Speicherplatz aufräumen: Schneller als gedacht

16. November 2020

Ihr Computer fühlt sich zunehmend langsam an? Ihr Desktophintergrundbild lässt sich aufgrund zu vieler Desktop Icons und Dateien nur noch schwer erkennen? Dann ist es höchste Zeit den Speicherplatz aufzuräumen. So wie Sie mit Gewichten an den Füßen nicht in gewohntem Tempo vorankommen, wird auch Ihr Computer mit der Zeit immer langsamer. Wenn Sie den Speicherplatz aufräumen, schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe:

  • Der Rechner wird schneller
  • Sie selbst reduzieren Ihre Suchzeiten für Dokumente auf ein Minimum.

Mit unseren Tipps ist es ganz leicht, Ordnung auf dem Computer herzustellen und zu halten. Und auch hier gilt unser Motto: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!“ Legen wir also mit dem Aufräumen los:

 

Speicherplatz aufräumen: Dateiverknüpfungen anlegen

Immer wieder kommt es vor, dass ein Dokument an verschiedenen Stellen benötigt und deshalb mehrfach abgespeichert wird. Dann kann es jedoch schnell passieren, dass Sie eines der Dokumente aktualisieren, die anderen Versionen jedoch nicht. Die Folge: Sie müssen bei jedem mehrfach gespeicherten Dokument kontrollieren, ob es wirklich in der aktuellen Version vorliegt. Diese Zeit können Sie sich sparen, wenn Sie mit Datei-Verknüpfungen arbeiten, denn bei Verknüpfungen liegt der Vorteil darin, dass die verknüpften Dateien gleichzeitig aktualisiert werden. So besteht also nicht mehr die Gefahr, dass Sie ungewollt Dateien mehrfach und in verschiedenen Versionen abspeichern. Nun zeigen wir Ihnen wie Sie eine Verknüpfung erstellen die Sie dann an mehrere Stellen kopieren können.

  • Wählen Sie die Datei aus, für die eine Verknüpfung erstellt werden soll
  • Klicken Sie diese Datei dann mit der rechten Maustaste an.
  • Es öffnet sich ein Kontextmenü – wählen Sie hier „Verknüpfung erstellen“ aus

 

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Abbildung 1: Speicherplatz aufräumen – Kontextmenu mit „Verknüpfung erstellen“

 

  • Es wird nun eine Verknüpfung direkt neben der Originaldatei erstellt
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Abbildung 2: Speicherplatz aufräumen – erstellte Verknüpfung nun bereit um an anderer Stelle abgelegt zu werden

 

  • Diese Verknüpfung können Sie nun so oft Sie wollen an einer anderen Stelle speichern. Die Originaldatei bleibt dabei aber immer an ihrem ursprünglichen Ort gespeichert.

Verknüpfungen können für alle Arten von Dateien erstellt werden wie z.B.

  • Telefonverzeichnisse
  • Kostenstellenpläne
  • Checklisten

Tipp: Nutzen Sie auch unsere kostenlose Anleitung zum Erstellen einer Verknüpfung aus unserem Downloadcenter für Windows oder für Mac.

 

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Abbildung 3: Speicherplatz aufräumen – Verknüpfung erstellen Windows
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Abbildung 4: Speicherplatz aufräumen – Verknüpfung erstellen MAC

Speicherplatz aufräumen: Wenn der Lesestoff sich stapelt

Bei der Internetrecherche oder einfach mal nur beim Surfen im Netz treffen Sie immer wieder auf interessante Seiten. Informationsmaterialien laden Sie sich spontan herunter um diese später zu lesen. Allerdings gibt es nicht immer einen Ordner, dem Sie das Dokument zuordnen können. Die Folge: Auf dem Desktop sammeln sich Dokumente und Ordner mit ungeordnetem Lesematerial. Lauter virtuelle Lesestapel, die auf ihre Verwendung warten und bis dahin nicht einmal umstürzen, wie ihre Pendants aus Papier. Doch genau diese verstreuten Dokumente verlangsamen den Computer. Nebenbei rauben Sie Ihnen außerdem die Übersicht über Ihren Lesestoff.

Tipps:

  • Richten Sie einen Ordner ein, den Sie „Lesen” nennen. Legen Sie dann eine Verknüpfung auf diesen Ordner auf Ihrem Desktop an. Hier können Sie sehr schnell Ihren Lesestoff ablegen und finden ihn jederzeit wieder.
  • Geben Sie den Dokumenten eindeutige Namen, das erleichtert die Wiedererkennung.
  • Extra-Tipp: Synchronisieren Sie den Ordner mit Dropbox oder einer anderen Cloud. So können Sie auch von unterwegs auf Ihr Lesematerial zugreifen.

 

Speicherplatz aufräumen: Alles klar im E-Mail-Postfach

Ein übervolles E-Mail-Postfach behindert den Überblick, verlängert Suchzeiten und verlangsamt den Computer. Zum Speicherplatz aufräumen gehört deshalb auch die kluge Organisation der E-Mails aus Ihrem Posteingang.

 

Legen Sie im Postfach Ordner für E-Mail-Projekte an.

In diese Ordner können Sie die eingehenden E-Mails sofort verschieben. Falls Sie Outlook nutzen, können Sie die Projektstruktur dorthin übertragen, so dass eingehende E-Mails auch sofort an ihren Platz verschoben werden können. Oder Sie legen eigene Ordner an, wie z.B.

  • Heute anrufen
  • Offene Bestellungen
  • Gutscheine
  • Information
  • Warteliste

Sind die Aufgaben erledigt, können diese E-Mails direkt gelöscht werden. Das entlastet den Posteingang und trägt auch dazu bei, den Speicherplatz aufzuräumen.

Kluge Email Struktur Speicherplatz aufraeumen
Abbildung 5: Speicherplatz aufräumen – Eine Kluge Ablagestruktur erhöht Übersichtlichkeit und entlastet Ihr System

Tipp: Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag: Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen.

 

Falls Sie bisher den E-Mail-Eingang als To-do-Liste genutzt haben, probieren Sie es einmal anders.

Kopieren Sie relevante E-Mail-Inhalte in eine separate To-do-Liste. Das erleichtert die Übersicht, denn viele E-Mails haben eine Betreffzeile, die nicht eindeutig formuliert ist oder enthalten Nachrichten zu verschiedenen Aufgaben. Mit einer separaten To-do-Liste ordnen Sie diese Inhalte gleich richtig zu. Vorteil: Unerledigte E-Mails gehen in der Menge der Nachrichten nicht mehr verloren.

Tipp: E-Mails, die Sie eine Zeitlang bewahren wollen, verschieben Sie in den Papierkorb. Geben Sie dafür die Vorhaltezeit der Dateien im Ordner „Papierkorb” auf „unbegrenzt” an. In regelmäßigen Abständen können Sie alle Mails, die älter als zwei Monate sind, löschen. Merken Sie in Ihrem Kalender einen regelmäßigen Aufräum-Termin vor.

Für mehr Tipps, wie Sie sinnvoll den Speicherplatz aufräumen, lesen Sie mein kostenloses E-Book: Für immer aufgeräumt, auch digital.
Eine Zusammenfassung der wichtigsten Regeln finden Sie auch in unserem Artikel: So vermeiden Sie digitales Chaos.



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