Hab ich denn Tomaten auf den Augen? – Wie Standardisierung im Büro Ihnen das Suchen erleichtern und zu 20% mehr Effizienz verhelfen kann



Einen großen Teil ihrer Arbeitszeit verbringen Angestellte damit, etwas zu suchen. Das fängt bei der Suche nach dem Nachfüllpack für den Tacker an. Es geht über die Suche nach dem Ordner mit den Verträgen weiter. Und es hört bei den verschwundenen Unterlagen, die doch gestern noch hier auf dem Tisch lagen, längst noch nicht auf. So weit, so gut? Nicht wirklich.

Was ist das Problem

Nur drei von fünf Arbeitstagen wird in deutschen Büros effizient gearbeitet. Drei von fünf! Das sind aufs Jahr gerechnet über 90 Tage. Mich wundert es da, ehrlich gesagt, wenig, dass manche Unternehmen in Schwierigkeiten geraten und Angestellte mit ihrer Arbeit unzufrieden sind.

Wenn Sie dieser Ineffizienz beikommen wollen, müssen Sie mit den vermeintlich kleinen Details beginnen, die die Basis für einen funktionierenden Arbeitstag bilden. Denn stimmt das Fundament nicht, bekommt das Haus über kurz oder lang Risse.

So funktioniert es

Büro-Kaizen® kann Sie beim Standardisieren besonders gut unterstützen, denn Büro-Kaizen® ist die gelebte Standardisierung im Büro. Mit unserem System heben Sie grundlegende Prozesse im Büro auf einen gemeinsamen Standard. Der vereinfacht Ihre tägliche Arbeit so, dass die Effizienz an jedem Arbeitsplatz um bis zu 20% steigen kann.

Wie das geht, möchte ich Ihnen an drei Beispielen zeigen.

1. Tipp:

Der Tacker ist ja immer genau dann leer, wenn man ihn gerade dringend benötigt. Eigentlich wollte man nur kurz die Blätter zusammenheften und dann wegheften. Aber prompt befindet man sich auf einer minutenlangen Suche nach dem Nachfüllpack mit den Klammern. Beim letzten Mal waren doch noch welche in der Box! Aber wo ist diese verflixte Box jetzt bloß?

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Wo der Tacker ist, wissen die meisten. Aber wo, bitte, ist das Nachfüllpack mit den Klammern?

Sie kennen das wahrscheinlich. Auch von Stiften, von Radiergummis, von Linealen oder Lochern. Irgendetwas sucht man ja immer. Deshalb sind genau diese Arbeitsgeräte der beste Punkt, um mit der Standardisierung Ihres Büros anzufangen.

Überlegen Sie sich, wo der beste Platz für jedes dieser Geräte wäre. Wenn Sie nichts davon auf dem Schreibtisch stehen haben möchten, dann überlegen Sie, in welcher Schublade und an welchem Platz innerhalb der Schublade der ideale Ort für diese Dinge wäre.

Wenn Sie einen genormten Schreibtisch haben, der Schubfachunterteilungen anbietet, nutzen Sie diese zur Abtrennung, damit nach einem kräftigen Zuschieben nicht alles wieder durcheinandergeraten kann.

„Standardisierung im Büro sorgt für mehr Konzentration auf die eigentliche Arbeit.“ Jürgen Kurz Klick um zu Tweeten

Haben Sie einen nicht-genormten Schreibtisch, dann fügen Sie dennoch Trenner in die Schubladen ein, zum Beispiel mit Hilfe kleiner Kartons (wer es lieber hübsch als grau hat, beklebt sie mit Geschenk- oder Schrankpapier) oder Trennstreifen aus Pappe.

Mit dieser Ordnung finden Sie das gewünschte Utensil bald im Schlaf wieder, ohne dass Sie lange suchen müssen. Und die Trenner helfen Ihnen dabei, diese Ordnung auch beim Zurückstellen beizubehalten. Effizienzsteigerung: Check!

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Beurteilen Sie Ihren eigenen Arbeitsplatz.

Wenn Sie ein bisschen Unterstützung dafür benötigen, laden Sie sich unsere „Checkliste Arbeitsplatz“ herunter.

2. Tipp:

Wir brauchen Sie den ganzen Tag, zum Abheften, zum Nachschauen, zum Sammeln wichtiger Vorgänge: Ordner. Doch wenn wir einen ganz bestimmten suchen, sind die Schilder entweder unlesbar, mit kleiner Schrift oder ungenau beschriftet. Die wesentlichen Fehler habe ich Ihnen hier zusammengefasst.

Wäre es aber nicht viel besser, Sie könnten mit einem einzigen Blick und einem einzigen Griff die Suche beendet haben? Genau dabei unterstützen Sie übersichtliche Ordnerrücken, die klar und gut lesbar beschriftet sind. Im besten Fall haben sie sogar noch ein Piktogramm oder auch ein Kunden- oder Lieferanten-Logo.

Wenn Sie dann noch die Ordner farbig kennzeichnen, zum Beispiel mit Rot für die Buchhaltung, Gelb für Personalangelegenheiten, Grün für Pläne, Strategien usw. – dann wird Ihre Suche auf ein Minimum an Zeit reduziert.

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Standardisierung im Büro bedeutet auch, dass Sie mit einem Blick und einem Griff den richtigen Ordner finden.

Als letzten Trick sollten Sie sich angewöhnen, die Ordner immer in eine logische Reihenfolge zu bringen und sie dann immer wieder an dieselbe Stelle zu stellen. Und schon schnellt Ihre Effizienz in die Höhe.

Das Sahnehäubchen Ihrer neuen Effizienz sind dann Vorlagen für Ordnerrücken. Einmal geplant lassen sie sich immer wieder drucken, ohne dass Sie jedesmal überlegen müssen, wie das denn noch war mit der Schriftgröße und dem Abstand. Hier habe ich Ihnen eine Anleitung bereitgestellt, mit der Sie Ihre eigenen Ordnerrückenvorlagen ganz einfach selbst machen können.

3. Tipp:

Bestimmte Prozesse kommen immer wieder vor, manche tagtäglich. Doch viele von ihnen sind nicht standardisiert, sondern alle Angestellten führen sie so durch, wie es ihnen gerade in den Sinn kommt. So machen alle alles anders, und wenn einer mal im Urlaub ist, hat seine Vertretung kaum eine Chance, sich bei ihm zurechtzufinden. Wenn sie sich denn überhaupt bei sich selbst zurechtfindet.

Nehmen Sie jene Vorgänge, die Sie in Kürze noch einmal benötigen oder bearbeiten müssen. Wo landen die bei Ihnen? Irgendwo auf dem Schreibtisch? In einer Ablageschale? Steht an dieser Ablageschale dran, was drin ist? Und wie hoch ist der Stapel darin schon?

Wir neigen dazu, wenn wir kein System haben, eins aus dem Moment heraus zu schaffen. Doch das ist kein nachhaltiges System, denn es basiert nicht auf Logik und größtmöglicher Effizienz, sondern es basiert auf Ihrer momentanen Laune, auf der vorhandenen Zeit, auf dem Druck, der auf Ihnen lastet, und weiteren Faktoren.

Standardisieren Sie also Ihre Prozesse, indem Sie zum Beispiel einen Wiedervorlageordner nutzen. So können Sie Ihre Projekte systematisch abarbeiten.

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Der Wiedervorlageordner hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu standardisieren.

Für den Wiedervorlageordner gibt es zwei Möglichkeiten.
Erstens: Sie sammeln alle Dokumente und Notizen, die Sie in den nächsten Tagen benötigen, in diesem Ordner. Aber Ordner und Mappen werden schnell immer dicker und schwerer, Zettel fliegen heraus und lassen sich so schnell nicht wieder zuordnen, alles wird unübersichtlich, Sie vergessen womöglich sogar etwas, weil Sie es falsch in der Mappe abgelegt haben. Dieser Weg funktioniert nur, wenn Sie pro Vorgang nur wenige Blätter haben.

Sind es mehrere, bietet sich diese Art der Standardisierung an: Sie heften alles benötigte Material bereits in Ordnern ab und legen nur einen Zettel in die Wiedervorlage, auf dem steht, worum es geht, welche Dokumente Sie dafür benötigen und wo Sie diese finden. Für diesen Zettel können Sie sich in Word ganz einfach eine Vorlage erstellen, die Sie dann drucken und von Hand ausfüllen können. So bleibt die Wiedervorlagemappe übersichtlich und schlank. Der einzige Nachteil an dieser Methode ist, dass Sie die benötigten Dokumente immer erst abheften und dann wieder heraussuchen müssen.

Weitere Tipps für die Wiedervorlage habe ich Ihnen in meinem Artikel „Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage“ zusammengestellt.

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Anregung zur Organisation eines Ablagesystems

Für eine weitergehende Standardisierung z. B. für Ihre Ablage schauen Sie sich doch mal meine Anregung zur Organisation eines Ablagesystems an. Wenn Sie solche Standards in Ihrem Unternehmen einführen, dann werden Sie sehen, wie sich die Effizienz allein durch das Einhalten dieser Vorgehensweise verbessern wird.

Darauf kommt es an

Standardisierung im Büro kann nur dann nachhaltig funktionieren, wenn das gesamte Team die Vorgaben konsequent umsetzt und einhält. Wichtig ist auch, die einzelnen Prozesse und die Prozessketten, aber auch die kleinen Details, von denen ich ganz oben sprach, regelmäßig auf ihre Machbarkeit zu überprüfen.

Was der Tipp bewirkt

Eine Standardisierung im Büro hat viele Vorteile. Zum einen können alle beruhigt in den Urlaub fahren (und die Zurückgebliebenen können ganz entspannt bleiben), weil die Standards dafür sorgen, dass die Urlaubsvertretungen sich ganz leicht zurechtfinden – in der Schublade, bei den Ordnern oder auch in der Wiedervorlage.

Zum anderen schaffen Sie sich durch die Standardisierung aller möglichen Prozesse eine Menge freier Zeit, die Sie für konzentrierte Arbeit nutzen können. Das fördert nicht nur Ihre Effizienz, sondern auch Ihre Zufriedenheit – denn nichts kann frustrierender sein, als jeden Tag aufs Neue immer dieselben Dinge suchen zu müssen.

Extra-Tipp

Wenn Sie überlegen, solche Standards in Ihrem Unternehmen einzuführen, dann wäre es gut, wenn Sie dies nicht über den Kopf Ihrer Angestellten hinweg entscheiden. Sprechen Sie mit ihnen, befragen Sie sie, was das beste und logischste System für sie wäre. Gehen Sie dabei ruhig erst einmal in kleinen Schritten vor, denn zu viele Schritte auf einmal können auch überfordern. Lassen Sie sie sich an die Umstellung gewöhnen, bevor Sie den nächsten Schritt tun.

Informieren Sie auch alle über diese Standards. Wir haben diese für uns formuliert und alle in unserem Team wissen darüber Bescheid.

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Nutzen Sie Spielregeln, um eine einheitliche Struktur zu schaffen.

 



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