Stärken-Schwächen-Analyse mal anders: So beugen Sie dem Peter-Prinzip in Ihrem Unternehmen vor



Die Stärken-Schwächen-Analyse ist in vielen Unternehmen Standard, aber meistens nur für ganz bestimmte Bereiche: Finanzen, Dienstleistung/Produktion, Service, Marketing und Entwicklung. Dabei wird jedoch in vielen Unternehmen eins außer Acht gelassen: das Peter-Prinzip – die kuriose Tatsache, dass Menschen bis zum höchsten Grad ihrer Unfähigkeit befördert werden.
Anders gesagt: an entscheidenden Posten sitzen immer wieder Menschen, die dafür gar nicht qualifiziert sind oder sogar manchmal überhaupt keine Ahnung von der Materie haben.

Was ist das Problem

Mit viel Glück geht so etwas eine Zeitlang gut. Besonders dann, wenn der betreffende Mitarbeiter ein gutes Netzwerk zur Unterstützung hat und über genügend Finanzmittel verfügen kann, um eigene Schwächen durch erfahrene Experten auszugleichen.
Oder wenn die restliche Belegschaft das Unternehmen so gut trägt, dass der Ausfall an der Spitze nicht so sichtbar ins Gewicht fällt.
Das kann allerdings nur so lange ohne Schaden weitergehen, wie ein Unternehmen nicht in eine Krise gerät. Tut es das, kann es oft nur dadurch gerettet werden, dass zahlreiche Stellen gekürzt und ein Teil der (fähigen) Belegschaft auf die Straße gesetzt wird. Während die Unfähigen sich dank Peter-Prinzip weiter halten.

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Ein gutes Team kommt erst dann zustande, wenn niemand nach dem Peter-Prinzip aufsteigt.

So funktioniert es

Das muss aber nicht so sein. Denn Sie können frühzeitig dagegensteuern.
Wissen Sie, welche Fähigkeiten, Ressourcen und Interessen Ihre Angestellten haben? Können Sie sie deshalb effizienzsteigernd und gewinnbringend für das Unternehmen einsetzen? Oder wurden in der Vergangenheit eher diejenigen befördert, die sich lediglich gekonnt in den Vordergrund spielen konnten, ohne wirklich Ahnung vom Job zu haben?
Um dieses Peter-Prinzip zu vermeiden, um auch den stillen Angestellten eine Chance zu geben, und um Ihrem Unternehmen den entscheidenden Wettbewerbsvorteil vor der Konkurrenz zu ermöglichen, ist es tatsächlich hilfreich, nicht nur die weiter oben genannten Unternehmensbereiche pauschal einer regelmäßigen Stärken-Schwächen-Analyse zu unterziehen. Tun Sie dies auch mit Ihrem gesamten Personal.

1. Tipp:

Führen Sie individuelle, persönliche und vertrauliche Gespräche mit allen in Ihrem Team, von ganz „oben“ bis ganz „unten“ in der Hierarchie. Nehmen Sie sich Zeit für jeden einzelnen Menschen.
Nicht nur stärkt das persönliche Gespräch meist die Bindung ans Unternehmen. Sie können auch die Motivation Ihrer Angestellten steigern, wenn Sie ein ernsthaftes Interesse an allen zeigen.

Doch soll es hier nicht nur um Bindung und Motivation gehen, sondern um eine auch ökonomisch hilfreiche Stärken-Schwächen-Analyse. Stellen Sie deshalb in den Gesprächen ganz gezielte Fragen: Welche Ausbildung hat die Mitarbeiterin, und welche Fortbildungen? Welche würde sie gerne machen und warum? Wie könnten die ihrer Ansicht nach ihrer Arbeit nützen? Welches Wissen aus privaten Interessen würde sie gerne auch im Beruf einsetzen können?

Die #StärkenSchwächenAnalyse als wirksames Instrument, um dem #PeterPrinzip vorzubeugen – so kann das mit Büro-Kaizen® funktionieren Klick um zu Tweeten

Dann geht es an das „Eingemachte“: Welche Stärken hat der Mitarbeiter? Wo sieht er seine Schwächen? Wo müsste er sich verbessern? Wo bräuchte er eine Fortbildung? Welche Kenntnisse liegen brach, könnten aber fürs Unternehmen nützlich sein? Welche Anforderungen seines Jobs erfüllt er in welchem Maße?
Stellen Sie Fragen, die ganz speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausgerichtet sind.

Gehen Sie mit Ihren Fragen aber auch über die Abteilung hinaus, in der die Mitarbeiter bislang gearbeitet haben. Bei dieser Form der Stärken-Schwächen-Analyse ist es wichtig, ergebnisoffen zu fragen und dadurch die ungenutzten Potenziale zu entdecken, die vielleicht auch für abteilungsübergreifende Aufgaben und Projekte nützlich sein könnten. Manche Sekretariatskraft hat sich schon als hervorragende Marketingkraft erwiesen, und manche Lagerkraft kann tolle Team-Building-Übungen leiten. Denken Sie dabei „out of the box“!

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Wenn Sie Teamgespräche im Rahmen der Stärken-Schwächen-Analyse führen, dann denken Sie immer „out of the box“!

2. Tipp:

Um diese Gespräche sinnvoll analysieren zu können, hilft es natürlich, die Antworten der Angestellten nicht nur schriftlich festzuhalten, sondern auswertbar zu machen. Nehmen Sie sich dafür gerne unsere „Checkliste Büro-Kaizen® – Gesamtunternehmen“ zum Vorbild und passen Sie sie für Ihre Bedürfnisse und Ihre individuellen Fragestellungen an.
Lassen Sie bei einer standardisierten Checkliste aber immer auch Raum für Unerwartetes und zusätzliche Bemerkungen – denn gerade in diesen persönlichen Gesprächen wird nicht alles nach Schema F laufen, sondern kann stark variieren. Und vielleicht erhalten Sie manch unerwartete Antwort, die dann auch ihren Platz in der Analyse finden sollte.
Anschließend können Sie die Antworten nach allen wichtigen Parametern auswerten und sortieren. So bekommen Sie einen Überblick, bspw. in welcher Abteilung welche Fortbildungen nötig sind, welche Fähigkeiten, die einer Abteilung fehlen, aber in einer anderen vorhanden sind, usw. Und Sie sehen, wer besonders nützliche Qualifikationen mitbringt, die bislang noch gar nicht beachtet wurden, aber nützlich sein können.

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Klären Sie noch einmal in Gesprächen ab, wie Stärken effizienter genutzt und Schwächen besser ausgeglichen werden können.

3. Tipp:

Sie haben nun einen guten Überblick über die ganz individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Angestellten. Im nächsten Schritt sollten Sie sich noch einmal mit allen aus Ihrem Team zusammensetzen, um jeweils gemeinsam zu besprechen, wie sie ihre Stärken effizienter einsetzen und die Schwächen ausgleichen können.
Besprechen Sie, welche Interessen für Ihr Unternehmen nützlich sein und wie Sie das Knowhow zukünftig einsetzen können. Finden Sie gemeinsam Fortbildungen, die Wissenslücken und fehlende Praxis ausgleichen können.
Auch bei diesem Schritt können persönliche Gespräche und das gemeinsame Finden des richtigen Vorgehens die Bindung der Angestellten an das Unternehmen stärken, sie motivieren und dadurch auch die Effizienz ihrer Arbeit erhöhen.

Darauf kommt es an

Wichtig ist bei dieser Form der Stärken-Schwächen-Analyse, dass Sie offene Gespräche in vertrauensvoller und vertraulicher Atmosphäre führen. Die Angestellten sollten nicht das Gefühl bekommen, dass sie geprüft werden, dass ihr Job auf dem Spiel steht oder ihre Defizite vor allen anderen ausgebreitet werden. Wer auf solche Weise verunsichert ist, wird Antworten geben, die für Ihre Analyse (und Ihr Unternehmen) wenig taugen.
Beweisen Sie bei den Gesprächen Fingerspitzengefühl und zeigen Sie ehrliches Interesse. Dadurch werden Sie sehr viel mehr Nützliches für Ihr Unternehmen erfahren als würden Sie nur einen standardisierten Fragebogen durch die Abteilungen schicken.

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Eine gute, vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre führt zu besseren Ergebnissen als ein Fragebogen zum Abhaken.

Was der Tipp bewirkt

Sich bei einer Stärken-Schwächen-Analyse nicht alleine auf die üblichen Bereiche zu konzentrieren, sondern immer auch ein starkes Augenmerk auf die Angestellten zu werfen, kann Ihrem Unternehmen nur von Nutzen sein. Denn je besser Sie Ihr Team kennen, je besser Sie die Stärken der einen Mitarbeiterin kennen und die Schwächen des anderen Mitarbeiters einordnen können, desto besser können Sie frühzeitig planen und steuern, um es gar nicht erst zu Schwierigkeiten kommen zu lassen.
Sie können auch die Karriere einzelner Angestellter im Unternehmen besser planen. Aufgrund dieser Analyse können Sie passgenaue Fortbildungen anbieten, anstatt einfach alles, was gerade im Trend liegt oder irgendwie nützlich klingt, mitzunehmen. Sie können somit Ihre Finanzmittel wesentlich zielgerichteter einsetzen und die Potenziale Ihrer Mitarbeiter effektiver nutzen. Denn die vereinen sehr viel mehr Knowhow unter sich als viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ahnen. Mehr dazu lesen Sie in meinem Artikel „Ach, was wissen die denn schon! – Warum vielen Unternehmen wertvolles Knowhow fehlt“.

Extra-Tipp

Warum eine Stärken-Schwächen-Analyse nur für die Angestellten durchführen? Tun Sie dies auch regelmäßig für sich selbst. Warum?
Zum einen gehen Sie mit gutem Beispiel voran – das ist heute selten geworden und würde Sie als Chefin oder Chef besonders auszeichnen. Zum anderen wissen wir alle, dass sich heute so vieles so rasant verändert, dass wir manchmal gar nicht mithalten können mit den Entwicklungen. Ob das nun neue Funktionen im Excel-Programm sind oder wissenschaftliche Erkenntnisse über die Personalführung – wir können nicht über alles den Überblick behalten. Und wir schätzen uns auch gerne einmal falsch ein. Manchmal überschätzen wir unsere Kenntnisse, manchmal stellen wir viel zu schnell unser Licht unter den Scheffel.
Prüfen Sie sich regelmäßig selbst, können Sie dem vorbeugen. Und Sie können frühzeitig unerkannte oder lang vergessene Potenziale, Interessen und Ressourcen, aber auch Schwächen und Lücken bei sich selbst entdecken, und dadurch sich selbst und Ihr Schiff besser auf Kurs halten.

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Halten Sie Ihr Schiff auf Kurs – justieren Sie den Kompass regelmäßig nach, z. B. mit einer Stärken-Schwächen-Analyse.

Und Sie?

Die Stärken-Schwächen-Analyse ist nur ein Teil des Büro-Kaizen®. Wir helfen Ihnen gerne dabei, eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Befragung zu entwickeln oder auch die Effizienz in Ihrem Unternehmen um bis zu 20 Prozent zu steigern.
Sprechen Sie uns einfach an.



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