Wohin mit den Zetteln? So managen Sie Papierunterlagen erfolgreich!



Beim Papier scheiden sich die Geister. Manche wollen es endgültig aus dem Büro verbannen und andere können sich ein Leben ohne Gedrucktes überhaupt nicht vorstellen. Aber auch wenn die Digitalisierung schnell voranschreitet, so schnell werden Briefe, Faxe & Co wohl nicht totzukriegen sein. Und so lange werden Sie sich fragen müssen: Wohin mit den Zetteln? Ein intelligentes Papierunterlagen-Management muss also her.

Papierunterlagen müssen intelligent gemanaget werden
Eine intelligentes Management von Papierunterlagen ist sinnvoll, damit diese leicht wieder gefunden werden.

Wer fragt, gewinnt

Mit den richtigen Antworten auf die richtigen Fragen kommen Sie der Lösung, wie man Papierunterlagen idealerweise ablegt, schnell näher. Zuallererst sollten Sie überlegen, ob das Dokument überhaupt aufbewahrt werden muss. Muss es das nicht, können Sie es postwendend entsorgen. Dann geht die Fragerunde weiter mit dem „Wo“. Je nachdem, für wen die Unterlagen relevant sind, kommen beispielsweise Ordner, Hängeregister, Folienordner, Computer oder der Arbeitsplatz als Ablageorte in Betracht. Sprechen Sie sich mit Ihren Kollegen ab, wer etwas ablegen soll, damit es nicht zu Doppelablagen kommt. Denn: Nein, doppelt hält nicht besser!

Wie am (Richt-)Schnürchen

Eine wichtige Frage ist auch wie etwas abgelegt wird. Ob nun alphabetisch oder alphanumerisch, einigen Sie sich im Unternehmen auf ein gemeinsames Vorgehen. Diese Methodik halten Sie dann in den Ablagerichtlinien fest. Und damit alles wie am Schnürchen läuft, wenn Papierunterlagen abgelegt werden müssen, sollten sich alle im Unternehmen an die Richtlinien halten und dieses Regelwerk darf auch gerne von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Außerdem ist es noch wichtig zu klären, welche Dokumente an einer zentralen Stelle gelagert werden und was nur in digitaler Form im Computer abgelegt wird. Die letzte Frage ist die nach der Dauer, also wie lange Papierunterlagen aufbewahrt werden sollen. Das wird am besten gleich auf dem Dokument vermerkt. Eine Zusammenfassung des gesamten W-Fragen-Katalogs für Papierunterlagen finden Sie im Download Anregung zur Organisation eines Ablagesystems. Aber es geht nicht nur ums Ablegen, denn damit aus dem Aufheben keine halbe Ewigkeit wird, sollten Sie auch ab und zu mal ausmisten.

keine Papierunterlagen auf dem Schreibtisch
Das Ausmisten der Papierunterlagen führt zu einem aufgeräumten Arbeitsplatz.

Viel wegwerfen hilft viel


Die Bewahrer unter Ihnen müssen jetzt ganz stark sein, aber die einzige Möglichkeit, den Papierstapeln dauerhaft Herr zu werden, ist konsequentes Wegwerfen. Damit der Abschied von Unterlagen, die Sie vielleicht noch einmal brauchen könnten, nicht allzu schwer fällt, können Sie zunächst mit Wegwerfen auf Probe anfangen. Papierunterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, werden in Kartons abgelegt und im Keller oder dem Archiv gelagert. Und jetzt kommt der Clou: die Fristsetzung. Die Kisten werden dazu folgendermaßen beschriftet: „Wenn dieser Karton bis zum XX.XX.XXXX nicht geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.” Außerdem sollten Sie auf der Außenseite vermerken, woher die Kiste stammt und was sich darin befindet.

Die einzige Möglichkeit, den Papierstapeln dauerhaft Herr zu werden, ist konsequentes Wegwerfen Klick um zu Tweeten

Extra-Tipps

Wenn Sie es wie ein echter Profi machen wollen, schreiben Sie auf jeden Karton eine fortlaufende Nummer und erstellen Sie ein Inhaltsprotokoll, das Sie auf den Karton kleben. Eine Kopie dieses Protokolls behalten Sie an Ihrem Arbeitsplatz, denn falls Sie die Dokumente aus der Kiste doch noch einmal brauchen sollten, finden Sie so bei Bedarf schnell, was Sie suchen. Bei allem Wegwerf-Elan sollten Sie aber unbedingt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Papierunterlagen beachten und wenn Sie sich dabei nicht ganz sicher sind, hilft Ihnen unsere Übersicht der Aufbewahrungsfristen als Download bestimmt weiter!

Jetzt möchten Sie bestimmt wissen, was Sie noch gegen wachsende Papierberge unternehmen können. Dann finden Sie zum Beispiel in diesem Artikel weitere Anregungen: Zeitfresser Zeitschriften und Prospekte – so bekämpfen Sie wirksam Ihre Lesestapel.

Und Sie?

Wie halten Sie es mit dem Papier in Ihrem Unternehmen? Lassen Sie uns in den Kommentaren an Ihren Ideen teilhaben!



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