Bringt Ihr Büroleben wieder in Ordnung: Sortieren leicht gemacht für jedermann …



Jagen und Sammeln steckt uns wohl in den Genen. Doch statt Früchte, Steine und Holz zu lagern, hat die moderne Sammelleidenschaft natürlich heute andere Dinge im Visier. So gibt es ebenso die ältere Dame, die seit 1973 Badeanzüge sammelt wie auch den Südamerikaner, der die größte Plattensammlung der Welt besitzt – mit 230.000 Stück. Oder bei Mr. Star Trek aus Niedersachsen, der als größter Enterprise-Sammler mehr als 10.000 Originalteile der Serie aus Kulisse, Technik oder Garderobe – im Gegenwert einer Villa.

Aber auch bei uns Otto Normalverbrauchern sammelt sich oft in kürzester Zeit Unglaubliches – nicht nur im Privatleben, sondern auch im Büroalltag. Die Folge sind oft überfüllte, teilweise nicht mehr begehbare Keller, berstende Schränke, Schubladen, Kisten und Kästen, die ganze Räume füllen.

Sortieren heißt, den Dingen eine Heimat geben, wo wir sie immer wiederfinden. Klick um zu Tweeten

Das allein wäre vielleicht nicht weiter schlimm – jedoch führt unkontrolliertes Ansammeln irgendwann zu zeitaufwendigem Suchen und Nachteilen beim effektiven Arbeiten. Wer das grundsätzlich ändern will, dem empfehle ich mein 5-Stufen-Programm zu „Für immer aufgeräumt”. Heute stelle ich Ihnen einen Teil der ersten Stufe vor: wie Sie erfolgreich Ausmisten und Aussortieren.

Sortieren Sie systematisch aus! Regel: Alles raus, was nicht gebraucht wird – und das geht so …

1. Sortieren Sie alles Unnötige aus, ob Bücher, Zeitschriften Utensilien fürs Büro oder Unterlagen – einfach alles, was Sie nicht mehr brauchen oder was veraltet ist.

2. Gehen Sie dabei Regal für Regal und Schrank für Schrank systematisch durch.

3. Trennen Sie sich auch von Dingen, die Ihnen ans Herz gewachsen sind, aber die Sie seit Jahren nicht mehr benutzen.

4. Trennen Sie sich auch von leer gewordenen Möbeln.

5. Gehen Sie Schritt-für-Schritt vor – und nehmen Sie nicht gleich das ganze Büro oder alle Räume in Angriff, das könnte Sie überfordern.

6. Beginnen Sie am Zentrum Ihrer Arbeit – bei den meisten Menschen ist das der Schreibtisch –und arbeiten Sie sich durch das Chaos nach außen vor.

7. Gehen Sie am besten nach folgender Reihenfolge vor:

  • auf dem Schreibtisch
  • in den Schreibtischschubladen sowie im Rollcontainer
  • unter dem Schreibtisch, auf dem Fußboden
  • in den Sideboards, Regalen, Schränken
  • auf den Fensterbänken und anderen horizontalen Flächen

8. Sorgen Sie bei Ihrer Sortier-Aktion für einen zusätzlichen Behälter für Altpapier, Restmüll und wenn nötig für Elektrogeräte, die Sie gesondert entsorgen.

Das Ergebnis werden Sie direkt merken: Raumgewinn und Reduzierung der Suchzeiten.

Extra-Tipp 1:

Stoßen Sie auf Schubladen oder Fächer, die Sie aus Zeitgründen so schnell nicht sortieren können, kleben Sie ein Post-it drauf mit einer fortlaufen Nummer. Dann können Sie die Erledigung dieser Nummer bequem in ihre To-do-Liste mit Termin aufnehmen.

Extra-Tipp 2:

Bereitet es Ihnen Unbehagen, so viele Dinge wegzuwerfen? Dann legen Sie einen Zwischenschritt ein und werfen Sie erst einmal auf Probe weg. Dafür verfrachten Sie die ausrangierten Utensilien oder Unterlagen in einen Karton und beschriften ihn mit „Wenn dieser Karton bis XYZ nicht geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.”
Die Vorlage zur Beschriftung finden Sie hier.

Sortieren mit Schubladen oder Fächern
Nehmen Sie Schubladen und kleiner Fächer, um kleine Dinge geschickt zu sortieren.

Sortieren Sie neu! Geben Sie den Dingen eine neue Heimat – und das geht so …

Im nächsten Schritt geht es darum, dass alle übrig gebliebenen Dinge ihren Platz finden. Und zwar am besten so, dass jeder im Büro diesen Platz automatisch findet. Hier zeige ich Ihnen, wie das geht.

Damit haben Sie schon viel geschafft auf dem Weg zu dauerhafter Ordnung im Büro. Natürlich funktioniert das gleiche Schema auch im Privatbereich.

Und Sie?

Probieren Sie es aus und berichten Sie mir gerne von Ihren Erfolgen – z. B. mit einem Vorher-Nachher-Bild per E-Mail an blog@büro-kaizen.de.



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