeiden Sie typische Fehler beim Hardwareeinsatz.

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So unterstützen wir unsere Kunden

Beratung

Seminare

E-Learning

Bücher

Profitieren Sie von Büro-Kaizen®

und fangen Sie jetzt damit an. Gern senden wir Ihnen einen Projektvorschlag zu.

Wir sind gerne für Sie da!