Beam me up, Protokoll! Wie Sie Ihre Besprechungs-Effizienz mit einem Beamer Sofortprotokoll optimieren



Protokoll Stress vom Feinsten: Alle Finger fliegen leider nicht in die Höhe, wenn Sie zu Besprechungsbeginn danach fragen, wer Protokollführer wird. Ist ein Protokollführer gefunden, freuen sich die anderen. Sie denken, reden, diskutieren und entwickeln Lösungen und neue Ideen. Der Protokollant schreibt lustlos mit – meistens mit der Hand. Und versucht, alles möglichst korrekt zu erfassen. Dann ist die Sitzung vorbei und es passiert erstmal lange nichts. Das Protokoll kommt einfach nicht, später oder unvollständig. Die vielen wertvollen Ideen, die bei der Besprechung entstanden sind, gehen verloren und können nicht genutzt werden.

Ich halte einen nachlässigen Umgang mit Protokollen für einen enormen Effizienznachteil für Unternehmen. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

39 % aller To-Do-Punkte, die auf Besprechungen beschlossen werden, werden einfach nicht in die Tat umgesetzt. Das ergab die größte deutsche Online-Befragung zum Thema Arbeitseffizienz, die ich durchgeführt habe. Was für eine gigantische Verschwendung von Zeit, Ressourcen und guten Ideen. Mal abgesehen von der demotivierenden Wirkung, die von solchen Besprechungen ausgeht, weil sie eben nichts bringen. Dabei ist es ganz einfach mehr Effizienz in Ihre Besprechungen hineinzubringen. Wir und viele unserer Kunden haben sehr gut Erfahrungen mit dem Sofortprotokoll gemacht, das mit dem Computer erfasst und an die Wand geworfen wird.

So geht’s

Protokollieren Sie sämtliche Ergebnisse gleich während der Besprechung. Verwenden Sie ein Protokoll-Formular, protokollieren Sie auf dem Computer und beamen Sie die Ergebnisse permanent an die Wand. So ist das Protokoll für alle Teilnehmer sichtbar. Jeder kann mitdenken, Anmerkungen machen und dabei helfen, Unklarheiten und Missverständnisse zu beseitigen.

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1. Verwenden Sie ein Protokoll-Formular

Ein einfaches Ergebnisprotokoll mit den Rubriken Thema/Beschreibung, Wer und Termin/Erledigt reicht aus. So könnte es aussehen:

Sofortprotokoll in OneNote
Ihr Sofortprotokoll mit den wichtigsten Rubriken können z.B. direkt in OneNote erstellen.

Weitere Tipps für das perfekte Besprechungsprotokoll finden Sie hier.

2. Protokollieren Sie auf dem Computer

Am Einfachsten protokollieren Sie, wenn Sie dafür Computer oder PC nutzen. Sie tippen einfach alles direkt in das Protokoll-Formular hinein. Der Arbeitsschritt, bei dem Sie Ihre eilig mitgeschriebenen handschriftlichen Notizen mühselig entziffern und abtippen entfällt einfach. Sie sparen Zeit und keine Information geht verloren.

In Besprechungen Sofortprotokoll verwenden
Bearbeiten Sie Ihr Sofortprotokoll während Besprechungen direkt am PC.

3. Beamen Sie Ihr Sofortprotokoll an die Wand

Alle Beteiligten können sofort sehen, was Sie protokollieren. Sie können mitdenken, Anmerkungen und Korrekturen machen, sowie Unklarheiten aus dem Weg räumen.

Extra-Tipp

Wenn Sie mit OneNote arbeiten, können Sie ein OneNote-Notizbuch verwenden, um Ihr Protokoll zu erstellen. Alle Teilnehmer erhalten Zugriff auf dieses Notizbuch. So kann das fertige Protokoll nach der Sitzung gleich per E-Mail an alle Teilnehmer verteilt werden.

16 Tipps für den effektiven Umgang mit Besprechungen finden Sie hier.

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit Besprechungen und Protokollen? Was tun Sie gegen Protokollstress?



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